Una guía para el análisis de riesgos en la gestión de proyectos

Por el equipo editorial de Indeed

28 de marzo de 2022

Usar el análisis de riesgos en la gestión de proyectos significa identificar y prepararse para cualquier cosa que pueda afectar un proyecto. Las personas en muchos roles e industrias utilizan el análisis de riesgos para planificar una respuesta a los problemas potenciales de sus proyectos. El análisis de riesgos en la gestión de proyectos a menudo puede detectar problemas antes de que ocurran y puede ayudar a determinar la probabilidad de que ocurra cada problema. En este artículo, definimos el análisis de riesgos en la gestión de proyectos, explicamos su importancia y discutimos cómo realizar el análisis de riesgos.

¿Qué es el análisis de riesgos en la gestión de proyectos?

El análisis de riesgos en la gestión de proyectos es el seguimiento estructurado de los riesgos que pueden afectar los plazos y la calidad de un proyecto que está en marcha y puede ser cualitativo o cuantitativo. El análisis de riesgos define los riesgos, evalúa sus probabilidades de ocurrencia, describe los pasos a seguir para evitar esos riesgos y determina cómo abordarlos si surgen. El éxito de un proyecto a menudo depende de la calidad del análisis de riesgos, ya que un riesgo inesperado podría tener consecuencias en varias áreas del proyecto.

Determinar si usar un análisis de riesgo cualitativo o cuantitativo puede depender de las necesidades del proyecto específico. Aquí hay una definición de cada tipo:

Análisis de riesgo cuantitativo

El análisis de riesgo cuantitativo es un examen estadístico del impacto de un riesgo en el proyecto general. Considera los diversos resultados del proyecto calculando el riesgo numéricamente y tomándolo en cuenta en las etapas de planificación. El análisis de riesgos cuantitativo alienta a los equipos a decidir cómo lidiar con los riesgos si ocurren. Medir la influencia de los riesgos potenciales ayuda a disminuir la incertidumbre sobre el éxito de un proyecto al promover la creación de un plan de gestión de riesgos. En ocasiones, este método de análisis requiere herramientas específicas y lleva más tiempo completarlo. Sin embargo, suele ser más objetivo y preciso.

Análisis cualitativo de riesgos

El análisis de riesgo cualitativo calcula la probabilidad de que ocurra cada riesgo. Ayuda a un equipo a determinar en qué riesgos enfocarse en función de la probabilidad de que ocurra y de la gravedad con la que afecta al proyecto. El análisis cualitativo de riesgos generalmente implica la organización y categorización de los riesgos en una matriz que muestra la probabilidad, el resultado y el impacto de cada riesgo en el éxito general del proyecto. Este método es más rápido que el análisis de riesgo cuantitativo, aunque es más subjetivo.

Cómo realizar un análisis de riesgo cuantitativo en la gestión de proyectos

Puede seguir estos pasos para completar un análisis de riesgo cuantitativo para su proyecto:

1. Identificar los riesgos potenciales

Es importante ubicar áreas de riesgo potencial para el proyecto para determinar qué método de análisis de riesgo realizar. Pasar por cada etapa del proyecto genera una lista completa de riesgos y posibles resultados.

2. Recolectar datos para estimar riesgos

Utilice un método para recopilar datos de la manera que mejor se adapte a su proyecto. Un método es entrevistar a las partes interesadas, que tienen experiencia en cómo vigilar los riesgos potenciales. Otro método es una revisión de las métricas de proyectos anteriores, utilizando esos datos para calcular el riesgo futuro.

3. Calcular la probabilidad y el impacto del riesgo

Después de determinar la probabilidad de un riesgo, puede calcular el impacto del mismo en función del costo y la probabilidad de que ocurra. Calcular el valor financiero de cada riesgo ayuda a priorizar los riesgos que son más probables y costosos.

Utilice esta fórmula para determinar el valor del riesgo:

Valor de riesgo = Probabilidad de evento x Costo de evento

Por ejemplo, imagina que la probabilidad de lluvia el día de tu evento es del 45 % o 0,45. Trasladar el evento al interior le costaría a su proyecto $20,000.

