Solicitud de propuesta: definición y qué incluir

Por el equipo editorial de Indeed

22 de febrero de 2021

Usted y los miembros de su equipo pueden tener un nuevo proyecto para implementar, pero necesitan orientación sobre cómo planificarlo y llevarlo a cabo. Para ayudar con esto, puede enviar una solicitud de propuesta pidiendo a otras empresas que envíen sus ideas y estrategias sobre cómo construirán este proyecto. Cada postor debe someterse a un proceso específico de solicitud de propuesta para asegurarse de que cumple con los requisitos y calificaciones deseados por su organización antes de elegir su oferta para el proyecto.

En este artículo, explicamos qué es una solicitud de propuesta, cuándo las empresas pueden usarla y los pasos del proceso de solicitud de propuesta.

¿Qué es una solicitud de propuesta?

Una solicitud de propuesta es un documento que las empresas publican que anuncia un próximo proyecto que les gustaría implementar. La solicitud de propuesta enumera los detalles sobre el proyecto entrante y solicita a los contratistas y organizaciones que presenten ofertas, que enumeran su estrategia y el presupuesto deseado para completar el proyecto.

Después de publicar la solicitud de propuesta, su organización revisa las ofertas para examinar todas las opciones disponibles para implementar este proyecto. Mientras hace esto, examinará cuidadosamente los diferentes factores de la estructura de la empresa licitadora, incluida su salud financiera, las reseñas de los clientes, la reputación de la empresa y el pago propuesto. Muchas empresas prefieren las solicitudes de propuestas porque les gusta tener varias opciones disponibles y ver diferentes ideas sobre cómo los contratistas planean mejorar la eficiencia de la empresa a través de un proyecto bien diseñado.

¿Cuándo pueden las empresas utilizar una solicitud de propuesta?

Las solicitudes de propuestas son utilizadas con mayor frecuencia por entidades gubernamentales o sin fines de lucro que buscan un proyecto de calidad a un precio asequible y razonable, por lo que utilizan el proceso de solicitud de propuestas para tener muchas opciones. Los casos comunes y ejemplos de organizaciones que utilizan solicitudes de propuestas incluyen:

  • Entidades gubernamentales que intentan encontrar las ofertas más bajas para productos o servicios.

  • Pequeñas empresas que necesitan comprar productos de un proveedor que cumpla con sus criterios específicos

  • Organizaciones que se están expandiendo y necesitan un nuevo edificio construido

Elementos de una solicitud de propuesta

El propósito de una solicitud de propuesta es describir el proceso de licitación y las pautas de una organización, junto con los términos de su contrato. Debe explicar cómo le gustaría a la organización que los postores formatearan sus propuestas. Debe ser claro y relevante, ya que describe el formato deseado para la propuesta, sus objetivos para el proyecto y el proceso de calificación de las propuestas. Es mejor que la propuesta sea breve, ya que simplemente debe proporcionar pautas e instrucciones para que el postor las siga fácilmente, sin ser demasiado detallada como para obstaculizar la creatividad y las ideas únicas del postor.

Los elementos comunes a incluir en su solicitud de propuestas son:

  • Descripción del proyecto: esta sección debe enumerar claramente los detalles del proyecto propuesto, como objetivos y expectativas, plazos, ubicación y la razón por la que está creando el proyecto.

  • Declaración de trabajo: esta sección incluye tareas que le gustaría que el ganador de la oferta completara para el proyecto.

  • Cronograma del proyecto: en esta sección, enumerará su cronograma anticipado y el cronograma para la finalización del proyecto y puede solicitar a los licitadores que también presenten sus propias proyecciones de cronograma.

  • Criterios de evaluación: Esto enumera cómo su organización pretende calificar las propuestas y su método para seleccionar al mejor postor.

  • Antecedentes de la organización: puede utilizar esta sección para describir brevemente su negocio, los productos que vende y los objetivos de su organización.

  • Elementos, instrucciones y términos de la propuesta: esta es una de las secciones más largas de la propuesta que describe claramente lo que espera ver en cada documento de propuesta. Puede especificar la información que desea que incluya el postor y el formato que debe seguir.

  • Cronograma de selección: además del cronograma del proyecto en sí, incluya un cronograma de cuándo planea seleccionar a los licitadores. Si va a reducir sus propuestas a un número selecto de postores y luego requerirá pasos adicionales para que los postores completen, mencione esto en su solicitud de propuesta y publique el cronograma para el proceso de selección adicional.

  • Presupuesto del proyecto: puede publicar su presupuesto propuesto para el proyecto, enumerar un rango de precios en el que preferiría permanecer o dejar que los postores publiquen sus propios planes de presupuesto y considerar elegir el más bajo que aún ofrezca un producto final de calidad.

  • Directrices y plazos de presentación adicionales: enumere cualquier otro detalle del proyecto que le gustaría ver de la empresa y los plazos en los que los licitadores deben presentar sus propuestas.

