Todo lo que necesitas saber sobre la comunicación escrita

La comunicación escrita es una habilidad crucial en la era moderna de la información. La mayoría de los trabajos requieren que te comuniques por escrito, ya sea a través de correo electrónico, cartas formales, notas, mensajes de texto o mensajes en línea. Las habilidades de comunicación escrita le permiten dar instrucciones de manera efectiva. En este artículo, enumeramos formas de comunicarse claramente mediante la comunicación escrita.

¿Qué es la comunicación escrita?

La comunicación escrita es cualquier mensaje escrito que intercambian dos o más personas. La comunicación escrita suele ser más formal pero menos eficiente que la comunicación oral. Ejemplos de comunicación escrita incluyen:

  • Correos electrónicos

  • Mensajes de texto

  • Publicaciones de blog

  • Cartas de negocios

  • Informes

  • Propuestas

  • Contratos

  • Descripciones de trabajo

  • manuales de empleados

  • Notas

  • Boletines

  • Mensajes instantáneos

  • Postales

  • Faxes

  • anuncios

  • Folletos

  • comunicados de prensa

La mayoría de las empresas requieren y dependen de la comunicación escrita para funcionar y compartir información.

Cualidades de la comunicación escrita efectiva

Todas las formas efectivas de comunicación escrita tienen estas cualidades:

  • Completo: Incluye todos los detalles relevantes

  • Preciso: Todos los detalles son correctos

  • Apropiado: Tiene el tono correcto y el nivel de formalidad

  • Composición: Tiene ortografía y gramática correctas.

  • Claro: Es comprensible

Maneras de comunicarse claramente con la comunicación escrita

La escritura efectiva permite que el lector entienda todo lo que está diciendo. Aquí hay algunas maneras en que puede comunicarse clara y fácilmente:

1. Identifique y establezca claramente su objetivo

La comunicación escrita eficaz tiene un objetivo evidente que transmitir al lector. Describe en palabras claras lo que quieres que el lector haga o sepa.

2. Usa el tono adecuado

El tono puede ayudar a que su escritura sea más efectiva. Algunas formas de comunicación, como los memorandos, requieren un tono formal. Sin embargo, escribirle a un amigo requiere un tono informal. El tono que uses depende del propósito de la escritura y de la audiencia.

3. Mantenlo simple

Evite la jerga, las expresiones o las palabras grandes o complejas. Desea que sea fácil para el lector comprender lo que está diciendo, independientemente de su familiaridad con su empresa o industria.

4. Mantente en el tema

Evite la información irrelevante. La claridad es esencial. Mantenga los párrafos y las oraciones breves, ya que las declaraciones complicadas y largas ralentizan al lector. Solo incluye palabras que agreguen valor al lector y enfócate en tu objetivo principal.

5. Usa la voz activa

La voz activa fortalece su escritura y hace que sus declaraciones sean más fáciles de entender. La voz activa también atrae al lector y mantiene su atención. Un ejemplo de voz pasiva es: “La carta fue enviada por mí”. Puede comunicar esta declaración de manera más clara y concisa si la vuelve a escribir en voz activa: “Envié la carta”.

6. Pídale a alguien que revise su escritura

La puntuación, la ortografía y la gramática correctas son cruciales. Pídele a alguien que lea tu escrito antes de enviarlo o compartirlo. Si no hay nadie disponible, léelo en voz alta para ti mismo.

7. Haz que sea fácil de leer y escanear

Los correos electrónicos, memorandos, cartas y páginas web con texto breve y mucho espacio en blanco son más fáciles de leer que las comunicaciones con mucho texto. Divide tu contenido en párrafos o secciones fáciles de leer y comprender. Esto es particularmente importante cuando los espectadores leen en una pantalla, como contenido web y correos electrónicos. Use viñetas, encabezados y párrafos cortos para que su texto sea más fácil de entender.

8. Sea profesional

Al escribir para el trabajo, mantenga el contenido profesional. Evite hacer bromas o discutir temas delicados que el lector pueda interpretar de manera diferente a lo que usted pretendía. Un tono profesional, particularmente en las comunicaciones formales, hace que el lector confíe en ti y te respete.

9. Practica

Cuanto más escriba, más fuertes serán sus habilidades de comunicación escrita. Practique escribir una variedad de tipos de comunicación con frecuencia, incluyendo:

  • Correos electrónicos

  • Letras

  • Comunicados de prensa

  • Publicaciones de blog

  • Notas

  • Informes

  • Contenido del sitio web

Considere escribir comunicados de prensa hipotéticos y textos publicitarios, por ejemplo, en lugar de documentos que su organización planea enviar o publicar. Pídale a un amigo o colega que lea su escrito y le dé su opinión para que sepa qué mejorar cuando su gerente le pida que escriba una comunicación profesional.

La importancia de la comunicación escrita en los negocios

Las empresas utilizan la comunicación escrita en casi todo lo que hacen. Aquí hay varias razones por las que esta forma de comunicación es importante para los negocios:

Económico y Eficiente

La comunicación escrita es rentable. Una carta, por ejemplo, cuesta menos que una llamada telefónica de larga distancia, pero puede comunicar lo mismo. Las cartas también son complacientes. Los profesionales pueden escribir cartas a su conveniencia y los destinatarios pueden leer la carta a su conveniencia. Alternativamente, puede recibir una llamada telefónica importante en cualquier momento del día, incluso cuando esté ocupado.

La comunicación escrita es ideal para enviar mensajes que no son urgentes. Puede enviar una simple postal o carta, por ejemplo, para agradecer a un cliente o informar a los clientes sobre actualizaciones de pedidos.

Exactitud

Muchas comunicaciones comerciales son largas y complejas. Las cartas cuidadosamente escritas ayudan a garantizar que incluso las comunicaciones complicadas sean precisas. Es más probable que ocurran problemas de comunicación con las comunicaciones verbales, como las conversaciones telefónicas.

Mantenimiento de registros

La comunicación escrita, particularmente cuando está firmada por una o más partes, es más oficial que la comunicación verbal. Sirve como un registro permanente de un acuerdo, conversación o trato, y puede consultarlo en el futuro.

Buena voluntad y marca

La mejor manera de transmitir comunicaciones como invitaciones, felicitaciones navideñas, cartas de agradecimiento, mensajes de felicitación y condolencias es por escrito. Los mensajes escritos personalizados ayudan a desarrollar relaciones profesionales positivas y respetuosas. También puede usar cartas para promover las relaciones con los clientes, crear una impresión positiva y generar buena voluntad. Puede enviar una carta escrita a un contacto profesional, por ejemplo, para su cumpleaños, cuando su hijo o hija se casa o cuando recibe un ascenso.

Las cartas comerciales escritas hacen que estas situaciones sean más personales y promueven un sentimiento de amistad. Por ello, son herramientas indirectas de promoción empresarial.

Además de comunicar información y generar buena voluntad, las cartas también ayudan a crear una imagen positiva de la empresa que las envía. Cada carta que envía una empresa es un embajador de buena voluntad que habla de los valores y la calidad de la organización.

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