Tasa de quemado del proyecto: definición, importancia y consejos de seguimiento

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

La gestión de su presupuesto y cronograma son características esenciales de una buena gestión de proyectos. Una forma de realizar un seguimiento del rendimiento de su proyecto es calcular su tasa de consumo, que es la tasa a la que su equipo utiliza los recursos, como el tiempo y el presupuesto, para cumplir los objetivos del proyecto. Aprender sobre la tasa de consumo y cómo medir esta métrica puede ayudarlo a monitorear la eficiencia con la que trabaja su equipo para cumplir con los objetivos del proyecto. En este artículo, explicamos qué es la tasa de consumo de proyectos, por qué es importante y ofrecemos algunos consejos para ayudarlo a realizar un seguimiento de la tasa de consumo de su proyecto.

¿Qué es la tasa de quemado del proyecto?

La tasa de consumo de proyectos es una métrica en la gestión de proyectos que mide la eficiencia con la que el equipo administra su tiempo y presupuesto cuando trabaja para lograr sus objetivos. El cálculo de la tasa de quemado del proyecto permite a los gerentes de proyecto identificar si el equipo está en camino de cumplir con los plazos y las restricciones presupuestarias. Si la tasa de consumo del proyecto muestra que el equipo está administrando con éxito su tiempo y sus recursos financieros, entonces es una señal positiva de que el plan del proyecto es efectivo y se alinea de manera realista con las capacidades de desempeño del equipo.

En comparación, si la tasa de consumo muestra que el equipo está agotando sus recursos más rápido de lo esperado, le permite al gerente del proyecto revisar el plan y hacer ajustes. Por ejemplo, si el equipo está utilizando más del presupuesto del proyecto de lo previsto, el director del proyecto puede evaluar los recursos financieros del proyecto. Podrían redistribuir los fondos para cubrir mejor los costos actuales, encontrar formas de reducir los gastos, buscar oportunidades para aumentar los ingresos o ajustar sus objetivos de producción para mantenerse dentro del presupuesto.

¿Por qué es importante la tasa de quemado del proyecto?

La tasa de quemado del proyecto es importante para evaluar el rendimiento y la eficiencia de su plan de proyecto. Cuando los proyectos se adhieren al plan de uso de recursos como tiempo y dinero, asegura su sostenibilidad y significa que es probable que logren sus objetivos. Calcular su tasa de quemado lo ayuda a identificar si su proyecto está en camino de cumplir con sus plazos y objetivos presupuestarios. También le permite determinar si está adelantado a lo programado, si se está desempeñando por debajo del presupuesto, atrasado o excediendo los fondos disponibles. Cuando los directores de proyecto conocen el estado de rendimiento de su proyecto, pueden tomar mejores decisiones sobre el futuro del proyecto.

Por ejemplo, realizar un análisis de la tasa de consumo de un proyecto para evaluar la productividad de su equipo puede ayudarlo a determinar si está optimizando la forma en que su equipo utiliza su tiempo. Para conocer su tasa de consumo de productividad, calcule las horas de trabajo disponibles entre el inicio de una tarea del proyecto y su fecha límite. Mida qué porcentaje de progreso espera que su equipo logre cada día para cumplir con el objetivo del proyecto. Luego, haga un seguimiento de cuánto progreso real hace su equipo para completar la tarea. Al comparar la tasa de progreso real de su equipo con la tasa esperada, puede determinar la precisión de la estimación.

Sugerencias para realizar un seguimiento de la tasa de consumo de proyectos

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a monitorear la tasa de consumo de su proyecto:

Invierta en el software adecuado

Para proyectos más grandes o complejos, puede optar por usar un software de gestión de proyectos para ayudarlo a rastrear la tasa de consumo de su proyecto. Varios programas de gestión de proyectos ofrecen amplias opciones para la planificación, el seguimiento y la generación de informes de datos relacionados con los proyectos de la empresa. Algunos son más complejos que otros, pero incluso un simple software de seguimiento o una hoja de cálculo pueden ayudarlo a monitorear la tasa de consumo de su proyecto. Tener un sistema dedicado para organizar y visualizar sus datos facilita el seguimiento y la interpretación de un vistazo.

