Sugerencias para reuniones que le permitirán trabajar de manera más eficiente

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 22 de febrero de 2021 | Publicado el 4 de febrero de 2020

Actualizado el 22 de febrero de 2021

Publicado el 4 de febrero de 2020

Celebrar reuniones puede ser una excelente manera de fomentar la creatividad, tomar decisiones importantes y aprovechar las habilidades y la experiencia de una amplia gama de personas. Es importante canalizar la energía combinada de una sala llena de empleados para lograr los objetivos establecidos. Cuando las personas se reúnen y comparten ideas, puede ser fácil perder de vista el propósito de la reunión. En este artículo, brindaremos consejos para garantizar que sus reuniones se desarrollen de manera eficiente y ayuden a promover los objetivos de su empresa.

¿Por qué son importantes las reuniones?

Hay muchas maneras de comunicarse con los colegas, pero a veces reunirse cara a cara es la mejor manera de aprovechar las habilidades de los demás. Una reunión es una forma importante de inspirar la creatividad, resolver un problema que requiere un enfoque holístico o simplemente mantener a todos encaminados hacia un objetivo común.

Hablar con personas con diferentes habilidades y enfoques puede ser una parte vital del proceso de toma de decisiones. Buscar aportes de diferentes departamentos puede cambiar por completo el alcance de un proyecto o ayudar a identificar y abordar los problemas a medida que surgen. Algunas empresas organizan reuniones con clientes y proveedores como la función principal de su negocio, por lo que saber cómo asegurarse de que una reunión se desarrolle de manera eficiente es una habilidad clave.

Consejos para llevar a cabo reuniones efectivas

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a tener reuniones exitosas y productivas:

  • Crea una estructura.

  • Establecer y hacer cumplir una hora de finalización.

  • Estar preparado.

  • Utilice herramientas para que sus reuniones funcionen.

  • Permita que todos tengan la oportunidad de hablar.

  • Haga que sus puntos de acción sean claros y específicos.

Crear una estructura

Es mucho más probable que su reunión se mantenga encaminada si tiene una agenda para mantener a los asistentes enfocados. Si está a cargo de crear la agenda, puede solicitar la opinión de los asistentes o simplemente asignarles un espacio para dirigirse al grupo, según el formato de la sesión. Si le dice a la gente lo que espera lograr y cuál será el beneficio de eso, entonces es más fácil para ellos venir preparados.

Las viñetas pueden ayudarlo a mantener el enfoque en el objetivo principal. Al enumerar los temas de discusión, es posible que encuentre elementos en los que haya material de antecedentes que podría ser relevante para los asistentes.

Si envía esto con la agenda, idealmente con al menos un día de anticipación, sabrá que todos han tenido la oportunidad de leer las partes relevantes. También puede proporcionar algunos detalles en la agenda para guiar a las personas a las secciones a las que se referirá y resaltar quién espera que contribuya a cada punto.

Si ha sido invitado a una reunión y no se ha distribuido ninguna agenda, considere pedirle al líder que cree una o le diga los objetivos y el cronograma de la reunión. Para las reuniones programadas con regularidad, una plantilla puede ser una buena manera de crear cierta estructura y puede ahorrar tiempo simplemente completando los espacios en blanco en lugar de escribir uno nuevo para cada reunión.

Establecer y hacer cumplir una hora de finalización

Cuando establezca la hora de su reunión, incluya una hora de finalización. Tener un límite de tiempo enfocará la atención de todos y ayudará a mantener la discusión enfocada y programada. Si limita sus reuniones a alrededor de una hora desde el principio, los asistentes sabrán que su productividad y aportes serán recompensados ​​con un descanso.

En reuniones grandes que requieren aportes de muchas personas, puede ser útil tener una persona designada que controle el tiempo y que intervenga si una sola discusión se prolonga demasiado.

Estar preparado

La preparación es la clave de la eficiencia cuando se trata de gestionar reuniones. Infórmeles a los asistentes si espera alguna investigación específica, informes o comentarios sobre un tema en particular de ellos y asegúrese de darles suficiente tiempo para recopilar la información que necesita.

Los líderes de la reunión y los colaboradores deben estar listos para compartir sus ideas y responder a las preguntas de seguimiento de los demás asistentes. Si está presentando su idea para un nuevo producto, por ejemplo, debería poder responder preguntas razonables sobre el costo, el margen de beneficio, la producción y la base de clientes.

