Su guía definitiva para la previsión de recursos humanos

A menudo, las empresas tienen que ajustar el tamaño y la composición de sus equipos para satisfacer las cambiantes necesidades comerciales. La previsión de recursos humanos (HR) permite a las organizaciones determinar de forma proactiva la cantidad y el tipo de candidatos que necesitan contratar. Si está interesado en asegurarse de tener el personal para tener éxito incluso cuando cambian las condiciones comerciales, puede beneficiarse al aprender sobre el valor de la previsión de recursos humanos. En este artículo, definimos la previsión de recursos humanos, explicamos por qué es importante y revisamos las estrategias y los consejos que su empresa puede utilizar para realizar previsiones de forma eficaz.

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¿Qué es la previsión de recursos humanos?

La previsión de recursos humanos es el proceso de predecir cómo cambian las necesidades de personal de una empresa con el tiempo para que pueda permanecer preparada para operar con éxito. Las organizaciones utilizan la previsión de recursos humanos para decidir contratar a más personas, reducir su dotación de personal o ajustar la forma en que dividen las responsabilidades. Dado que los departamentos de recursos humanos manejan la contratación, la incorporación y la capacitación, son los más calificados para ejecutar este proyecto. Las empresas pueden realizar previsiones de recursos humanos de forma periódica o continua si su modelo de negocio implica una rotación frecuente o cambios en la oferta y la demanda.

¿Por qué es importante la previsión de recursos humanos?

La previsión de recursos humanos es importante porque garantiza que las organizaciones puedan operar de manera responsable, evitando los costos asociados con la pérdida de productividad o el exceso de personal. Las empresas grandes y pequeñas experimentan cambios de personal o eventos externos que afectan drásticamente su capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes, producir suficientes productos o completar ciertas tareas. La previsión de recursos humanos limita las consecuencias financieras y operativas de estos sucesos y protege los resultados de las empresas.

Estos son algunos ejemplos de cómo la previsión de recursos humanos respalda los intereses de las empresas:

  • Cambios en la demanda: es posible que las empresas deban ajustar el tamaño de sus equipos para satisfacer la demanda que cambia según la temporada o las tendencias de los consumidores. Por ejemplo, las tiendas minoristas generalmente necesitan contratar más personal antes de la temporada navideña.

  • Cambios en el suministro: si una empresa depende de un material o bien en particular para operar, es posible que tenga que hacer ajustes de personal a medida que cambia el suministro. Por ejemplo, una planta de fabricación de computadoras puede reducir sus operaciones durante unos meses debido a la escasez de microchips.

  • Cambios en el mercado: Los cambios económicos y de mercado pueden afectar la cantidad de empleados que puede tener una empresa. Por ejemplo, una ley estatal que aumente el salario mínimo podría dar lugar a que algunas empresas planeen cubrir menos puestos.

  • Cambios internos en el personal: cuando los empleados se jubilan, obtienen promociones o son despedidos, sus empleadores deben responder en consecuencia. Dado que la mayoría de las empresas saben de antemano quién en su organización cambia de funciones o se va, pueden prever los reemplazos necesarios.

  • Cambios en la disponibilidad de recursos: los recursos disponibles de las empresas a menudo cambian, lo que afecta sus capacidades de dotación de personal. Por ejemplo, una empresa en crecimiento puede comprar espacio de oficina adicional y tener más dinero para gastar en los empleados para llenarlo.

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Estrategias para una previsión eficaz de recursos humanos

Aquí hay varias estrategias que su departamento de recursos humanos puede implementar para un pronóstico efectivo:

método Delfos

El método Delphi obtiene la opinión de múltiples expertos para analizar un problema. Utiliza un intermediario para facilitar el intercambio de ideas sin prejuicios personales ni debates improductivos. En empresas con importantes departamentos de recursos humanos, el método Delphi puede ser una estrategia eficaz para equilibrar las perspectivas contrapuestas sobre las necesidades de personal. Para usar este método, su empresa selecciona a los gerentes de recursos humanos mejor calificados para predecir cómo los factores externos e internos afectarían a su equipo. Cada uno presenta en privado sus ideas sobre cómo prepararse para el futuro al intermediario.

Una vez que todos han enviado sus ideas, el intermediario comparte cada opinión manteniendo el anonimato de su contribuyente y el proceso se repite. Teniendo en cuenta los nuevos conocimientos, cada gerente de recursos humanos ajusta su propuesta para que sea más precisa. El facilitador destaca los principales puntos de desacuerdo y el grupo los aborda hasta llegar a un consenso procesable.

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Análisis de tendencia

Una estrategia de análisis de tendencias utiliza datos históricos sobre la dotación de personal anterior de su empresa para predecir sus necesidades futuras. Compara su número de empleados en diferentes momentos con métricas importantes para su modelo de negocio. Por ejemplo, una concesionaria de autos podría estudiar su pasado para determinar qué cantidad de vendedores correspondía con la mayor cantidad promedio de autos vendidos por empleado. Si bien no siempre es exacto, identificar tales tendencias ayuda a las empresas a pagar solo por la mano de obra que necesitan y al mismo tiempo brindar un excelente servicio y vender inventario.

