Secretaria vs recepcionista: ¿Cuál es la diferencia?

Por el equipo editorial de Indeed

22 de julio de 2021

Mantener las operaciones diarias y necesarias dentro de una sucursal o empresa puede requerir mucho trabajo. Tanto las recepcionistas como las secretarias ayudan a administrar las funciones, las comunicaciones y las responsabilidades regulares dentro de una oficina u organización. Sin embargo, estos roles tienen varias diferencias cruciales que las organizaciones deben comprender antes de decidir si contratar empleados para cumplir con uno o ambos roles. En este artículo, discutimos la definición de secretarias y recepcionistas, las similitudes entre las profesiones y las seis diferencias principales entre secretarias y recepcionistas.

¿Qué es una secretaria vs recepcionista?

Las secretarias y recepcionistas son roles administrativos dentro de una sucursal de oficina o empresa. Tanto las recepcionistas como las secretarias ayudan a garantizar que toda la oficina o negocio funcione sin problemas al archivar documentos, mantener bases de datos y contestar teléfonos o correos electrónicos. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre recepcionistas y secretarias, incluida su educación, habilidades, ambiente de trabajo y capacitación o deberes especializados.

Similitudes entre secretarias y recepcionistas

Los recepcionistas y las secretarias tienen múltiples calificaciones y responsabilidades en común, que incluyen:

Trabajo administrativo

Tanto las secretarias como las recepcionistas realizan una variedad de tareas administrativas o de oficina. Estas tareas a menudo incluyen archivar documentos, actualizar bases de datos y organizar sistemas de oficina. Las recepcionistas y secretarias también suelen ayudar con las comunicaciones de la oficina tanto internamente como con los clientes, como responder llamadas telefónicas o escribir correos electrónicos.

Educación

La mayoría de las empresas prefieren contratar secretarias y recepcionistas que tengan un diploma de escuela secundaria o un equivalente, como un GED. Esto puede deberse a que un diploma de escuela secundaria o GED puede ayudar a los candidatos a puestos de secretaria o recepcionista a comprender cómo organizar archivos, redactar correos electrónicos coherentes y usar habilidades informáticas básicas. Sin embargo, no existen requisitos estrictos de educación formal para los trabajos de secretaria o recepcionista.

Rol en la oficina

Tanto las secretarias como las recepcionistas a menudo ayudan a conectar a las personas dentro de la oficina. Pueden comunicar mensajes entre diferentes departamentos dentro de una oficina o retransmitir mensajes hacia y desde un gerente de oficina. Una recepcionista o secretaria también puede facilitar las interacciones entre los clientes y la empresa, por ejemplo, respondiendo consultas o inquietudes comunes de los clientes.

Diferencias entre secretarias y recepcionistas

Estas son las principales diferencias entre secretarias y recepcionistas:

Propósito primario

La función esencial de un recepcionista es ser el principal punto de contacto entre una empresa y sus clientes. Un recepcionista generalmente se sienta en un escritorio cerca de la entrada de una oficina para que sea la primera persona en interactuar con los clientes cuando ingresan. Los recepcionistas también suelen dedicar más tiempo a otras tareas de cara al cliente, como contestar las llamadas telefónicas de los clientes, responder a los correos electrónicos de los clientes, administrar un chat en vivo en el sitio web de la empresa o dirigir a los clientes a otros recursos o personal, como ponerlos en contacto con el personal de su empresa. Equipo de Servicio al Cliente.

Sin embargo, el objetivo principal de una secretaria es coordinar varias operaciones, citas, datos y horarios de la empresa. Las secretarias a menudo trabajan más en la parte trasera de una oficina que en el frente. Las tareas clave de una secretaria se alinean más con ayudar a la oficina internamente, como la coordinación de reuniones departamentales, la actualización de registros de la empresa, la creación de agendas de reuniones, la organización de viajes o el diseño de horarios para diferentes personas o equipos. Además, las secretarias pueden realizar más responsabilidades de mecanografía que las recepcionistas, como ingresar entradas de datos largas o convertir documentos en papel en documentos digitales.

Habilidades

Una recepcionista puede beneficiarse más de tener habilidades de cara al cliente. Dado que los recepcionistas pasan más tiempo interactuando con los clientes, necesitan grandes habilidades de servicio al cliente, como empatizar con las preocupaciones de un cliente, mantener una conducta profesional, ser cortés y saber cómo dirigir a los clientes a los recursos correctos.

Mientras tanto, una secretaria necesita habilidades organizativas más avanzadas. Las secretarias deben saber cómo realizar un seguimiento y organizar con éxito los horarios de varios miembros del personal, equipos o departamentos dentro de la oficina. Una secretaria también suele necesitar mejores habilidades informáticas, como escribir a máquina, usar hojas de cálculo o solucionar problemas informáticos básicos.

ambiente de trabajo

Las recepcionistas y secretarias a veces realizan su trabajo en diferentes entornos de trabajo. Los recepcionistas a menudo trabajan en entornos más acelerados, ya que equilibran la atención de las consultas de los clientes a través de una variedad de métodos, como teléfonos, correos electrónicos y en persona. Dado que las secretarias a menudo trabajan en la parte trasera de una oficina, es posible que no sea necesario llevar a cabo sus responsabilidades laborales tan rápidamente.