Anticipe cómo se desarrollará una discusión e investigue un poco para asegurarse de estimular la discusión y hacer el mejor uso del tiempo de todos.

Utilice herramientas para que su reunión funcione

Hay muchas herramientas diferentes disponibles para hacer que sus reuniones sean más efectivas. Algunos de ellos son simplemente estrategias de comunicación que pueda garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar.

Si es probable que su reunión incluya discusiones que traten información confidencial, considere establecer algunas pautas sobre el registro y el intercambio de información para que todos se sientan cómodos con el protocolo.

También hay soluciones tecnológicas para algunos de los problemas que podría enfrentar en una reunión. El software colaborativo puede ser una excelente manera de alentar a todos a trabajar juntos en un documento o presentación, y puede evitar largas listas de acciones de seguimiento si quienes ofrecen una solución pueden realizar cambios en la documentación del proyecto en tiempo real.

Si necesita ayuda para maximizar la eficiencia de la reunión, hay varias soluciones de software y aplicaciones para los desafíos más comunes que enfrentan las personas.

Para las empresas donde las reuniones son frecuentes y son parte integral de sus operaciones, existen algunas herramientas de reuniones de alta tecnología que pueden conectarse a los calendarios de los asistentes y advertirles si se necesitan en otro lugar e incluso alterar la iluminación a medida que avanza una reunión para indicar que es hora de dar por concluida la discusión.

Es posible que este nivel de automatización no sea necesario para la mayoría de las reuniones, pero encontrar una manera de organizar notas, realizar un seguimiento de las acciones y compartir investigaciones relevantes puede hacer que todo el proceso sea mucho más eficiente.

Permita que todos tengan la oportunidad de hablar

Ya sea que esté organizando una reunión o simplemente participando, es de interés de todos asegurarse de que todos los asistentes tengan la oportunidad de hablar. Ya sea para cuestionar una idea, ofrecer una sugerencia o simplemente agregar su voz al consenso, si alguien está en una reunión, debe estar en condiciones de contribuir. Es importante fomentar un entorno en el que todos se sientan cómodos expresando sus pensamientos.

Esto puede ser particularmente importante si uno de los asistentes tiene una pasión particular por un proyecto o una objeción expresa a la forma en que se están haciendo las cosas. Es importante dejar que se les escuche antes de pasar con firmeza a permitir que otros contribuyan.

Hay varias formas positivas de abordar el problema de hacer que alguien deje de hablar cuando otros están esperando para hablar, enfocándose principalmente en animar a otros a compartir sus ideas

Haga que sus puntos de acción sean claros y específicos.

Las personas deben salir de una reunión sintiéndose claras sobre sus próximos pasos y cómo van a contribuir al proyecto en el que están trabajando. Aproveche este entusiasmo compartiendo minutosnotas y puntos de acción tan pronto como sea posible después de la reunión y establecer plazos para garantizar que todos trabajen con el mismo horario.

La próxima reunión debería ser una oportunidad para compartir su progreso, así que asegúrese de ser realista sobre lo que le está pidiendo a la gente y el tiempo asignado para la tarea. Puede utilizar calendarios y software de gestión de tareas para programar seguimientos y realizar un seguimiento de los puntos clave de rendimiento.

Una reunión debe hacer que todos se sientan listos para la siguiente etapa del proyecto, así que use estos consejos junto con las herramientas que tiene para aprovechar al máximo cada reunión que celebre o a la que asista.

Consulta las alternativas a tener una reunión

Aunque las reuniones pueden tener un impacto positivo en un proyecto, puede haber formas más eficientes de lograr su objetivo. La tecnología colaborativa puede ser una herramienta útil para obtener aportes de varias partes interesadas de una manera que se adapte a sus propios horarios y no requiera su presencia física.

Esta es una consideración particularmente importante si necesita la experiencia de personas que no se encuentran todas en el mismo lugar. Si es esencial reunir a todos, considere si una llamada de conferencia sería más eficiente que pedirles a los colegas que viajen o si las reuniones podrían programarse con menos frecuencia con opciones de trabajo colaborativo utilizadas en el medio.

Esta también puede ser una estrategia útil para proyectos en los que las reuniones periódicas han planteado problemas similares una y otra vez. Si se encuentra con problemas particulares que solo pueden resolverse mediante una reunión, entonces podría valer la pena investigar si un nuevo proceso o directriz podría resolver el problema para satisfacción de todos y anular la necesidad de ese estilo de reuniones por completo, lo que permitiría un uso más productivo. de tiempo cuando reúnes a todos.

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