Una guía para la implementación de procesos

Por el equipo editorial de Indeed

17 de junio de 2021

A medida que una empresa crece, los procesos de implementación detallados pueden ayudarla a escalar y mantener el crecimiento. Trabajar para implementar nuevos procesos cuidadosamente puede mejorar la productividad y mejorar la eficiencia. Aprender a ejecutar con éxito una implementación eficaz de procesos puede ayudarlo a reducir el desperdicio y ahorrar tiempo mientras trabaja para lograr los objetivos de su empresa. En este artículo, analizamos la implementación de procesos, lo que significa para una empresa y cómo implementar nuevos procesos en el trabajo.

¿Qué es la implementación de procesos?

La implementación de procesos se refiere al enfoque estratégico para ayudar a una organización a adoptar nuevos procedimientos. Las empresas implementan nuevos procesos por diferentes razones, incluida la simplificación de tareas, la promoción de la eficiencia, la reducción de errores o el impulso del crecimiento empresarial. La implementación de procesos generalmente implica pautas para la ejecución y finalización de las nuevas tareas en una organización que guían el trabajo en el día a día. La implementación del proceso es una parte importante de la gestión. Cuando los gerentes ven que el statu quo obstaculiza la efectividad del negocio, la implementación del proceso se convierte en el vehículo para un cambio positivo.

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¿Cuáles son los beneficios de la implementación del proceso?

Estos son algunos de los beneficios de implementar nuevos procesos en el trabajo.

Mejorar la calidad de la salida

Los procesos proporcionan pasos estandarizados para transformar entradas (recursos) en salidas (entregables). Pueden ayudar a reducir el riesgo de que un empleado cometa errores que puedan afectar la calidad de su producción. En los procesos de fabricación, esto puede hacer que la calidad del producto sea más consistente y confiable. Para los procesos que involucran documentación y aprobación, tener métodos establecidos puede ayudar a garantizar que todos aprueben cada cambio.

Aumente la eficiencia

Los procesos repetibles ayudan a optimizar y automatizar las tareas repetitivas. Esto reduce el desperdicio de mano de obra y asegura una asignación y un uso más eficientes de los recursos. Un proceso eficiente reduce el tiempo dedicado a tareas mundanas y hace que sus empleados sean capaces de hacer más en el trabajo.

Ayuda al cumplimiento y la transparencia

Implementar procesos y documentarlos es una excelente estrategia para fomentar el cumplimiento de las normas y leyes industriales. Es más fácil demostrar el cumplimiento de las pautas de calidad cuando los procesos documentados guían su trabajo. Los procesos también son importantes porque muestran a los empleados cómo la organización logra sus resultados. Los empleados que entienden los procesos organizacionales pueden entender sus roles y desempeñarse mejor.

Garantice la escalabilidad

Una buena razón para implementar procesos estratégicamente es que facilita el escalado. Es más fácil ejecutar tareas de manera desorganizada cuando su empresa es pequeña, pero los procesos pueden ayudarlo a terminar tareas que requieren la coordinación de muchas personas. A medida que una empresa crece y escala, la implementación de nuevos procesos puede ayudar a sistematizar el trabajo.

Fomentar la mejora

Cuando implementa mejores procesos, los miembros del equipo pueden familiarizarse con un impulso constante de mejora. Los procesos están naturalmente sujetos a evaluación y desarrollo continuos, y su empresa puede beneficiarse de que los empleados trabajen de manera diferente.

Supervisión más sencilla del rendimiento

Los procesos se vuelven medibles cuando utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) y objetivos para realizar un seguimiento del éxito de la implementación. El monitoreo se vuelve aún más fácil cuando utiliza la automatización en su plan de implementación de procesos, ya que la automatización puede proporcionar información y datos en tiempo real.

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Cómo implementar un nuevo proceso en el trabajo

Aquí hay una guía para ayudarlo a implementar nuevos procesos en el trabajo:

1. Formar un equipo de proyecto

Implementar un nuevo proceso en el trabajo es más fácil cuando lo manejan varias personas. Pueden intercambiar ideas sobre mejores estrategias para la implementación de procesos y trabajar más rápido que una sola persona. Los miembros ideales del equipo de proyecto tienen una mentalidad de proceso, una excelente atención a los detalles y un pensamiento visionario.

También es importante que el equipo de implementación de procesos adopte una perspectiva interfuncional aprendiendo sobre las perspectivas de otros en la empresa y la comunidad. La inclusión de empleados de diferentes departamentos aumenta la diversidad de opiniones y asegura que los procesos reciban un apoyo completo.

2. Definir el proceso

La planificación es crucial para el éxito del proyecto. Considere el objetivo previsto, luego piense en cada paso y el equipo, los recursos y las herramientas que podría requerir. Incluya estrategias para ayudar a los empleados a aprender el nuevo proceso, ya que la comprensión es crucial para que las personas apliquen nuevas ideas en su trabajo. Puede alentar al equipo del proyecto a crear un plan completo por escrito para guiarlo a través del resto del proceso.

3. Asignar roles y deberes

Al implementar procesos, asigne roles a los empleados. Explique los pasos involucrados en un nuevo procedimiento para que puedan adoptar fácilmente el nuevo proceso y aplicarlo en sus responsabilidades diarias. Si los empleados entienden sus roles individuales en cada proceso de trabajo, pueden trabajar de forma independiente para contribuir a los objetivos de la organización. Esto también puede aumentar la motivación, ya que cada persona comprende el impacto que puede tener en el éxito colectivo.

