Temas a cubrir en una reunión inicial para proyectos de construcción

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Una reunión inicial eficaz es una parte esencial de la gestión de un proyecto de construcción. Permite que los miembros del equipo se conozcan entre sí, y un gerente exitoso puede asegurarse de que cada empleado comprenda el alcance y los objetivos del proyecto. Si está administrando un proyecto de construcción, puede ser beneficioso aprender sobre temas particulares para cubrir en su próxima reunión inicial. En este artículo, discutimos la importancia de una reunión inicial para un proyecto de construcción, así como una lista de temas que puede incluir su agenda.

¿Qué es la agenda de una reunión inicial para un proyecto de construcción?

La agenda de una reunión inicial para un proyecto de construcción es un resumen de los temas que desea discutir con su equipo antes de que comience un proyecto de construcción. Una reunión inicial es la primera de muchas reuniones a lo largo de la línea de tiempo de un proyecto e involucra a todos los que participan en el proyecto, asegurando que cada miembro del equipo comprenda el propósito y las metas del proyecto. A menudo, los proyectos de construcción requieren muchas reuniones en las que los miembros del equipo pueden recibir actualizaciones sobre el progreso del proyecto y reevaluar los objetivos, pero una reunión de inicio efectiva puede garantizar que el comienzo del proyecto funcione de manera ordenada.

Importancia de una agenda de reunión de lanzamiento para un proyecto de construcción

Una agenda de reunión inicial para un próximo proyecto de construcción es importante, ya que garantiza que cada miembro del equipo comprenda sus funciones y responsabilidades específicas. Una reunión inicial también ofrece los siguientes beneficios:

  • Establece objetivos comunes: puede utilizar una reunión inicial para resaltar los objetivos de su proyecto y asegurarse de que el cliente y todos los miembros del equipo compartan objetivos similares.

  • Establece un horario: una agenda puede ayudar a todos en la reunión a establecer sus propios horarios, lo que garantiza una gestión adecuada del tiempo a lo largo de un proyecto.

  • Permite que los miembros del equipo se reúnan: un proyecto exitoso requiere la participación de varios miembros del equipo, y una reunión permite que todos se reúnan y se sientan cómodos unos con otros.

  • Inicia una comunicación efectiva: la comunicación efectiva es esencial para cualquier proyecto, y una reunión inicial le permite a cada miembro del equipo saber a quién puede dirigirse si tiene preguntas o inquietudes.

Qué incluir en la agenda de una reunión inicial para un proyecto de construcción

Aquí hay algunas cosas que puede incluir en la agenda de su reunión inicial para un proyecto de construcción:

presentaciones del equipo

Durante una reunión inicial, puede ser útil designar un período de tiempo para las presentaciones. Esto permite que todos conozcan a otros miembros del equipo y aprendan sus responsabilidades y las de los demás. Durante las presentaciones, considere otorgar a cada miembro del equipo la oportunidad de presentarse. Esto también puede ser útil al establecer líneas de comunicación efectivas porque informa a los miembros del equipo a quién pueden contactar con preguntas relacionadas con el proyecto.

Ejecución del contrato

Si aún no ha finalizado un contrato ejecutado con cada miembro del equipo para todo el proyecto, una reunión inicial puede ser un buen momento para completar este paso. Considere dejar tiempo al final de la reunión para que cualquier persona que tenga preguntas sobre el contrato o quiera hacer cambios pueda abordar esas inquietudes. Es importante incluir detalles sobre el proyecto en el contrato, incluido el alcance del trabajo involucrado, los acuerdos de compensación y un cronograma de fechas de vencimiento importantes del proyecto.

Detalles del pago

Puede o no discutir los detalles de pago en una reunión inicial. Sin embargo, es mejor tener el presupuesto establecido antes de comenzar la reunión. Si analiza el pago, puede ser un cronograma de fechas de vencimiento de pago y qué tareas debe completar cada equipo antes de solicitar un pago. También puede incluir una lista de requisitos o fases de finalización que requieren completarse antes del pago.

Alcance de la declaración de trabajo

Si bien una reunión inicial a menudo incluye una breve descripción general del alcance del trabajo previamente acordado, también puede ser beneficioso revisarlo con todos en la reunión. Por lo general, esto incluye el rol y las responsabilidades de cada persona, así como las metas a corto y largo plazo. Cuando discuta el alcance del trabajo para su proyecto de construcción, también puede incluir los antecedentes del proyecto, la historia y los posibles beneficios del proyecto terminado.

Proceso de aprobación

Una reunión inicial también puede ser un buen momento para analizar los procesos de aprobación de su proyecto. Algunos proyectos pueden requerir una carta de Notificación para proceder (NTP) durante diferentes partes del proyecto, que es una aprobación de un cliente para que un equipo pueda continuar con su trabajo. Esta fase analiza específicamente el contenido y el momento de estas aprobaciones y proporciona un cronograma. Determinar los puntos de aprobación antes de que comience un proyecto puede ayudarlo a comprender cuándo avanzar o cuándo se necesita trabajo adicional.

logística del proyecto

Una reunión inicial también permite que los equipos discutan la logística importante, como las reglas o regulaciones del sitio de construcción, antes de que comience un proyecto. Considere crear un cronograma de reuniones con anticipación, que incluya cuándo y con qué frecuencia pueden ocurrir durante el proyecto. También puede ser beneficioso designar a las personas que respondan preguntas específicas o proporcionen recursos adicionales a lo largo del proyecto. Además, la logística también puede incluir situaciones únicas relacionadas con su próximo proyecto, como la forma en que los contratistas pueden acceder al lugar de trabajo o las horas durante cada día laboral en que la asistencia está disponible si es necesario.

Discutir riesgos y preocupaciones.

Antes de que comience un proyecto, también puede ser beneficioso para todos, incluidos los clientes o contratistas, discutir los riesgos o inquietudes que tienen sobre el próximo proyecto de construcción. Esto puede ser útil para desarrollar soluciones a inquietudes comunes o recopilar información de seguridad de los contratistas con respecto al proyecto. Este tiempo también puede permitir que los gerentes de proyectos discutan sobre seguros o protocolos de emergencia relacionados con el proyecto de construcción.

Línea de tiempo del proyecto

Durante la reunión inicial, es posible que también desee discutir el cronograma del proyecto, aunque es posible que aún no haya determinado cada detalle. Es vital especificar la fecha límite de ciertos entregables, que son los elementos específicos que usted o su empresa entregan al cliente una vez que completa el proyecto. Considere comunicarse con su cliente para que también tenga una línea de tiempo actualizada del proyecto.

Comentarios y preguntas

Una reunión inicial para un proyecto de construcción a menudo cubre varios temas, por lo que es importante dejar tiempo para comentarios o preguntas. Los asistentes podrían incluso comunicar preguntas o inquietudes que aún no había considerado. Es posible que necesite más tiempo para responder a algunas de estas preguntas, por lo que también puede ser útil planificar su reunión inicial mucho antes del inicio de su proyecto.

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