Proceso de solicitud de propuesta

Tómese su tiempo para crear una solicitud de propuesta que describa claramente lo que está buscando en un proyecto y en los licitadores que lo implementan. Siga de cerca el cronograma de aprobación y las pautas que creó y describió en la solicitud de propuesta para asegurarse de que sus postores reciban un trato justo y no tengan que esperar demasiado por su respuesta. Siga estos pasos para completar con éxito el proceso de solicitud de propuesta:

1. Determine lo que está buscando en un proyecto o licitador ideal

Siéntese con su equipo para establecer las pautas y los objetivos de su proyecto. También debe reunirse con sus equipos contables y financieros para determinar el presupuesto de su proyecto y cuál es la oferta ideal para su empresa. Haz una lista de criterios y detalles que a ti y a tu equipo les gustaría ver en cada propuesta. Esto le ayuda a crear una solicitud de propuesta detallada que proporciona suficiente información para que sus postores entiendan lo que está buscando en el proyecto.

Si aún no lo ha hecho, forme un equipo de revisión de propuestas antes de enviar la solicitud de propuesta. De esta manera, puede crear un cronograma separado para cuando usted y el equipo revisen las diferentes propuestas y tomen las decisiones finales. Su equipo de revisión de propuestas también puede trabajar con usted para elaborar una solicitud de propuesta convincente y relevante al establecer los elementos que a todos les gustaría incluir en ella.

2. Redactar una solicitud de propuesta clara y pertinente

Una vez que usted y su equipo decidan qué incluir en la solicitud de propuesta, pueden comenzar a redactarla para los licitadores. Incluya todos los elementos y secciones que usted y su equipo acordaron y asegúrese de que defina claramente los antecedentes de su empresa, la misión y el propósito de su proyecto y las pautas específicas que cada postor debe seguir cuidadosamente. Debe ser directo, simple de entender y relevante para el proyecto en general.

3. Edite y revise la solicitud de propuesta

Una vez que termine su primer borrador, revíselo y vuelva a leerlo usted mismo para asegurarse de que sea conciso y no tenga errores gramaticales. Trate de leerlo desde la perspectiva de un postor para asegurarse de que contiene todas las reglas y la información que necesita para visualizar fácilmente lo que está buscando en su proyecto ideal. Pida a su equipo de propuesta que la revise y agregue cualquier sugerencia o elemento que crea que puede faltar. El equipo ejecutivo también puede solicitar revisar la propuesta para agregar cualquier detalle importante que considere crucial para el éxito del proyecto.

4. Publicar la solicitud de propuesta y liberar un plazo razonable

Una vez que todos hayan aprobado su solicitud de propuesta, distribúyala al público con una fecha límite clara para que los postores la sigan fácilmente. También es mejor proporcionar una comunicación previa al lanzamiento a los posibles postores para informarles que su solicitud de propuesta está actualmente en curso y se anunciará pronto.

Cuando publique la solicitud de propuesta, proporcione detalles claros sobre cómo los postores pueden contactarlo con cualquier pregunta o información adicional del proyecto. Puede anunciar su lanzamiento a través de diferentes canales de marketing y promoción, como comunicados de prensa, páginas de redes sociales y otras noticias o medios de comunicación.

5. Revíselo y redúzcalo a un grupo de posibles postores

Reúnase con su equipo de revisión para organizar y revisar sus ofertas. Si ha recibido varias, es posible que deba asignar uno o dos empleados clave para revisar las solicitudes de propuestas y reducirlas para que su grupo las revise en conjunto. Establezca qué propuestas de proyecto siguen claramente las pautas, proporcione los detalles clave que está buscando y cumpla con todos los objetivos que ha establecido para su proyecto deseado.

Elija entre tres y cinco proyectos en los que usted y su equipo estén más interesados ​​y anuncie a los postores que planea pasar a la siguiente etapa del proceso de consideración.

6. Establecer negociaciones de precios

Uno de los factores cruciales involucrados en la selección del mejor postor para su proyecto es el precio proyectado que piden los postores. Puede usar esta próxima etapa para preguntar a los postores si les gustaría bajar a un precio más bajo. Los que estén dispuestos a reducir su rango de precios pueden recibir más consideración, siempre que aún ofrezcan una idea de proyecto y un servicio de calidad.

Si hay organizaciones que ofrecen un precio más alto por sus servicios, pero usted cree que el precio aún vale la calidad que brindan, entonces aún puede considerarlas como una opción sólida para el proyecto.

7. Solicite información adicional y ofertas finales

La etapa final del proceso de consideración implica pedir ver detalles adicionales de los postores con respecto al proyecto que lo ayudarán a determinar mejor si son los más adecuados. Déles plazos claros para cuando necesiten que le envíen esta información adicional. Pregúnteles si están dispuestos a negociar un nuevo precio con usted por última vez.

Reúnase con su equipo para determinar qué postor ofrece la propuesta de proyecto más valiosa a un costo razonable. Su equipo ejecutivo también puede opinar sobre la decisión y puede tomar la decisión final por usted.

8. Redacte un contrato para el licitador de su elección

Una vez que haya elegido un postor para completar su proyecto, contáctelo directamente y redacte un contrato que siga las pautas ya enumeradas en su solicitud de propuesta. También debe incluir los términos acordados, la fecha límite y el monto de pago para el postor. Después de recibir un acuerdo verbal y escrito del licitador para trabajar en el proyecto, haga una declaración oficial anunciando su selección final al público.

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