4. Genera apoyo

Es importante que las personas se unan a su nuevo proceso desde el principio para crear una transición sin problemas. Una forma de generar soporte para nuevos procesos es crear estrategias con los líderes y gerentes del personal. Cuando un empleado influyente apoya públicamente el proceso y describe cómo lo beneficia, puede inspirar a otros miembros del equipo a adoptar el proceso sobre la base de su testimonio.

5. Crea programas de formación

Como con la mayoría de los procesos, los empleados necesitan suficiente capacitación para adaptarse. Cree un programa de capacitación para mejorar las habilidades de su fuerza laboral y aumentar su capacidad para ejecutar nuevos procedimientos y sistemas. Existen diferentes programas de formación que utilizan las empresas a la hora de implantar nuevos procesos, como estos:

  • Talleres de trabajo

  • Seminarios

  • Presentaciones

  • Programas de tutoría/tutoría

Un sistema de rendición de cuentas entre pares podría ser ideal para las empresas que tienen recursos limitados. En los sistemas de rendición de cuentas, los empleados trabajan en grupos para que los socios rindan cuentas por la adopción de un nuevo proceso. Este sistema puede alentar a los empleados a adoptar el cambio mediante la creación de una mentalidad de equipo positiva.

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6. Implementar procesos con objetivos definidos

Es útil definir los objetivos para implementar un nuevo proceso en el trabajo antes de pasar a la siguiente fase. Con objetivos claros, la implementación de su proceso puede proporcionar una meta específica para mejorar y obtener más apoyo. Los objetivos también pueden facilitar el seguimiento del éxito. Después de implementar un nuevo proceso, puede revisar los objetivos y verificar si los nuevos procesos lograron los objetivos previstos.

7. Ajustar procesos

A medida que implemente un nuevo proceso, cambie ciertas partes según sea necesario. Las primeras etapas de adopción de un nuevo proceso son ideales para refinar cada paso. Para comprender cómo ajustar sus procesos, supervise los objetivos u otros medios de seguimiento que planificó anteriormente en su estrategia de implementación de procesos. Si la primera versión del procedimiento no cumple con algunos objetivos, hable con los empleados y recopile sus comentarios y sugerencias. Los comentarios pueden ayudarlo a realizar los ajustes correctos.

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Consejos para la implementación del proceso

Ser estratégico sobre la implementación de procesos puede facilitar las transiciones y conducir a una mayor satisfacción de los empleados. Aquí hay algunos consejos para mejorar la implementación de su proceso en el trabajo:

Priorizar la implementación del proceso

A medida que crea planes estratégicos, incluya la implementación de procesos en su lista de prioridades principales. La implementación de procesos puede ayudar a su empresa a beneficiarse de nuevas tecnologías, mayores eficiencias y sistemas mejorados, por lo que priorizarlos puede ahorrar dinero. Asegúrese de que los programas de implementación de procesos obtengan suficientes fondos y dedique recursos humanos para ayudar a que los procesos se implementen más rápido.

Dar espacio para mejorar

Cree una atmósfera cómoda para que los empleados prueben nuevos procesos sin temer las consecuencias a medida que aprenden. Esto es crucial para que los empleados se sientan seguros probando nuevas técnicas en un entorno de bajo estrés donde puedan obtener respuestas a sus preguntas. Comprenda que los sistemas requieren algo de tiempo para acostumbrarse y respalde a los miembros del equipo durante todo el período de su capacitación.

Comunicar valor

Es muy importante mostrar a los empleados los beneficios y las razones para adoptar un nuevo proceso. Mostrar cómo el proceso se relaciona con los objetivos de la organización puede ayudar a los empleados a ver el panorama general y cómo la adopción de un nuevo procedimiento beneficia a la organización.

Evaluar la estructura organizacional

Antes de implementar cualquier proceso, evalúe su organización para saber:

  • Recursos disponibles

  • Tamaño de la fuerza laboral

  • Nivel de habilidad de los empleados.

Los recursos disponibles juegan un papel clave en la implementación del proceso. Por ejemplo, si la empresa carece de las herramientas necesarias para un nuevo proceso, los empleados pueden volver al proceso anterior o dejar de hacer esa tarea por completo. La habilidad y el conocimiento actuales de cada empleado determinan cuánta capacitación necesitan antes de que puedan dominar un nuevo proceso.

Pedir entrada

A medida que implemente un nuevo proceso, solicite información de los departamentos que estarían involucrados. Este paso puede ayudar a que su nuevo proceso obtenga una base de apoyo más amplia y sea más relevante para las tareas diarias de los empleados. Pedir su opinión a los empleados los hace sentir valorados, lo que puede alentarlos a convertirse en los primeros en adoptar el cambio.

Usa imágenes

Las imágenes pueden ser útiles para explicar programas de implementación de procesos complicados con muchos detalles. Para mejorar la comunicación en torno a nuevos procesos, utilice técnicas de comunicación visual, como diagramas de flujo y mapas de procesos. Los cambios en la estructura del lugar de trabajo, la división de responsabilidades y roles dentro del flujo de trabajo pueden beneficiarse de una explicación visual clara.

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