Usando la fórmula, el valor de la lluvia es $9,000:

0.45 (probabilidad del evento) x $20,000 (costo del evento) = $9,000 (valor del riesgo)

4. Crea metas basadas en datos

Después de calcular el valor de cada riesgo, utilice estos nuevos datos para crear metas para el proyecto. Por ejemplo, su equipo puede desarrollar un objetivo de presupuesto que se adapte para evitar el riesgo de sobrepasar el presupuesto debido a los costos de los recursos.

Cómo realizar un análisis cualitativo de riesgos en la gestión de proyectos

Puede seguir estos pasos para completar un análisis de riesgo cualitativo para su proyecto:

1. Crea una lista de riesgos

Utilice múltiples fuentes, como miembros del equipo, partes interesadas y expertos en proyectos, para generar una lista de riesgos que podrían afectar su proyecto. Estos riesgos pueden incluir:

  • Restricciones de tiempo

  • Irregularidades meteorológicas

  • discrepancias presupuestarias

  • Problemas de personal

  • Asignación de recursos

  • Alcance del proyecto

2. Determinar la probabilidad de riesgo

Evalúe los riesgos potenciales que ha generado su equipo determinando su probabilidad. El análisis de riesgo cualitativo generalmente usa una escala de probabilidad para este paso. Por ejemplo, asigne a cada riesgo una calificación de probabilidad “alta”, “media” o “baja”. Si bien esto puede ser difícil de cuantificar, puede hacer una estimación basada en otros datos que haya recopilado. Por ejemplo, si su equipo completó un proyecto similar el año pasado sin necesitar recursos adicionales, podría inferir que la probabilidad de necesitar recursos adicionales este año es “baja”.

3. Desarrollar una matriz

Después de calcular la probabilidad, puede organizar los riesgos en un gráfico o matriz. Esta matriz registra la probabilidad en una escala de baja (0) a alta (1) y mide la intensidad del impacto de un riesgo en el proyecto. El uso de una matriz puede ayudarlo a organizar los riesgos y puede proporcionar una imagen para ayudar con el análisis.

4. Categorizar los riesgos

Colocar los riesgos en una matriz equipa a su equipo para categorizarlos aún más. Algunas categorías son:

  • Áreas vulnerables: Cada proyecto tiene áreas de debilidad. El análisis de riesgos puede atraer la atención de su equipo hacia aquellas áreas que deben fortalecerse.

  • Causas comunes: Algunos riesgos provienen de la misma área del proyecto. Por ejemplo, trasladar un evento al interior y el riesgo de que el equipo se moje son dos riesgos causados ​​por los patrones climáticos.

  • Niveles de impacto: diferentes riesgos pueden tener un impacto más sustancial en un proyecto en general. Un riesgo podría costarle a la compañía $500,000, mientras que otro le costaría $400.

5. Implementar soluciones

Una vez que analice cada riesgo por su probabilidad, impacto y urgencia, es importante desarrollar un plan de acción. Mitigar los riesgos requiere una planificación cuidadosa, de modo que todo el equipo sepa qué hacer en caso de que ocurra un riesgo determinado.

¿Por qué es importante el análisis de riesgos en la gestión de proyectos?

Aquí hay algunas formas en que el análisis de riesgos en la gestión de proyectos es importante:

  • Fomenta la progresión: cuando haya completado la gestión de riesgos, su proyecto puede avanzar limitando la cantidad de desviaciones y sorpresas que ocurren.

  • Comunica problemas: conocer los riesgos potenciales le permite a su equipo comunicar los problemas y las caídas del proyecto a las partes interesadas.

  • Hace que los riesgos sean manejables: el análisis de riesgos crea oportunidades para preparar a su equipo sobre cómo gestionar los problemas cuando ocurren, lo que reduce el impacto en su proyecto.

  • Minimiza las responsabilidades: si bien el avance de un proyecto y la reducción del impacto financiero de los riesgos son resultados útiles del análisis de riesgos, también conduce a una menor probabilidad de lesiones para las personas involucradas en el proyecto.

  • Reúna recursos: completar un análisis de riesgo temprano muestra el impacto en áreas del proyecto como el cronograma y los recursos. Puede ayudar a guiar las decisiones con respecto a la cantidad o el costo de los recursos.

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