Sistemas de Control de Gestión (MCS): Ejemplos y Consejos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 5 de diciembre de 2021 | Publicado el 22 de marzo de 2021

Actualizado el 5 de diciembre de 2021

Publicado el 22 de marzo de 2021

Un desafío central para muchas empresas es administrar con éxito varios departamentos que tienen responsabilidades muy diferentes. Para organizar los esfuerzos de muchos equipos en un producto o servicio exitoso, las empresas suelen utilizar sistemas de control de gestión. Al tener un enfoque organizado para definir metas y medir resultados, las empresas pueden crear lugares de trabajo unificados y altamente productivos. En este artículo, definimos los sistemas de control de gestión, comprendemos las partes de uno con ejemplos del mundo real y revisamos los consejos para aprovechar al máximo estos sistemas en su empresa.

¿Qué es un sistema de control de gestión?

Un sistema de control de gestión (MSC) es un sistema que utilizan las empresas para comprender el éxito con el que logran los objetivos de productividad, rentabilidad o eficiencia. Continuamente toman medidas del rendimiento de una empresa para predecir si es probable un resultado deseado. Por lo general, el software comercial o los datos recopilados por los empleados se utilizan para medir el progreso en métricas fáciles de entender, como dólares, horas o unidades de producto.

Las empresas a menudo tienen departamentos administrados por separado, cada uno con diferentes responsabilidades, que se requieren para que la empresa en general tenga éxito. Los sistemas de control de gestión están pensados ​​para ser adaptables a cada uno de estos departamentos. Una misma empresa puede tener varios sistemas de control de gestión a la vez.

Un sistema de control de gestión ayuda a los gerentes a comprender dónde son necesarias las mejoras en las operaciones diarias de una empresa. La retroalimentación clara del sistema debe señalar los obstáculos específicos que impiden que se cumplan los objetivos y sugerir soluciones sensatas. Idealmente, esta retroalimentación debería ayudar a prevenir problemas en lugar de diagnosticarlos después del hecho.

Qué incluir en un sistema de control de gestión

Son varios los componentes que componen un sistema de control de gestión. Aquí hay un ejemplo de las diversas partes que funcionarían en una empresa más pequeña, como un restaurante:

Borrar asignaciones gerenciales

Cuanto más grande es una empresa, más probable es que haya gerentes con diferentes responsabilidades. Es importante entender hacia qué está trabajando cada departamento para que cada gerente pueda ser responsable de cumplir los objetivos.

Ejemplo

El propietario de un restaurante crea dos categorías gerenciales, una para la cocina y otra para el comedor. El chef ejecutivo es el jefe de cocina y el jefe de servicio es el responsable del comedor. Cada uno tiene diferentes objetivos diarios y mensuales, supervisa personal diferente y tiene presupuestos diferentes, pero ambos deben tener éxito para que el restaurante sea rentable.

Controles burocráticos

Los controles burocráticos son las reglas y pautas de una operación comercial destinadas a mejorar la eficiencia y mantener la organización. Definen la cadena de mando y delegan responsabilidades dentro de cada división de una operación. Los controles burocráticos bien diseñados responden tantas preguntas como sea posible antes de tiempo para que los problemas se puedan resolver de manera ordenada. En los sistemas de control de gestión, es importante que establezca controles burocráticos desde el principio para que los empleados y la dirección puedan tener una idea compartida de cómo debería ser el futuro.

Ejemplo

Un nuevo servidor y un nuevo cocinero de línea reciben cada uno un manual cuando comienzan a trabajar. Parte de la información es la misma, como las políticas de vacaciones, los antecedentes del restaurante y el código de conducta. Sin embargo, gran parte de la información puede diferir debido al departamento en el que trabajan. El cocinero y el mesero pueden tener diferentes gerentes, trabajar en diferentes horas y tener diferentes expectativas. Debido a los claros controles burocráticos, los empleados se sienten bien informados y listos para desempeñar las funciones que sus diferentes gerentes les han asignado.

Controles financieros

Los controles financieros son los objetivos que una empresa establece como necesarios para el crecimiento y la rentabilidad. Esto podría ser, por ejemplo, los costos de producción o el rendimiento de las ventas. En los sistemas de control de gestión, los gerentes monitorean de cerca las finanzas para identificar los ajustes necesarios para permanecer alineados con las metas del negocio.

