Una guía para la gestión de programas y proyectos

Por el equipo editorial de Indeed

30 de septiembre de 2021

Los gerentes de programas y los gerentes de proyectos están ganando reconocimiento rápidamente en una variedad de industrias debido a su capacidad para cerrar la brecha entre las personas y los proyectos. Si bien muchas empresas requieren gerentes de programas y proyectos, es importante tener en cuenta que los términos no son intercambiables. Aunque las personas pueden usar un término en lugar del otro, se refieren a dos roles distintos en el lugar de trabajo. En este artículo, explicamos los dos roles laborales, discutimos las principales diferencias y similitudes entre ellos y exploramos diferentes campos donde pueden encontrar oportunidades de empleo.

¿Qué es la gestión de programas?

La gestión de programas es una estrategia de gestión fundamental para implementar y monitorear una red de proyectos interconectados. La gestión del programa tiene como objetivo maximizar los beneficios del programa mediante la vinculación de recursos, gastos y otras tareas del proyecto. La gestión simultánea de tareas similares permite colaboraciones que pueden ser más difíciles de lograr si gestiona cada proyecto por separado. Debido a que el enfoque de la gestión de programas es más amplio, requiere una gestión más compleja que la dirección de un solo proyecto.

Los deberes de un gerente de programa se extienden más allá del ciclo de proyectos singulares a la eficiencia y las recompensas a largo plazo de todo el programa. Trabajan para hacer compromisos duraderos al establecer objetivos que exceden el alcance de un solo programa. Debido a que los resultados afectan significativamente la capacidad de la empresa para cumplir con sus objetivos establecidos, un administrador de programa se asegura de que el programa logre sus objetivos. Al monitorear y mantener un programa, estos expertos se aseguran de que la junta ejecutiva establezca objetivos alcanzables y proporcione los recursos y la asistencia necesarios para lograrlos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de diseñar e implementar proyectos. La gestión de proyectos tiene como objetivo cumplir con los objetivos establecidos mediante el uso de estrategias, rutinas y recursos para completar las tareas del proyecto dentro de un marco de tiempo específico. Mientras que el cliente o las partes interesadas determinan las metas y los objetivos del proyecto, un director de proyecto utiliza estrategias de gestión de proyectos para crear un plan que describa los recursos, las actividades y los hitos necesarios para cumplir con las expectativas del cliente. Esta estrategia también tiene en cuenta el tiempo, el costo y el alcance de cada proyecto.

Los gerentes de proyecto están a cargo de las operaciones diarias de proyectos específicos dentro de los programas. Organizan los horarios, las finanzas y los recursos para realizar las tareas de acuerdo con los estándares del programa. También hacen informes de progreso periódicos al director del programa y le informan sobre cualquier cambio en el plan inicial del proyecto. Los gerentes de proyecto se enfocan principalmente en la ejecución del proyecto y la gestión de las partes funcionales del proyecto. Hacer esto incluye cumplir con los plazos, la gestión adecuada del presupuesto, la asignación de responsabilidades y el mantenimiento de un rendimiento óptimo.

Diferencias entre la gestión de programas y proyectos

A continuación se presentan las diferencias clave entre la gestión de programas y proyectos:

plazos

La gestión del programa se centra en los negocios y las operaciones. Los programas tienen plazos más largos que los proyectos, y se centran en la planificación y preparación a largo plazo y la mejora continua. Los plazos más breves y específicos de los proyectos son fundamentales para la gestión de proyectos.

Finanzas

La gestión de programas requiere métodos de presupuestación y planificación financiera más complejos y delicados. Implica más que simplemente crear y monitorear un presupuesto porque los ingresos y los gastos de un programa a menudo son cruciales para toda la empresa. Cada proyecto tiene un presupuesto estimado asignado y el director del proyecto trabaja dentro de esa asignación.

Gestión del cambio

La gestión de programas requiere una gestión de cambios más sofisticada debido a la escala y porque los programas generalmente se relacionan con la estrategia más amplia del negocio. Los programas son más sensibles a los cambios del mercado ya los cambios en los objetivos de la empresa. Los proyectos se adhieren a la estructura de gestión de cambios establecida de una empresa, aunque pueden ser menos sensibles a los cambios generales del mercado.

Role

Los administradores de programas son más comparables a los arquitectos, con una perspectiva general que incluye tanto el propósito como la forma. Consideran la estructura del programa y cómo organizar las tareas dentro de él para lograr el éxito. Los gerentes de proyecto son similares a los ingenieros en que planifican meticulosamente y ofrecen formas de hacer realidad la visión.

Estrategia

Los gerentes de programa son estratégicos, piensan a largo plazo y establecen un plan para cumplir con los objetivos que benefician a la empresa en términos de crecimiento y desempeño. Los gerentes de proyecto son más tácticos en su enfoque, con el objetivo de ejecutar proyectos y entregar resultados antes de los plazos y manteniendo el presupuesto.

Salario

El salario promedio de un gerente de programa es $72,094 por año. Por otro lado, el salario promedio de un gerente de proyecto es $ 75,743 por año. Estos salarios pueden variar según ciertos factores, incluido el tamaño de la organización, la ubicación y el nivel de experiencia de los empleados.

