Una guía para el seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos (con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

30 de septiembre de 2021

El presupuesto es esencial para el éxito de cada proyecto. En la gestión de proyectos, el presupuesto determina el alcance del proyecto, los miembros involucrados, los recursos necesarios y las estrategias o procesos a aplicar para encontrar soluciones. Comprender cómo realizar un seguimiento de su presupuesto de gestión de proyectos de manera eficiente puede ayudar a que su proyecto alcance sus objetivos. En este artículo, exploramos qué es el seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos, explicamos su importancia, discutimos sus elementos y brindamos consejos para hacerlo con éxito.

¿Qué es el seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos?

El seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos es el seguimiento de la cantidad de dinero que una organización ya ha gastado en el proyecto y la cantidad restante con respecto al presupuesto preestablecido. En la gestión de proyectos, el costo, el tiempo y el alcance son los tres aspectos más importantes a considerar para el éxito. Como gerente de proyecto, puede contabilizar este costo en el presupuesto, lo que ayuda a controlar cuánto dinero asigna a las diferentes funciones del proyecto y en qué momento.

Se puede realizar un seguimiento del presupuesto para asegurarse de que no supere los límites predeterminados. Si los gastos exceden el límite, puede hacer correcciones para asegurarse de que el proyecto esté bien encaminado y dentro del presupuesto.

¿Por qué es importante el seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos?

El seguimiento de los presupuestos de los proyectos ayuda a:

  • Realice las correcciones necesarias después de gastar en exceso compensando los costos con otros aspectos del proyecto para mantenerse dentro del presupuesto.

  • Informe a todas las partes interesadas sobre los fondos que ha asignado y gastado para la transparencia y la rendición de cuentas

  • Tenga en cuenta las áreas donde hay gastos excesivos para investigar si hay desafíos en esa área

  • Manténgase al día, ya que el presupuesto actúa como un indicador clave de rendimiento para observar las señales de que el proyecto puede no estar yendo según lo planeado.

  • Verifique los detalles faltantes sobre cómo gastó los fondos

  • Crear un informe o presentación completo y genuino al final del proyecto.

  • Manténgase dentro del alcance del proyecto

  • Evite conflictos durante o después del proyecto con respecto a cómo manejó las finanzas o cómo facturó al cliente

  • Entiende a dónde va tu dinero

  • Plan para proyectos relacionados similares o posteriores

Elementos del seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos

Considere los siguientes elementos del seguimiento del presupuesto del proyecto:

Ingreso

Los ingresos son la cantidad de dinero que puede recibir por trabajar en un proyecto. Hay tres tipos de ingresos asociados con la gestión de proyectos. Ingreso cero es donde no hay ingresos para rastrear, lo que ocurre cuando está trabajando en un proyecto interno para su empleador. La renta fija es el precio fijo del proyecto que el propietario del proyecto se compromete a pagar. Puede venir en cuotas estiradas en el tiempo o en un solo pago. El ingreso de costo más es donde obtiene ganancias además del ingreso fijo. Los gerentes de proyecto realizan un seguimiento de los ingresos de costo más ingresos en proyectos en los que estimar los costos del proyecto se vuelve un desafío.

Gasto

Esta es la cantidad de dinero que utiliza durante la vida del proyecto. Puede calcular la cantidad cuando el proyecto realiza un seguimiento de la cantidad de dinero que está utilizando. Hay dos tipos de gastos acumulados en los proyectos. Estos incluyen costos fijos y variables. Los costos fijos rara vez cambian. Por ejemplo, es posible que el precio de los materiales utilizados durante un proyecto de construcción no cambie a medida que avanza el proyecto. Los costos variables varían con la actividad o el tiempo.

Las horas de los subcontratistas y las horas de mano de obra son ejemplos de costos variables. Si dedica más tiempo a un proyecto, el costo final del proyecto puede aumentar. En el seguimiento del presupuesto, es crucial monitorear los gastos variables, ya que es más probable que determinen el gasto total de un proyecto. Pueden agotar sus recursos si no se atienden con prontitud.

Cómo realizar el seguimiento del presupuesto del proyecto

Desarrollar un presupuesto es el primer paso para garantizar que un proyecto progrese sin problemas dentro de los parámetros predefinidos. El siguiente paso es hacer un seguimiento del presupuesto y garantizar que los gastos e ingresos se mantengan. El seguimiento del presupuesto de su proyecto es una tarea continua que requiere que se mantenga actualizado con cada compra o pago realizado en nombre del proyecto. Siga estos consejos para realizar un seguimiento del presupuesto de su proyecto:

1. Desarrollar un sistema de presupuesto

El primer paso para realizar un seguimiento de su presupuesto es diseñar un sistema preciso que realice un seguimiento de todos los gastos realizados durante el proyecto. El sistema toma nota de quién gasta el dinero y cuánto gasta. De esta manera, puede tener una idea confiable de adónde van los fondos. Puede optar por utilizar un software de gestión de proyectos con herramientas de seguimiento de presupuesto o un procesador de hojas de cálculo para enumerar todos los gastos.