Ejemplo

Tanto el chef como el gerente de servicio tienen objetivos financieros específicos para sus sistemas de control de gestión. El gerente de servicio busca cumplir con los objetivos de ingresos totales por cheque promedio y por noche, al mismo tiempo que se asegura de que el costo de la mano de obra esté bajo control. El chef calcula los precios del menú que mantienen el costo de los alimentos en un nivel razonable y maximizan las ganancias sin rechazar a demasiadas personas.

Controles de calidad

Los controles de calidad aseguran que el producto o servicio de una empresa cumpla con sus propios estándares. Se aseguran de que las ventas que se realizan sean útiles para el crecimiento continuo al dejar satisfechos a los clientes.

Ejemplo

El gerente de servicio puede tratar de hablar con cada mesa una vez durante una comida y revisar los promedios de propinas de cada mesero para ver si los invitados están recibiendo un buen servicio. El chef ejecutivo prueba los platos durante toda la noche para asegurarse de que los cocineros los estén ejecutando correctamente o puede consultar las reseñas en línea para ver cómo se sienten los invitados con respecto a las diferentes preparaciones.

Relacionado: ¿Qué es el control de calidad?

Controles normativos

Los controles normativos son patrones basados ​​en el comportamiento que unifican a un equipo en su enfoque y actitud hacia las metas. A menudo son menos formales que otros tipos de controles que utilizan indicadores de éxito basados ​​en números. Es posible que no pueda abordar todos los aspectos del comportamiento en el lugar de trabajo por escrito, pero puede fomentar ciertos hábitos repitiéndolos. Hay dos tipos de controles normativos a considerar:

  • Normas de equipo: Estas son normas que las divisiones de una empresa utilizan para lograr objetivos específicos para ellos.

  • Normas de cultura organizacional: Estas son normas que definen la cultura de la empresa para todos los empleados y reflejan la declaración de misión o sentido de propósito de una empresa.

Ejemplo

Puede ser una norma del equipo que cuando un cocinero dice que está enfermo, otro cocinero voluntariamente sacrifica un día libre por el equipo. Esto podría deberse a que es mucho más difícil para un cocinero trabajar en dos estaciones que para un servidor ocuparse de mesas adicionales. Una norma de cultura organizacional del restaurante podría ser que todos los empleados, cocineros y meseros, lleguen al trabajo quince minutos antes como una forma de unificarse en torno a una cultura de puntualidad y superación de expectativas.

Consejos para los sistemas de control de gestión

Si todos los componentes de un sistema de control de gestión están en su lugar, entonces su empresa podría alcanzar sus objetivos con mayor frecuencia y predecir las dificultades con anticipación. Estos son algunos consejos para aprovechar al máximo sus sistemas de control de gestión:

Hacer comparaciones informadas

A medida que recopila información para sus controles financieros y de calidad, considere cómo aprovecharla al máximo. Su negocio puede estar tratando de alcanzar nuevos niveles de productividad, competir con competidores o enfocarse en producir la misma cantidad de bienes de manera más eficiente. En cada caso, es posible que deba adaptar los números a los que se dirige para confirmar el éxito de los departamentos.

Comprender la variación de los objetivos

Cuando te encuentras con una variación de un objetivo, tu primer objetivo debe ser identificar la causa. Es posible que no alcance una cuota o exceda los objetivos de ventas, pero en ambos casos, el propósito del sistema de control de gestión es aclarar qué está impulsando la diferencia.

Plan para corregir variaciones

Utilice sus conocimientos del análisis de variaciones para planificar el futuro. Quizás pueda apuntar a más ventas o se dé cuenta de que una falta evitable de suministros afectó su productividad. Un ligero cambio en la planificación puede reducir los errores y capitalizar los éxitos.

Repita el proceso

Es posible que tenga excelentes sistemas de control de gestión que guíen de manera confiable su negocio, pero sigue siendo importante continuar interactuando con ellos. Si los precios de los materiales que solicita cambian o si los empleados comienzan a trabajar más horas extra, su resultado final podría comenzar a cambiar. Si se mantiene coherente con los sistemas que implementa, podrá afrontar estos cambios antes y mejor.

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