Sistema de Inventario Periódico: Definición y Ejemplo

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Para las empresas que ofrecen una pequeña selección de productos y servicios a sus clientes, implementar un sistema de inventario periódico en su estrategia contable puede ayudarlos a monitorear su inventario y los gastos relacionados. Los sistemas de inventario periódico pueden ser una excelente manera para que las empresas evalúen el valor de sus existencias actuales a intervalos regulares. Aprender acerca de estos sistemas puede ayudarlo a determinar si pueden beneficiar a su organización. En este artículo, explicamos qué hace un sistema de inventario periódico, brindamos un ejemplo, discutimos sus beneficios y ofrecemos algunos desafíos a considerar al elegir un sistema para su negocio.

¿Qué hace un sistema de inventario periódico?

Un sistema de inventario periódico es un método que utilizan los contadores para determinar el valor del inventario físico que tiene una empresa al final de un período específico. Registran el costo del inventario final en el libro mayor para monitorear el valor del inventario no vendido. Al final de un período específico, las empresas cuentan físicamente sus unidades de inventario sin vender y registran su valor total para equilibrar el libro mayor. El proceso de conteo puede llevar mucho tiempo, por lo que la mayoría de las empresas solo lo realizan en intervalos específicos, como al final de cada trimestre o al final del año.

¿Cómo funciona un sistema de inventario periódico?

Un sistema de inventario periódico funciona cuando un miembro de una empresa realiza un recuento físico de su inventario y lo registra en el sistema de inventario periódico. Los contadores suelen realizar un seguimiento del inventario restando el costo de los bienes vendidos (COGS) de sus ingresos para calcular la ganancia bruta. El COGS es una medida de los costos directos de producción de los productos y servicios de una empresa. Por ejemplo, incluye los costos de materias primas, gastos generales de fábrica y mano de obra directa. El COGS no tiene en cuenta los productos perdidos debido a daños, robo u otras complicaciones, y no puede tener en cuenta ningún producto devuelto.

Para obtener una comprensión más completa de su inventario actual, es posible que una empresa deba realizar un recuento físico de su inventario restante al final de un año, trimestre u otro período específico. Realizar un recuento de inventario físico le permite a la empresa saber exactamente cuánto stock tiene para poder evaluar el valor exacto de esos bienes. Luego, pueden deducir el valor de su inventario restante de sus ingresos para obtener un número exacto que refleje su ganancia bruta.

Ejemplo de inventario periódico

Aquí hay un ejemplo de cómo una empresa puede usar el inventario periódico en su práctica contable:

Diamonds By Diana es una pequeña empresa donde Diana, la propietaria, fabrica y vende joyas artesanales para sus clientes. Como parte de su estrategia de administración de inventario y contabilidad, Diana utiliza un sistema de inventario periódico para controlar el valor de su inventario actual al final de cada trimestre. Este sistema la ayuda a administrar sus costos de producción, saber cuánto vale su inventario actual al final de un trimestre y anticipar los ingresos que puede generar a partir de ese inventario en el próximo período de ventas.

Dado que Diana es propietaria de un negocio independiente que produce sus propias existencias y administra sus propios libros contables, el sistema de inventario periódico es una forma simple y económica de realizar un seguimiento de su inventario. Le brinda un método estructurado para evaluar su inventario cada trimestre y, dado que administra su negocio sola, su simplicidad le facilita la administración de su contabilidad. En su libro mayor, registra estas entradas:

DébitoCréditoCompras$1,000
Cuentas por pagar
$1,000Diana comienza registrando sus compras de inventario en la columna “compras” de la entrada. Puede hacer varias de estas entradas para dar cuenta de cada una de sus compras de inventario dentro de un período contable. Al final del trimestre, cuando termina su conteo físico, cambia el saldo registrado en su cuenta de compras a su cuenta de inventario y lo registra en una entrada combinada. Esta entrada incluye el COGS total para el período contable, el inventario final, el inventario inicial y el costo de las compras. He aquí un ejemplo de esta entrada:

DébitoCréditoInventario final$600
COGS$1000
compras
$1000Inventario inicial
$400 Al registrar y revisar esta entrada, Diana usa la entrada de compras para conocer sus gastos de compra de inventario en la entrada de inventario inicial y para conocer el valor de su inventario al comienzo del período. También revisa el inventario final para conocer el valor de su inventario al final del período y el costo de los bienes vendidos para dar cuenta de sus materiales y gastos de producción dentro del período de ventas.

Beneficios del inventario periódico

Los beneficios de un sistema de inventario periódico incluyen su simplicidad, requisitos de costos mínimos y necesidades limitadas de personal. Un sistema de inventario periódico puede ser excelente para las pequeñas empresas que tienen una pequeña selección de inventario porque es fácil de integrar y mantener. Con un inventario limitado, realizar conteos físicos periódicos requiere menos tiempo, por lo que este tipo de sistema puede funcionar muy bien para las empresas que cumplen con estas condiciones. Un sistema más complejo como un sistema de inventario perpetuo puede tardar más en implementarse y ejecutarse, por lo que las pequeñas empresas pueden preferir un sistema de inventario periódico.

Además, los profesionales financieros pueden implementar un sistema de inventario periódico en su libro mayor actual sin necesidad de comprar o configurar ningún software adicional. Esto hace que el sistema periódico sea fácil de integrar y menos costoso que comprar un software de contabilidad para monitorear el inventario. Una empresa también puede utilizar el sistema de inventario periódico con un mínimo de empleados. El único requisito de personal para usar este sistema es que un miembro del equipo de la empresa realice el conteo físico y que un empleado registre y calcule las entradas en el libro mayor.

Desafíos del inventario periódico

Un sistema de inventario periódico puede no ser la mejor opción para todas las empresas debido a su relativa simplicidad. Las empresas que almacenan muchos productos u ofrecen una selección diversa de inventario pueden preferir usar otro sistema que maneje automáticamente un gran volumen de transacciones de inventario. Dado que estas empresas almacenan muchas unidades de inventario, a menudo es más conveniente utilizar un sistema que procese automáticamente las transacciones sin necesidad de realizar un recuento físico.

Además, el sistema de inventario periódico solo calcula el valor del inventario de una empresa en el intervalo especificado, por lo que es posible que los contadores no sepan el valor exacto de su inventario hasta el final del período y el siguiente recuento físico. Esto significa que los contadores pueden tener que hacer ajustes mayores al comparar su inventario final real con su inventario final esperado. Aunque es posible que este sistema no funcione para todas las empresas, aún puede ser una excelente opción para las pequeñas empresas que necesitan un sistema simple de seguimiento de inventario para monitorear una selección limitada de productos.

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