Tipos de Sistemas de Contabilidad: Software vs. Manual

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 24 de febrero de 2022 | Publicado el 29 de junio de 2021

Actualizado el 24 de febrero de 2022

Publicado el 29 de junio de 2021

Los sistemas de contabilidad son un componente crítico de un negocio exitoso. Puede elegir entre algunos tipos de sistemas de contabilidad, incluidos manuales y basados ​​en software, para ayudar en las actividades financieras de su organización.

En este artículo, definimos los sistemas de contabilidad y sus componentes, enumeramos los tipos comunes de sistemas de contabilidad y brindamos pasos para ayudarlo a elegir el sistema de contabilidad adecuado para su negocio.

¿Qué son los sistemas contables?

Los contadores utilizan sistemas contables para administrar las actividades financieras de una organización, incluidos los ingresos, los gastos y las transacciones. Un sistema de contabilidad ayuda a los contadores a crear informes financieros que ayudan a comprender y registrar su información financiera.

Los componentes específicos de un sistema de contabilidad incluyen:

  • Cuentas por pagar

  • facturación

  • Cuentas por cobrar

  • Activos fijos

  • Inventario

  • Nómina de sueldos

Cuando crea un sistema de contabilidad simplificado para su negocio, puede mejorar su mantenimiento de registros, organizar su información financiera y tomar mejores decisiones financieras para su negocio.

Tipos de sistemas contables.

Los dos tipos diferentes de sistemas de contabilidad difieren en cómo se registra cada transacción. En un sistema de entrada única, solo se registra una entrada, ya sea débito o crédito. Los sistemas de contabilidad de partida doble registran tanto el débito como el crédito.

1. Sistemas de contabilidad por partida doble

En los sistemas de contabilidad de partida doble, cada entrada contable tiene una entrada correspondiente en otra cuenta. Muchas empresas optan por utilizar contabilidad de doble entrada porque puede mejorar la precisión de los datos. El software de contabilidad puede ayudar a administrar adecuadamente los sistemas de contabilidad de doble entrada.

Los beneficios de los sistemas de contabilidad de doble entrada incluyen:

  • Son más fáciles de detectar y corregir errores de datos y medir las pérdidas y ganancias.

  • Reducción del riesgo de fraude y mayor detección de fraude

  • Creación simplificada de estados financieros

2. Sistemas contables de entrada única

Los sistemas contables de entrada única se diferencian de los de entrada doble en que implican solo una entrada por transacción en lugar de dos entradas en cuentas diferentes. Los sistemas de contabilidad de entrada única a menudo no requieren software y se pueden hacer en papel simple o en hojas de cálculo computarizadas.

Aunque muchas empresas eligen la contabilidad de entrada doble para reducir el riesgo de errores de datos, los beneficios de los sistemas de contabilidad de entrada única incluyen:

  • Procesos contables simplificados con información en una sola hoja de cálculo

  • Propiedad del proceso de contabilidad para pequeñas empresas

Métodos de software vs. sistema de contabilidad manual

Cada tipo de sistema de contabilidad tiene diferentes beneficios y es más adecuado para diferentes empresas. Las dos formas en que se estructuran los sistemas de contabilidad son software versus manual.

Programa de contabilidad

Muchas empresas utilizan software de contabilidad o sistemas de contabilidad computarizados para procesar la información financiera. Los diferentes tipos de software de contabilidad ofrecen varias funciones y, por lo general, puede personalizarlas con opciones complementarias.

El uso de software de contabilidad tiene muchos beneficios, que incluyen:

  • Tiempo reducido en la contabilidad manual.

  • Reducción del riesgo de errores de datos

  • Datos en tiempo real

  • Procesos comerciales y contables automatizados.

El software adecuado combina las funciones que necesita para su empresa, que pueden incluir procesos automatizados, servicios en la nube e integración con otras aplicaciones de productividad.

Ejemplos de opciones de software de contabilidad incluyen:

  • FreshBooks

  • Intiuit QuickBooks

  • GoDaddy Contabilidad

  • Libros Zoho

  • Xero

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sistema de contabilidad manual

También puede utilizar un sistema de contabilidad manual. A diferencia de un sistema de contabilidad computarizado que utiliza software de contabilidad, un sistema de contabilidad manual implica mantener las cuentas a mano, utilizando libros y registros físicos. Algunas pequeñas empresas pueden usar sistemas de contabilidad manual debido a sus costos más bajos.

Algunos de los beneficios clave de usar un sistema de contabilidad manual incluyen:

  • Dinero ahorrado en la configuración del sistema de contabilidad

  • Reducción del riesgo de pérdida o corrupción de datos

Cómo elegir un sistema de contabilidad

Aquí hay cinco pasos para ayudarlo a elegir el sistema de contabilidad adecuado para su negocio:

1. Piense en las necesidades de su negocio

Conocer las necesidades específicas de su negocio lo ayudará a elegir un sistema de contabilidad efectivo. Podría considerar si sus necesidades incluyen lo siguiente:

  • Integrando su software de contabilidad con su otro software comercial

  • Mantener su sistema de contabilidad dentro del presupuesto

  • Usar un sistema de contabilidad que se adapte a las habilidades de sus empleados

  • Incluye funciones complementarias para sus funciones comerciales

  • Personalización de sistemas para adaptarse a su negocio

  • Automatización de procesos contables

2. Considere las características

También es útil tener en cuenta las características específicas que desea en un sistema de contabilidad. Esto puede ayudarlo a decidir si desea un sistema computarizado o manual, y también puede ayudarlo a elegir un sistema o software específico. Podría considerar buscar características como:

  • Nómina de sueldos

  • Facturación

  • presupuesto

  • Ventas

  • Gestión de contactos

  • Transacciones de negocios

3. Evalúa tus recursos

Otro paso clave para elegir un sistema de contabilidad es evaluar los recursos de su empresa. Piense en recursos como las habilidades contables de sus empleados y su presupuesto. Esto puede ayudarlo a determinar qué tipo de sistema de contabilidad funciona con los recursos que ya tiene.

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4. Compara sistemas

También puede comparar los beneficios y componentes clave de diferentes sistemas de contabilidad, así como también cómo cada tipo de sistema puede satisfacer sus necesidades.

5. Consulta a tu contador

Si su empresa tiene un contador designado, puede usar su experiencia y conocimiento de las finanzas de la organización para ayudarlo a elegir un sistema de contabilidad que funcione tanto para sus habilidades como para sus necesidades comerciales. Si su empresa no tiene un contador designado, simplemente puede elegir un sistema que coincida con las habilidades de sus empleados y sus preferencias de flujo de trabajo.

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