Todo lo que necesita saber sobre la automatización de ventas

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 30 de diciembre de 2021 | Publicado el 25 de septiembre de 2020

Actualizado el 30 de diciembre de 2021

Publicado el 25 de septiembre de 2020

Como gerente de ventas o representante de ventas, hay muchas tareas que, si bien son necesarias, pueden llevar mucho tiempo y ser repetitivas. Mediante el uso de la automatización de ventas, puede aumentar la productividad y liberar su tiempo y el de su equipo para que puedan completar tareas más importantes. En este artículo, explicamos qué es la automatización de ventas, exploramos los diferentes tipos de soluciones de automatización de ventas, detallamos cómo implementarlas y enumeramos algunos de los beneficios de usar un sistema de automatización de ventas.

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¿Qué es la automatización de ventas?

La automatización de ventas se refiere a la mecanización de tareas de ventas que consumen mucho tiempo mediante el uso de herramientas digitales, como inteligencia artificial y software. El objetivo principal de la automatización de ventas es adoptar y gestionar algunas de las tareas que gerentes de ventas y los representantes completan regularmente.

Tipos de soluciones de automatización de ventas

Hay algunos gestión de relaciones con los clientes (CRM) herramientas que facilitan y/o se integran con herramientas de automatización de ventas para que puedas agilizar tareas, o puedes elegir software específico para determinados procesos. Algunas de las soluciones más útiles que puede proporcionar el software de automatización de ventas incluyen:

Prospección

Hay varias herramientas disponibles que le envían alertas por correo electrónico diarias, semanales o mensuales que le brindan una lista de prospectos precalificados. Estas herramientas de conocimiento hacen esto al extraer detalles de la empresa de una persona, perfiles de redes sociales y registros de CRM, brindándole toda la información que necesita para enviar de manera rápida y sencilla un correo electrónico relevante y reflexivo.

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Asignación de clientes potenciales

Mediante el uso de su CRM o una herramienta de automatización conocida como rotación automática, puede asignar clientes potenciales a los representantes de ventas en función de una combinación de criterios, como el tamaño de la empresa o el territorio geográfico.

Enriquecimiento de prospectos

Las herramientas de enriquecimiento de prospectos investigan para usted, recopilan datos actualizados sobre prospectos, como el tamaño de la empresa, los proveedores actuales, la industria, las soluciones, la presencia en las redes sociales e incluso sus responsabilidades clave, de miles de fuentes y crean perfiles completos para cada prospecto. . Como resultado, puede fomentar conexiones auténticas y exitosas y generar confianza.

Creación de contactos y tratos

Puede llevar mucho tiempo agregar y actualizar la información de contacto de los clientes potenciales en su CRM, pero existen soluciones de software de marketing que pueden completar esta tarea automáticamente por usted. Algunas herramientas de CRM integran fuentes de clientes potenciales para usted, pero también hay herramientas de terceros que conectan todas sus aplicaciones, agregando automáticamente clientes potenciales de redes sociales, suscriptores de correo electrónico, encuestados y participantes de seminarios web en su CRM para usted.

A través de ciertas herramientas, incluso puede configurar criterios específicos para definir clientes potenciales. Por ejemplo, puede hacer que el software designe a un cliente potencial como “cualificado” si tiene un título determinado, visitó su página de precios o descargó un documento técnico.

Escribir correos electrónicos

Para la mayoría de los gerentes y representantes de ventas, gran parte del día se dedica a enviar correos electrónicos y hacer un seguimiento de los prospectos. La mayoría de estas interacciones requieren muy poca personalización para ser efectivas, razón por la cual las plantillas pueden ser tan útiles. Las plantillas de correo electrónico evitan que tenga que escribir repetidamente las mismas oraciones básicas o copiar y pegar mensajes completos, lo que mejora su eficiencia. Con una plantilla, tiene una versión maestra de tipos específicos de correos electrónicos que envía regularmente que puede personalizar rápidamente para ciertas situaciones y prospectos antes de enviarlos.

Además de permitirle desarrollar plantillas, puede usar herramientas de automatización de ventas para crear campañas de correo electrónico que se detengan automáticamente una vez que el cliente potencial responda. Esta función le brinda la oportunidad de personalizar y luego programar una serie de correos electrónicos, ahorrándole la inconveniencia de rastrear cuándo se envió un correo electrónico o qué se dijo, al mismo tiempo que incorpora detalles únicos para hacer que el mensaje sea más humano.

