Una guía de métricas de gestión de proyectos (con ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

30 de marzo de 2022

Las empresas pueden seguir siendo rentables y competitivas a través de programas de gestión de proyectos, como encontrar mejoras en los procesos u oportunidades de reducción de costos. Las métricas pueden ayudar a identificar dónde mejorar, las estadísticas en las que centrarse o cómo medir el éxito y la eficacia de los esfuerzos de una empresa. Saber más sobre las métricas de gestión de proyectos utilizadas para medir el éxito puede ayudarlo a desarrollar habilidades profesionales para cualquier industria y hacer crecer una carrera en la gestión de proyectos.

En este artículo, exploramos qué son las métricas de gestión de proyectos, discutimos por qué son importantes, explicamos cómo elegir las métricas de gestión de proyectos y brindamos ejemplos de algunas para ayudarlo a comprender mejor estas medidas comerciales.

¿Qué son las métricas de gestión de proyectos?

Las métricas de gestión de proyectos son conjuntos de datos, fórmulas y cálculos que brindan a las empresas la capacidad de medir el éxito de un proyecto. Ayudan a los gerentes y organizaciones a revisar cómo va un proyecto, evaluar la productividad del equipo, las fechas y costos de finalización del proyecto y encontrar, reducir o aliviar los riesgos. Las métricas de gestión de proyectos son herramientas numéricas que las empresas utilizan para el desarrollo de estrategias efectivas, proyectos de mejora continua o para medir el sentimiento de los empleados y clientes.

¿Por qué son importantes las métricas de gestión de proyectos?

Las métricas de gestión de proyectos son importantes porque demuestran valor y mejoran el rendimiento, lo que en última instancia ayuda a las empresas a obtener beneficios. Puede probar el valor de los empleados, los procesos o las compras de equipos a través de métricas que muestran un retorno de la inversión (ROI), por ejemplo. Una empresa de envíos y entregas podría usar tarifas de entrega a tiempo para demostrar el valor de una cinta transportadora automatizada, o una aerolínea podría tratar de averiguar si reducir la cantidad de minutos que un avión permanece en tierra entre vuelos crea suficiente tiempo para uno más. ruta de vuelo por día, generando más ingresos por venta de boletos.

Mediante el uso de métricas de gestión de proyectos, los datos son la raíz de la toma de decisiones y puede predecir mejor los resultados futuros o ajustar las estrategias comerciales por completo.

¿Cuáles son ejemplos de métricas de gestión de proyectos?

Hay muchos ejemplos de métricas de gestión de proyectos que puede utilizar para medir el éxito de sus propios planes de gestión de proyectos. Aquí hay 10 ejemplos para considerar usar:

Margen de beneficio bruto

El margen de beneficio bruto es una métrica financiera que muestra cuánto dinero gana una empresa después de restar los costos totales de hacer negocios. Esencialmente, una empresa se desempeña mejor cuando el margen es mayor. Los objetivos de la gestión de proyectos deben alinearse con la contribución a la rentabilidad de una empresa u organización. Aquí está la fórmula para calcular el margen de beneficio bruto:

Margen de beneficio bruto = (beneficio total – costes totales) / 100

Valor agregado

El valor ganado le dice cuánto dinero ha ganado del dinero invertido y gastado en un proyecto hasta el momento. Compara el valor del trabajo ya completado con el presupuesto total permitido para el proyecto. A veces, el valor ganado se basa en el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y es útil para saber si su proyecto está progresando bien. La fórmula para calcular el valor ganado es:

Valor ganado (EV) = porcentaje de trabajo completado/presupuesto al finalizar (BAC)

La satisfacción del cliente

Las métricas de satisfacción del cliente miden la calidad de los bienes o servicios que proporciona en función de los datos y resultados del cliente. Dentro del puntaje de satisfacción del cliente, las empresas pueden seleccionar o priorizar variables como los resultados de la encuesta, la cantidad de ingresos generados, el porcentaje de clientes repetidos en comparación con los clientes perdidos o la proporción de elogios de los clientes frente a las quejas. Por ejemplo, una agencia nacional de alquiler de automóviles podría priorizar los datos de satisfacción del cliente que se centran en las ventas repetidas de alquiler dentro de un año y duplicar la cantidad de elogios de los clientes a las quejas sobre la cantidad de ingresos generados por los alquileres, que pueden fluctuar según las temporadas y otras variables.