Al elegir el software adecuado para su proyecto, considere su tamaño, complejidad y presupuesto. Algunos proyectos pueden tener necesidades de seguimiento más extensas que otros. Por ejemplo, si está administrando un proyecto grande que tiene muchas fuentes de financiación o diferentes presupuestos para sus diversos aspectos, es posible que necesite un sistema más complejo para realizar un seguimiento de la tasa de consumo de cada presupuesto. Aunque estos sistemas pueden ser más costosos que las alternativas más simples, pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo al automatizar el proceso de cálculo de la tasa de consumo y generar informes en un horario regular.

Considere las prioridades del proyecto

La forma en que usa la tasa de consumo del proyecto depende de los objetivos y prioridades de su proyecto. Para algunos proyectos, puede ser más importante centrarse en el seguimiento de la productividad por hora, mientras que otros pueden hacer hincapié en la gestión del presupuesto. Aunque puede usar la tasa de consumo para evaluar el rendimiento tanto de la productividad de su equipo como de la gestión de su presupuesto, considere si necesita ambas métricas para su proyecto. Conocer sus prioridades y el propósito detrás de la recopilación de datos de tasa de consumo puede ayudarlo a aplicarlo mejor a su plan de proyecto. Por ejemplo, una nueva startup puede enfocarse más en administrar su presupuesto que en la productividad por hora.

Las empresas nuevas a menudo realizan un seguimiento de las tasas de consumo para asegurarse de que están optimizando el uso de sus fondos cuando aún no han generado ingresos. Cuando las nuevas empresas gastan dinero para desarrollar su negocio, deben administrar sus gastos con cuidado para asegurarse de que puedan cubrir todos sus gastos iniciales. Un proyecto que requiere cumplir con plazos ajustados puede realizar un seguimiento de su tasa de quema de productividad para monitorear qué tan bien trabaja su equipo hacia sus objetivos de producción. Medir los datos de productividad diarios le permite al gerente de proyecto evaluar las fortalezas y debilidades de productividad de su equipo. Con base en estos datos, desarrollan planes para mejorar la eficiencia.

Establecer evaluaciones periódicas

Es típico que el director del proyecto haga evaluaciones periódicas de la tasa de consumo. Definen con qué frecuencia realizar un seguimiento de sus datos de rendimiento en función de las necesidades y objetivos de su proyecto. Por ejemplo, algunos administradores de proyectos prefieren realizar un seguimiento diario de los datos de grabación de sus proyectos. Especialmente si están trabajando con un presupuesto limitado o un cronograma estricto, hacer que la tasa de consumo sea parte de sus cálculos diarios puede ayudar al gerente del proyecto a monitorear de cerca el desempeño de su equipo. Es posible que los proyectos más pequeños o aquellos con presupuestos y cronogramas más flexibles no requieran tanto seguimiento. Estos gerentes de proyecto solo pueden mirar la tasa de quemado periódicamente.

Al determinar con qué frecuencia evaluar la tasa de consumo de su proyecto, tenga en cuenta los objetivos y las necesidades de su proyecto. Si bien la tasa de consumo puede ser una métrica excelente para comprender qué tan bien su proyecto cumple con sus objetivos de uso del presupuesto y el personal, algunos proyectos pueden tener otras formas de administrar estos factores. Tenga en cuenta las necesidades de sus partes interesadas. Si está completando un proyecto para un cliente, es posible que vean sus datos de tasa de consumo para evaluar su desempeño. Consulta con tus clientes si planean estudiar esta métrica y con qué frecuencia prefieren recibir actualizaciones e informes.

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