Además, puede establecer horarios específicos que le recuerden actualizar su sistema con regularidad. La mayoría de las grandes organizaciones tienen aplicaciones totalmente dedicadas para realizar un seguimiento de su presupuesto durante los proyectos. Las medianas empresas pueden optar por suscribirse a herramientas de gestión de proyectos ofrecidas por terceros. Si está trabajando en un proyecto pequeño, puede realizar un seguimiento manual de su presupuesto utilizando una libreta o una aplicación de notas para teléfonos móviles.

2. Proporcionar acceso remoto al sistema

Un buen sistema de seguimiento del presupuesto puede tener características de ser accesible. Esto puede aumentar la colaboración, especialmente para proyectos externos o de campo. Si varios equipos manejan el proyecto, un sistema de seguimiento de presupuesto en línea facilita la cooperación. Los clientes o supervisores también pueden acceder al seguimiento del presupuesto en línea si desean mejorar la transparencia y la rendición de cuentas.

3. Identificar partidas presupuestarias y desarrollar el presupuesto

Una vez que tenga el sistema implementado, puede enumerar los elementos que puede rastrear en el presupuesto. Estos elementos varían según el proyecto o la industria. Es fundamental detallar cada elemento para mejorar la precisión y exactitud durante el seguimiento. Identifique qué tareas deben completarse y asigne el presupuesto estimado a cada tarea. Ejemplos de tareas incluyen gastos de viaje, costos legales y compras de materiales. Crea el presupuesto identificando los costos fijos y variables. Obtenga la aprobación del presupuesto de la gerencia o del cliente, si es necesario.

4. Rastree y controle los gastos simultáneamente

A medida que avanza el proyecto, puede realizar un seguimiento del flujo de fondos de un punto a otro. Establezca un medio de notificación para mantenerlo actualizado siempre que haya irregularidades, detalles faltantes o gastos excesivos dentro del sistema de seguimiento del presupuesto. Puede utilizar el software de gestión de proyectos automatizado para monitorear las compras e integrar los sistemas en las cuentas bancarias para detener el flujo de dinero cada vez que exceda el monto del presupuesto.

Si no puede realizar un seguimiento del presupuesto individualmente, puede asignar la tarea a un miembro del equipo que puede notificarle cada vez que haya un problema con el presupuesto o mantenerlo informado sobre el progreso. Si está utilizando una aplicación de hoja de cálculo, considere agregar el presupuesto a la nube en caso de eventos inesperados.

Consejos para un seguimiento eficiente del presupuesto en proyectos

El objetivo de realizar un seguimiento del presupuesto es garantizar que el proyecto se complete en el momento adecuado, con la calidad adecuada y dentro del presupuesto establecido. De esta manera, puede evitar solicitar fondos adicionales para completar su proyecto. El seguimiento del presupuesto durante un proyecto es una de las tareas más desafiantes de un proyecto. Siga estos consejos para un seguimiento eficiente del presupuesto del proyecto:

  • Revisar el presupuesto del proyecto con frecuencia. Es mucho más fácil resolver un exceso de presupuesto del 5 % que solucionar un exceso de presupuesto del 30 % al final de un mes. Puede establecer reuniones de actualización con el personal a cargo del presupuesto o configurar el software de gestión de proyectos que está utilizando para generar informes semanales y notificarlo automáticamente.

  • Comunique a su equipo que está realizando un seguimiento del presupuesto. Esto ayuda a cada miembro del proyecto a asegurarse de que las horas que no pertenecen al proyecto no se facturen como parte del proyecto, lo que puede promover su credibilidad como contratista, empresa, empleado o gerente.

  • Defina los detalles del proyecto antes de que comience el proyecto. Puede definir detalles como el alcance, el enfoque, las funciones del personal, los indicadores clave de rendimiento, los hitos, las metas y el presupuesto mucho antes de realizar un seguimiento del presupuesto. Esto lo ayuda a cumplir con el presupuesto, mantener las restricciones y el alcance del proyecto y cumplir con el cronograma del proyecto.

  • Actualizar constantemente el pronóstico. A medida que solucione los sobrecostos y equilibre el presupuesto, actualice la previsión del proyecto porque los cambios pueden surgir de un recurso que ya no está disponible, o el material incluido en el presupuesto anteriormente ya no es necesario. Actualizar el pronóstico lo ayuda a comprender el efecto que ciertos cambios tienen en el proyecto.

  • Informar a las partes interesadas de los cambios en el presupuesto. La información financiera es un aspecto esencial de los informes de proyectos. Las métricas sobre los gastos del presupuesto son esenciales para todos los asociados con el proyecto, e informarlas puede ayudarlo a recibir diferentes opiniones sobre cómo compensar el presupuesto de manera eficiente.

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