Una guía completa para escribir notas (con consejos y ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

31 de mayo de 2022

Un memorando o memorándum es un documento escrito que las empresas utilizan para comunicar un anuncio o notificación. Si bien los memorandos alguna vez fueron la forma principal de comunicación interna escrita en una empresa, ahora se envían comúnmente en forma de un correo electrónico.

En este artículo, explicamos qué es un memorándum y demostramos cómo ensamblar las partes estándar de un memorándum de una manera clara y concisa. También proporcionamos una muestra que puede utilizar en el lugar de trabajo.

¿Qué es una nota?

Un memorándum es un mensaje corto que normalmente se usa para comunicar las políticas y procedimientos comerciales oficiales dentro de una empresa. Los memorandos generalmente se entienden como mensajes masivos. comunicación a todos los miembros de una organización en lugar de un mensaje personal uno a uno. Hay muchos tipos de memorandos, pero generalmente brindan un informe de progreso, piden algo a alguien o a un equipo, confirman un acuerdo entre las partes) o solicitan información sobre cómo resolver un problema.

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Plantilla de memorándum

El siguiente es un memorándum de muestra que puede usar como guía para su próximo documento:

Plantilla de memorándum

descripción de la imagen

Memorándum

Para: Nombres de los destinatarios previstos De: Su nombre, Título Fecha: Mes Día, Año

Asunto: Asunto de la nota

Comience el memorándum con una oración que describa la razón por la que está escribiendo. Debe ser muy breve, de una o dos oraciones. La introducción debe indicar claramente el propósito del memorándum para que el lector entienda de inmediato de qué se trata. Si el memo está destinado a responder o dar seguimiento a un determinado tema o situación, inclúyalo en el primer párrafo.

Viñeta #1 para enumerar información importante.
Viñeta #2 para enumerar información importante.
Viñeta #3 para enumerar información importante.

Use las últimas oraciones para concluir su nota. Asegúrese de incluir una solicitud para cualquier acción que necesite que la gente tome después de leer su memorándum.

Gracias,

Su nombre
Su dirección de correo electrónico Su número de teléfono

Adjunto: Adjunto de imagen, gráfico o cuadro que sus destinatarios puedan necesitar.

Plantilla de memorando descargable
Para editar la plantilla en Google Docs, vaya a Archivo > Abrir > Cargar > y seleccione el archivo correcto de su dispositivo.

Cuándo debes escribir un memorándum

En su mayor parte, el propósito de escribir un memorándum es informar. Sin embargo, los memorandos ocasionalmente pueden incluir una llamada a la acción o un elemento persuasivo.

Aquí hay algunos casos en los que una nota puede ser útil:

  • Informar a los empleados sobre la política de la empresa o los cambios en los procesos.

  • Proporcionar una actualización sobre proyectos u objetivos clave

  • Hacer un anuncio sobre la empresa, como la promoción de un empleado o una nueva contratación

  • Recordar a los empleados acerca de una tarea que debe completarse

  • Hacer una solicitud de todos los empleados

  • Comunicar un mensaje al que los empleados se referirán más de una vez, como una propuesta o recomendación detallada

Los memorandos también son una forma eficiente de comunicar mensajes breves pero importantes a una amplia audiencia dentro de la empresa. Esto puede incluir cambios de productos, calendarios de reuniones, cambios de procedimientos, adiciones a políticas, resúmenes de términos de acuerdos y recordatorios. Además, puede enviar una nota cuando desee que su audiencia imprima o guarde la información contenida en el mensaje de alguna manera para referencia posterior.

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Cómo escribir una nota

Si bien cada nota debe escribirse para abordar sus necesidades únicas, hay algunos pasos que puede seguir para crear un documento claro y fácil de leer. como muchos otros documentos comerciales profesionaleslos memorandos incluirán una introducción, cuerpo y conclusión.

  1. Comience con un encabezado que indique claramente que la comunicación es un memorando, los destinatarios previstos, el remitente, la fecha y el asunto.

  2. Escriba una introducción que use una oración declarativa para anunciar el tema principal del memorándum.

  3. Incluya un párrafo de cuerpo con puntos de discusión que elaboren o enumeren las ideas principales asociadas con el tema del memorando. Para que su nota sea más fácil de leer, escriba párrafos cortos y divida la información en partes más pequeñas y manejables. Dado que los destinatarios probablemente escanearán la nota, también debe usar subtítulos y listas con viñetas cuando sea posible.

  4. Concluye tu memorándum con cualquier información restante después del párrafo del cuerpo. Este es un resumen del memorando y debe informar claramente al lector de cualquier acción requerida.

  5. Cerca con su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono en caso de que alguien necesite ponerse en contacto con usted.

  6. Asegúrese de incluir todos los archivos adjuntos necesarios si los destinatarios previstos necesitarán consultar otra información, como un gráfico, una imagen o un cuadro, debajo del final de su nota.

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Estos son algunos consejos a tener en cuenta para mejorar su nota:

  • Siempre considere a su audiencia al escribir un memorándum. Si bien un acrónimo o abreviatura puede usarse comúnmente en el departamento de marketing, podría ser desconocido para el departamento de TI. Si está escribiendo un memorando para toda la empresa, use un lenguaje claro y conciso accesible para todos. Manténgalo profesional usando lenguaje formal de negocios.

  • Revisar y revisar antes de enviar. Leer su nota en voz alta es una forma útil de verificar errores tipográficos, inconsistencias y tono. Si tiene tiempo, compártalo con un colega de confianza que pueda ofrecerle un segundo par de ojos. Al enviar un memorando a toda la empresa, está hablando en nombre de la organización, así que asegúrese de que el estilo y el mensaje sean precisos.

  • Escribe un tema que sea sencillo y claro. Por ejemplo, si necesita enviar un memorándum anunciando la observancia de un feriado, incluya el nombre, la fecha y el día de la semana del feriado observado en su línea de asunto. Envíe su memorándum al menos una semana antes del evento o la fecha límite para que las personas tengan tiempo de ajustar sus planes.

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