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Programación de reuniones

Programar reuniones con prospectos a menudo requiere una serie de comunicaciones de ida y vuelta. Puede hacer que estas interacciones sean menos confusas y más eficientes mediante el uso de una herramienta de programación de reuniones y citas. Estos funcionan enviando a un prospecto un enlace a su horario, lo que les permite elegir un horario disponible que les funcione.

Hacer llamadas de ventas

Gracias a ciertas herramientas de automatización de ventas, puede obtener información sobre sus llamadas de ventas, incluidos los temas que discutió y los elementos de acción que cubrió. Además de extraer información clave de sus conversaciones, estas herramientas le brindan resúmenes transcritos de sus llamadas, lo que le brinda la oportunidad de revisar cómo fue cada interacción y descubrir formas en que puede mejorar en el futuro.

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Gestión de acuerdos

En lugar de registrar por separado todas sus conversaciones e intentos en un CRM, puede automatizar todas las actividades relacionadas con sus acuerdos. Estas herramientas pueden registrar sus correos electrónicos, reuniones y llamadas por usted, y algunas de ellas incluso rastrean cuándo los prospectos abren su correo electrónico, descargan archivos adjuntos o hacen clic en los enlaces que envió.

Redacción de propuestas

Al redactar una cotización o propuesta, a menudo tiene que consultar con el CRM, sus notas y sus correos electrónicos para encontrar todos los detalles relevantes. Hay herramientas de automatización disponibles que se integran con su CRM, transfiriendo automáticamente información clave, como precios de productos e información del cliente, para que pueda crear cotizaciones rápida y fácilmente. Muchas de estas herramientas también le permiten crear recordatorios cronometrados para firmar que se envían automáticamente a los prospectos.

Además, muchas de estas herramientas le permiten crear un flujo de trabajo interno en CRM para que el equipo legal o el gerente de ventas puedan revisar y aprobar los contratos antes de enviarlos al cliente potencial.

Informes

Si es gerente de ventas, se dará cuenta de lo útiles que pueden ser los informes para mantener informado y motivado al personal de ventas. Muchas soluciones de CRM y herramientas de automatización crean y envían informes por correo electrónico a las personas necesarias automáticamente.

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Beneficios de la automatización de ventas

Las soluciones de automatización de ventas brindan varios beneficios para los equipos de ventas. Por ejemplo, pueden:

  • Mejore la eficiencia: la automatización de ventas es beneficiosa para crear un equipo de ventas más eficiente, especialmente si está trabajando con un presupuesto o personal reducido. Al eliminar algunas de las tareas monótonas, puede maximizar su tiempo.

  • Mantenga la consistencia: estas herramientas le permiten realizar un seguimiento de los datos de ventas de manera uniforme en toda la organización, independientemente de cuán grande o pequeña sea.

  • Reduzca el tiempo de respuesta: puede aumentar la satisfacción general del cliente configurando sistemas que reduzcan el tiempo de respuesta y seguimiento.

  • Agilice las tareas de ventas: con el software de automatización de ventas, puede hacer que las tareas de ventas sean más consistentes y eficientes, lo que le permite garantizar una alta calidad para todos los prospectos.

  • Maximice los clientes potenciales de ventas: uno de los principales beneficios del software de automatización de ventas es que disminuye las posibilidades de que un cliente potencial de ventas se escape.

  • Acelere el proceso de ventas: la automatización de ventas mejora la consistencia de la generación de prospectos y los seguimientos, lo que puede disminuir su tiempo de conversión y hacer que sus esfuerzos sean más precisos.

  • Aumente el rendimiento y la productividad: debido a que puede automatizar tantas tareas monótonas y que consumen mucho tiempo, le permite dedicar tiempo a cosas que merecen más atención. Como resultado, puede aumentar su eficiencia, rendimiento y productividad.

Desafíos de la automatización de ventas

Aunque la automatización de ventas tiene una amplia gama de ventajas, es importante evitar la automatización excesiva. Las interacciones humanas siguen siendo vitales en las ventas porque los clientes aprecian y responden positivamente a la atención personalizada. El propósito de la automatización de ventas es optimizar ciertos procesos y liberar su tiempo para que pueda dedicar más atención a fomentar las relaciones con sus clientes y clientes potenciales. Por eso es aconsejable confiar en la automatización de ventas para tareas simples o repetitivas mientras se mantiene el contacto personal durante todo el proceso de ventas.

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