Entrenamiento especializado

Los puestos de secretaria a menudo requieren una formación más especializada que los de recepcionista. Muchas empresas prefieren contratar secretarias que hayan tomado clases o hayan recibido certificaciones en habilidades informáticas básicas, como mecanografía, bases de datos u hojas de cálculo. Un puesto de secretaria también puede solicitar que los candidatos tengan capacitación previa en la organización de archivos o la coordinación de horarios.

Los recepcionistas rara vez necesitan recibir capacitación especializada antes de ser contratados. Por lo general, reciben la mayor parte de su capacitación en el trabajo. Sin embargo, un candidato para un puesto de recepcionista puede distinguirse durante el proceso de contratación si posee algunas habilidades informáticas o certificados. Un gerente de contratación también puede preferir candidatos recepcionistas que tengan experiencia en funciones de atención al cliente, como trabajar en el comercio minorista o ser voluntario en una biblioteca.

deberes adicionales

Las secretarias suelen realizar más responsabilidades que las recepcionistas. Además de las tareas administrativas comunes a ambas profesiones, las secretarias también organizan horarios, reuniones y agendas para una variedad de personal en la oficina. Según el tipo de negocio y la formación de la secretaria, algunas secretarias también pueden tener otras tareas especializadas, como funciones financieras, legales o de marketing básicas.

Supervisor

Una secretaria generalmente trabaja directamente bajo un supervisor o gerente designado dentro de su empresa. Esta secretaria puede actuar a veces más como el asistente de esta persona al realizar tareas específicas para ella, como coordinar sus reuniones, hacer sus mandados o ayudar con sus tareas administrativas. Mientras tanto, los recepcionistas rara vez informan a un empleado específico dentro de la oficina. En cambio, su responsabilidad es facilitar interacciones más generales entre los clientes y el negocio.

Preguntas frecuentes sobre secretarias y recepcionistas

Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre un puesto de secretaria versus recepcionista:

¿Recepcionistas y auxiliares administrativos son lo mismo?

Los asistentes administrativos y los recepcionistas pueden tener funciones superpuestas, pero no son el mismo trabajo. Tanto los recepcionistas como los asistentes administrativos ayudan con las operaciones generales de la oficina, por ejemplo, respondiendo preguntas de los clientes o transcribiendo documentos. Sin embargo, los asistentes administrativos supervisan y facilitan más operaciones y comunicaciones dentro de la oficina, como coordinar reuniones o crear agendas. Un asistente administrativo también ayuda o lidera iniciativas internas de la empresa, como a través de eventos que promueven la cultura de su empresa. Mientras tanto, los recepcionistas suelen realizar más responsabilidades de cara al cliente.

¿Qué habilidades tienen las recepcionistas y secretarias?

Tanto las recepcionistas como las secretarias pueden beneficiarse del desarrollo de muchas habilidades similares, como:

  • Organización: tanto las secretarias como las recepcionistas deben ser competentes en la organización de archivos o bases de datos. También pueden ayudar a organizar tareas, objetos o sistemas en la oficina.

  • Comunicación: estos puestos de trabajo pueden beneficiarse de las habilidades de comunicación para navegar con éxito en diversas interacciones con clientes, supervisores, proveedores y compañeros de trabajo. Las habilidades de comunicación también ayudan a las secretarias y recepcionistas a escuchar activamente las instrucciones, comunicar mensajes claros y usar múltiples canales para comunicarse, como conversaciones en persona y correos electrónicos.

  • Atención a los detalles: las secretarias y recepcionistas deben poder prestar atención a detalles menores, como errores tipográficos en las bases de datos o documentos de su empresa. Ser hábil en la atención a los detalles puede ayudar a los recepcionistas o secretarios a encontrar y resolver posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.

  • Trabajo en equipo: las recepcionistas y secretarias son miembros fundamentales de una empresa o sucursal. Tener habilidades de trabajo en equipo, como negociar y colaborar, puede ayudarlos a garantizar que la oficina funcione correctamente.

  • Adaptabilidad: Las responsabilidades de las secretarias y recepcionistas a menudo cambian según las necesidades del negocio en ese momento exacto. Una recepcionista o secretaria debe tener la capacidad de ser flexible y adaptarse a tareas adicionales o situaciones inesperadas a medida que surjan.

  • Profesionalismo: Tanto las recepcionistas como las secretarias deben esforzarse por ser profesionales en todo momento. Esto es especialmente importante al interactuar con los clientes.

  • Integridad: una secretaria o recepcionista puede manejar información confidencial de la empresa, como los detalles financieros de los clientes de la empresa. Los recepcionistas y secretarios deben comprender cómo administrar estos datos vitales de manera segura e íntegra.

¿Puede una secretaria ser recepcionista?

Algunas organizaciones pueden contratar a un empleado para que sea recepcionista y secretario. Esta práctica puede ser más común entre empresas más pequeñas o sucursales de oficinas. También es más probable que las organizaciones contraten a una recepcionista/secretaria si esa empresa tiene menos interacciones directas con sus clientes.

¿Cuánto dinero ganan las secretarias y recepcionistas?

El salario promedio de las secretarias en los Estados Unidos es $ 26,889 por año. Por el contrario, el salario medio anual de las recepcionistas es $ 41,384 por año. Tenga en cuenta que los salarios individuales varían según muchos factores, incluido el nivel educativo, los años de experiencia, las habilidades especializadas y la ubicación geográfica. Por ejemplo, las recepcionistas y secretarias que trabajan para ciertas organizaciones pueden ganar más de $69 000 o $76 000, respectivamente, cada año.

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