El cálculo estándar para la satisfacción del cliente es:

Puntuación de satisfacción del cliente = (puntuación total de la encuesta/total de preguntas) x 100

Satisfacción del empleado

La puntuación de la satisfacción de los empleados es como la satisfacción del cliente, aunque analiza elementos como la moral de los empleados, las tasas de retención frente a rotación, las cantidades de productividad y las tasas de ausentismo. Según el resultado, las empresas pueden cambiar las políticas corporativas, aumentar las actividades de compromiso o encontrar otras formas de aumentar la satisfacción de los empleados. Aquí está la fórmula para calcularlo:

Puntuación de satisfacción de los empleados = (puntuación total de la encuesta/total de preguntas) x 100

Productividad

Esta métrica de gestión de proyectos revisa las capacidades de una empresa u organización, como qué tan bien utiliza sus recursos, incluida la mano de obra, el equipo y las finanzas. La productividad muestra la correlación entre la entrada y la salida con el objetivo de producir más por menos. Por ejemplo, si una imprenta tiene una máquina adecuada y la gerencia está considerando invertir en una nueva, observar cuántas páginas más puede producir una nueva impresora en un día da una idea de si la compra genera más productividad que la actual. . La fórmula de la productividad es:

Productividad = unidades de entrada / unidades de salida

Retorno de la inversión

Como ecuación financiera, el retorno de la inversión (ROI) compara la cantidad en dólares ganada con la cantidad en dólares invertida en un proyecto. Los costos a considerar a menudo incluyen mano de obra, capacitación, materias primas, equipos y gastos generales. Asigne una cantidad en dólares a cada unidad de datos para determinar los beneficios netos, que a menudo contribuyen a las ganancias de una empresa, como mejoras, ahorros de costos o productividad. Aquí está la fórmula para calcular el ROI:

ROI = (beneficios / costos netos) x 100

Costo real

Esta sencilla métrica de gestión de proyectos financieros le indica cuánto gasta en un proyecto. El costo real difiere de una estimación y, para calcularlo, debe sumar todos los gastos de un proyecto completo durante su cronograma completo. Aquí hay un vistazo a la fórmula para el costo real:

Costo real (AC) = costo total por período de tiempo x período de tiempo

Costo de operación

Puede medir la rentabilidad de un proyecto a través de un cálculo de rendimiento de costes. Divida el valor ganado, o el valor del trabajo realmente realizado, por el costo real para ayudarlo a crear estimaciones presupuestarias precisas. Así es cómo:

Índice de rendimiento de costos (CPI) = valor ganado / costos reales

Variación de costo

La variación de costos es una métrica de gestión de proyectos que calcula el contraste entre los presupuestos planificados y los costos reales en un período de tiempo determinado. Puede determinar si un proyecto excede el presupuesto por un número negativo o está por debajo del presupuesto por un número positivo. Para calcular la variación del costo, use esta fórmula:

Variación de costo (CV) = costo de trabajo presupuestado – costo de trabajo real

Variación de horario

La variación del cronograma revisa la línea de tiempo proyectada del trabajo en comparación con la línea de tiempo real del trabajo realizado para determinar si un proyecto está a tiempo, adelantado o atrasado. La variación del cronograma se calcula restando el costo asignado del trabajo programado del costo presupuestado del trabajo completado. Los números positivos muestran que el proyecto está funcionando bien, mientras que los números negativos muestran que está atrasado. Aquí está el cálculo:

Variación del cronograma (SV) = costo presupuestado del trabajo realizado – costo presupuestado del trabajo programado

Cómo elegir métricas de gestión de proyectos

Puede seleccionar qué métricas de gestión de proyectos se alinean mejor con su propósito u objetivo comercial siguiendo estos tres pasos:

1. Determinar el alcance del proyecto

Es importante comprender el propósito de su proyecto u objetivo, que también es fundamental para otros aspectos de la gestión de proyectos. Considere explorar e investigar en qué se enfoca el proyecto como base para saber qué métricas usará para medir su éxito. Por ejemplo, si el equipo de liderazgo de una aerolínea tuviera que completar un proyecto de ahorro de costos, podrían reducir específicamente el alcance para centrarse en su gasto más costoso, el combustible.

2. Averiguar los factores de éxito

Puede determinar qué factores críticos de éxito necesita cumplir para lograr el éxito con su proyecto. Los factores de éxito a menudo varían de un proyecto a otro. Por ejemplo, una aerolínea que busca reducir los costos de combustible podría determinar que necesita reducir el tiempo que pasa en la calle de rodaje antes del despegue como un factor de éxito para ahorrar dinero en combustible.

3. Establecer medidas de cumplimiento

Para cada conjunto de factores críticos de éxito, analice cómo puede medir el umbral de cumplimiento. Por ejemplo, la misma aerolínea que desea reducir los costos de combustible podría calcular que el umbral de cumplimiento es un promedio de un minuto ahorrado en la calle de rodaje por vuelo de salida. Cuando se suman, la cantidad de minutos ahorrados en la calle de rodaje a través de la red de aeropuertos diariamente se suma a un ahorro de costos de combustible potencialmente grande.

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