Analisis de proporción

El análisis de proporciones funciona de manera similar al análisis de tendencias porque establece una conexión entre las métricas clave y la dotación total de personal. Sin embargo, el análisis de proporciones prioriza la identificación de la proporción exacta que permite que una empresa opere bien y luego la aplica al futuro.

Por ejemplo, mientras se prepara para una ajetreada temporada de verano, un resort puede ver cuántos servidores tenía en plantilla en años anteriores y compararlo con el número de huéspedes que atendió. Si la proporción fuera de un servidor por cada 25 invitados, entonces el departamento de recursos humanos contrataría tantos servidores como fuera necesario para mantener esa proporción en el próximo período ocupado.

Pronóstico de suministro

La previsión de oferta se refiere a la estrategia en la que las empresas analizan su acceso interno y externo a candidatos calificados. Internamente, las empresas evalúan a sus equipos para determinar a quién podrían ascender o realizar una transición lateral a puestos vacantes. Revisan las calificaciones y las evaluaciones de desempeño de los empleados y deciden cómo usarlos como reemplazo de alguien que planea jubilarse o renunciar.

Externamente, los departamentos de recursos humanos estudian el mercado laboral actual y las leyes relevantes para determinar cómo estos factores afectarían la contratación. Luego revisan su estimación de cuánto costaría contratar nuevos empleados. Por ejemplo, si la investigación sugiere que los vendedores de nivel de entrada están ganando significativamente más en los últimos años, la empresa puede decidir contratar a un nuevo vendedor menos de lo que había planeado.

Consejos para una previsión eficaz de recursos humanos

Aquí hay algunos consejos para mejorar la previsión de recursos humanos de su empresa:

Aproveche las oportunidades de contratación

La previsión de recursos humanos lo prepara para realizar contrataciones responsables y prácticas. Sin embargo, también es una oportunidad para agregar talento a su equipo al encontrar candidatos que ofrezcan habilidades que nadie en su organización tiene actualmente. Mientras recopila información y hace proyecciones sobre el futuro, reúnase con otros gerentes de su organización para comprender mejor qué habilidades y capacidades creen que faltan en sus equipos. En lugar de ser simplemente un proceso de reemplazo, la previsión de recursos humanos puede ser una oportunidad para revitalizar su organización y mejorar su capacidad de innovación.

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Considere varios tipos de empleados

A veces, las empresas desarrollan hábitos que determinan prematuramente las decisiones de contratación. A medida que realiza su pronóstico de recursos humanos, asegúrese de investigar qué tipos de empleados serían realmente mejores para sus necesidades laborales. Su empresa podría descubrir que podría cumplir con los mismos objetivos de producción o atender a la misma cantidad de clientes utilizando trabajadores de medio tiempo en lugar de los de tiempo completo o pasantes remunerados en lugar de empleados asalariados.

Desarrollar cuidadosamente un plan de contratación que abarque diferentes tipos de empleados puede reducir cuánto gasta su empresa en beneficios y otros costos asociados con la nómina. A medida que pruebe nuevos arreglos de contratación, puede obtener información que cambie profundamente la forma en que concibe el futuro de su organización y el desarrollo de su equipo.

Revisa tu organigrama

Antes de comprometerse con un plan de contratación, determine si su empresa ha delegado responsabilidades de la manera más inteligente posible. Su organigrama refleja los flujos de trabajo y las relaciones de informes en los que se basa su negocio, pero a medida que su empresa crece, esos sistemas pueden merecer una reconsideración. Su departamento de recursos humanos puede identificar puestos que podría combinar en lugar de contratar por separado, o puede recomendar agregar un puesto completamente nuevo para aliviar la carga de trabajo que un departamento lucha por manejar.

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Encuesta a tus empleados

Cada empresa maneja la previsión de recursos humanos de forma algo diferente, pero incluso si solo lo hace de forma intermitente, aún puede tomar medidas para mejorar su preparación. Considere encuestar a sus empleados para recopilar datos que podrían afectar sustancialmente sus pronósticos de recursos humanos. Especialmente en organizaciones más grandes, es difícil realizar un seguimiento de todos los desarrollos importantes del personal y tenerlos en cuenta al planificar. Por ejemplo, un empleado puede discutir abiertamente sus intenciones de jubilarse, pero sin la recopilación de datos, no puede tomar medidas hasta que reciba el aviso formal del empleado dos semanas antes de su partida.

Ya sea que realice una encuesta formal o simplemente participe en conversaciones regulares sobre los planes de los empleados, intente comprender los indicadores que pueden afectar sutilmente sus pronósticos. Por ejemplo, si la satisfacción o la productividad de los empleados es excepcionalmente alta, la retención mejorada de empleados puede significar que necesita menos contrataciones de lo habitual durante una temporada alta.

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