Similitudes entre la gestión de programas y proyectos

Aunque los gerentes de programas y proyectos tienen tareas del día a día distintivas, los problemas que enfrentan son similares. Ambos puestos de trabajo implican la gestión de varios elementos de manera eficiente y con excelentes habilidades de organización. Como resultado, utilizan estrategias y herramientas similares, que incluyen:

Tableros

Cuando el éxito depende de trabajar con muchas personas y componentes en constante movimiento, es fundamental tener una imagen clara del estado y el progreso del trabajo. Los administradores de programas y proyectos necesitan un tablero que les permita ver quién está trabajando en qué de un vistazo. Este tablero proporciona tanto una perspectiva general como la flexibilidad para reducir las tareas cuando sea necesario.

Plantillas

Varios programas incluyen proyectos similares. Un proyecto de marketing, por ejemplo, podría incluir una campaña publicitaria. Los gerentes de proyectos y programas pueden usar plantillas existentes para su trabajo en lugar de recrear estrategias de proyecto completamente nuevas. Hacer esto hace que sea más fácil replicar los éxitos anteriores.

Flexibilidad de vista de trabajo

No todo el mundo opera de la misma manera. Cuando los gerentes de programas y proyectos no imponen sus métodos de trabajo a los demás, su trabajo se vuelve mucho más fácil. Es esencial poder ver un solo programa o proyecto desde varias perspectivas utilizando tableros, gráficos, listas y cronogramas de Kanban. Como resultado, todos los que participan pueden mantenerse en el camino mientras trabajan en un estilo que se adapte a ellos.

Colaboración en contexto

Puede ser un desafío hacer un seguimiento de cada recurso, modificación y solicitud. El tiempo es extremadamente vital para los directores de proyectos y programas. Examinar los correos electrónicos y las hojas de trabajo en busca de información puede llevar un tiempo valioso. Es beneficioso tener todas las interacciones de programas y proyectos en un hilo central de fácil acceso.

¿Qué industrias contratan gerentes de programas y proyectos?

Como los gerentes de programa generalmente comienzan como gerentes de proyecto, generalmente encuentran empleo dentro de las mismas industrias, aunque con diferentes roles laborales. A continuación se presentan algunas de estas industrias:

Construcción e infraestructura

Una gran cantidad de proyectos de infraestructura significa una gran demanda de gerentes de proyectos y programas de construcción calificados. Estos expertos desglosan cuáles son los objetivos durante cada paso. Colaboran con clientes, diseñadores, arquitectos y contratistas para ejecutar el plan, incluido el cumplimiento de las restricciones de seguridad, municipales y legales.

Tecnologías de la información

Los gerentes de programas y proyectos de TI utilizan su experiencia técnica y conocimiento comercial para guiar las operaciones relacionadas con TI de su empresa. Supervisan las actualizaciones, la configuración de hardware nuevo, la ciberseguridad, los estándares departamentales y la rentabilidad. Trabajar con contratistas para resolver problemas y negociar contratos es un elemento común del trabajo.

Cuidado de la salud

Un hospital puede buscar desarrollar una sección de hospital adicional y puede requerir que alguien supervise cada etapa de su construcción. Asumir un proyecto de este tipo requiere la cooperación entre médicos, personal administrativo, miembros de la junta y proveedores, todos los cuales tienen agendas diferentes. Las excelentes habilidades interpersonales y la capacidad de equilibrar varias responsabilidades en un entorno acelerado benefician a un programa de atención médica o gerente de proyecto.

Marketing

Una economía global competitiva requiere que las empresas consideren qué hacer para que su marca y sus servicios sean reconocidos. Los gerentes de programas y proyectos de marketing supervisan las campañas publicitarias de la marca. Trabajan con profesionales de marketing para crear un plan y determinar cómo implementarlo para la audiencia adecuada. Crean líneas de tiempo y supervisan a investigadores, diseñadores y otros que están a cargo de hacer realidad los objetivos.

Consultante

Las empresas grandes y pequeñas pueden necesitar apoyo con proyectos específicos de vez en cuando. La consultoría de gerentes de programas y proyectos proporciona las habilidades organizativas necesarias para lograr los objetivos. Usan estas habilidades para establecer objetivos, trazar los detalles en términos de presupuesto y cronogramas, reclutar y supervisar empleados, mantener informados a todos los involucrados y resolver problemas emergentes.

Energía

Los gerentes de programas y proyectos en el sector energético trabajan para inversionistas y empresas interesadas en establecer nuevos sistemas de energía o mejorar los existentes. Mientras que un gerente de programa supervisa todo el programa, un gerente de proyecto puede hacerse cargo de identificar y preparar un sitio, recopilando cotizaciones. También pueden realizar un seguimiento de los recursos y suministros y garantizar un lugar de trabajo estable.

Ingeniería

Las empresas emplean ingenieros para desarrollar nuevas soluciones o encontrar métodos mejorados para usar productos existentes. Los gerentes de programas y proyectos de ingeniería colaboran estrechamente con estos profesionales para descubrir cómo crear un nuevo producto o abordar un problema. También pueden presidir los aspectos comerciales de los proyectos de ingeniería, como la asignación de recursos, el seguimiento y el mantenimiento de las partes interesadas informadas.

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