Reembolso de millas: definición, ejemplos y consejos de seguimiento

Por el equipo editorial de Indeed

8 de marzo de 2022

Viajar es un requisito para muchas carreras. Algunas compañías pueden reembolsarle los gastos de viaje o puede optar por enumerar el kilometraje para ciertos viajes como una deducción de impuestos. Si planea viajar por negocios, es útil comprender las expectativas del empleador y los requisitos para el reembolso de millas. En este artículo, analizamos aspectos importantes del reembolso de millas, cómo determinar su elegibilidad y consejos para realizar un seguimiento preciso de los gastos de millas.

Conclusiones clave:

– El reembolso de millaje es una compensación establecida por el empleador por el uso relacionado con el trabajo de su vehículo personal.

– Algunas compañías pagan asignaciones mensuales de automóviles, mientras que otras pueden requerir que realice un seguimiento del kilometraje para viajes específicos.

– El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha tarifas de millaje estándar si incluye la deducción de millaje en su impuesto sobre la renta.

 

¿Qué es el reembolso de millas?

El reembolso de millaje es lo que un empleador le paga a un empleado por el uso de su vehículo personal relacionado con el negocio. Las empresas suelen utilizar una fórmula de centavos por milla. Sin embargo, las tasas de reembolso, los gastos cubiertos y las condiciones de pago dependen del empleador y de su acuerdo con el empleado.

Ejemplo de reembolso de kilometraje

La empresa ABC paga a su personal de ventas 58 centavos por milla conducida hacia y desde las ubicaciones de los clientes. Como empleado, lo envían a reunirse con XWY Builders, un viaje de ida y vuelta de 50 millas. Usando la fórmula de centavo por milla de la compañía, recibiría 0.58 centavos X 50. Su reembolso total sería de $29.

La política de reembolso de la compañía se aplica cuando utiliza su automóvil personal para:

  • Conducir para conocer clientes y clientes.

  • Conducir al banco para transacciones comerciales

  • Conducir a una tienda para comprar suministros o equipos de oficina

  • Conducir al aeropuerto para viajes de negocios

  • Cualquier otro viaje o mandado relacionado con el negocio

No aplica cuando usas tu auto para:

  • Desplazarse hacia o desde el trabajo y su casa o salir a almorzar desde la oficina

  • Cualquier actividad adicional que no esté directamente relacionada con el negocio, como tomar un café mientras se dirige a un destino.

  • Tomar un desvío para encontrarse con un amigo o pariente durante un viaje de negocios

Aspectos del reembolso de millas

El reembolso de millas puede depender de varios factores, entre ellos:

Elegibilidad

Los empleados que usan sus vehículos personales para fines laborales pueden ser elegibles para el reembolso de millaje de su empleador, sin embargo, esto no significa que todos los empleados sean elegibles. Si califica depende de los detalles de su empleo.

Por ejemplo, un vendedor puede reclamar un viaje de millas para visitar a los clientes. contratistas independientes que trabajan para viajes compartidos y empresas de entrega generalmente no reciben reembolso por el millaje. Corresponde al empleador decidir qué tipo de viaje se reembolsará. Es importante saber lo que su empresa cubrirá y no cubrirá con respecto al reembolso. Por lo general, los siguientes viajes están incluidos en una póliza tradicional de reembolso de millas:

  • Visitas con clientes

  • Transporte de clientes a un destino.

  • Viajar a un lugar de trabajo temporal

  • Desplazamiento desde y hacia el aeropuerto, estación de tren o estación de autobuses para viajes de negocios

  • Viajar a una conferencia o convención de negocios

Tenga en cuenta que el reembolso pagado por la empresa puede afectar sus impuestos. Se recomienda consultar con un preparador de impuestos con experiencia para determinar cómo podrían verse afectados sus ingresos.

Tarifas estándar

Si bien una empresa puede establecer sus propias tarifas de reembolso, puede optar por seguir la tarifa de millaje estándar establecida por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Esta es la cantidad que el IRS permite para las deducciones de millaje en las declaraciones de impuestos.

El IRS ha fijado la tasa de 2022 en 58,5 centavos por milla conducida para uso comercial, 2,5 centavos más que la tasa de 2021.

Si bien muchas empresas utilizan el tasa del IRS como base, no es un requisito legal. Su empleador puede ofrecer un reembolso menor o mayor que el estándar federal.

Requisitos del empleador

Los empleadores no están obligados a reembolsar por milla a menos que no hacerlo provoque que el empleado caiga por debajo del nivel de salario mínimo estatal. Aunque las empresas no están obligadas a ofrecer reembolso de millaje, se puede utilizar para negociar un paquete de compensación. La capacidad de ajustar las tasas de reembolso puede ser una excelente manera de atraer empleados de alta calidad.

Exceder la tasa estándar federal puede traducirse como ingreso adicional. Esto puede ayudar a atraer candidatos de alta calidad para ocupar un puesto vacante. Debido a que los empleadores no siempre pueden aumentar el salario, pueden mejorar el paquete de compensación con beneficios adicionales como:

  • Millaje permitido

  • Tarjeta de combustible

  • Mantenimiento mensual del vehículo.

  • Reembolso de millas

Cómo rastrear el reembolso de millas

Algunos empleadores requieren que los empleados entreguen recibos de mantenimiento de automóviles y gasolina para recibir el reembolso. El uso de la tasa de deducción estándar elimina el inconveniente proceso de recolectar recibos. Su empleador puede solicitarle que descargue una aplicación de seguimiento o mantenga un registro de las millas recorridas.

Puede realizar fácilmente un seguimiento de su millaje con un programa de seguimiento de gastos. Dentro de estos programas, puede establecer su tasa de reembolso y luego calcular cuánto se le debe según el millaje ingresado. La mayoría de los empleadores incluyen el reembolso en el próximo cheque de pago. Puede realizar un seguimiento de su reembolso de millas siguiendo estos pasos:

  1. Anota la fecha del viaje.

  2. Registrar la hora del viaje.

  3. Anote la lectura del odómetro al iniciar el viaje.

  4. Incluya la ubicación y el destino del viaje.

  5. Incluya algunas palabras que describan el propósito del viaje.

  6. Anote la lectura del odómetro después del viaje.

Consejos para pedirle a su empleador el reembolso de millas

Puede pedirle a su empleador que le reembolse el millaje cuando negociar su paquete de compensación para un nuevo trabajo. También puede solicitar el reembolso de las millas si su puesto ha cambiado y requiere que viaje con más frecuencia con su vehículo personal. Considere estos consejos mientras se prepara para una discusión sobre el reembolso de millas:

  • Calcule su millaje actual/previsto con anticipación. Los empleadores no siempre se dan cuenta de cuántas millas recorrerán sus empleados con sus vehículos. Investigar puede ayudarte a comenzar la conversación y tener puntos de conversación específicos.

  • Calcule cuánto se traduce esto en costo. Una vez que tenga un número determinado de millas que pretende conducir, compare esto con el costo promedio de combustible.

  • Completa tu cálculo. Considere el costo del mantenimiento y las reparaciones y agréguelo al total. Proporcione estos números a su empleador para respaldar su solicitud.

  • Discuta las tasas de reembolso disponibles. En última instancia, depende de su empleador establecer el reembolso del kilometraje. Sin embargo, puede ingresar a la conversación preparado buscando las tarifas federales estándar de antemano.

  • Discuta un proceso de mantenimiento de registros. Le ayudará a usted y a su empleador a realizar un seguimiento del millaje si planifica un proceso de mantenimiento de registros antes de viajar.

  • Que sea una deducción. Recuerde que si no se le reembolsa el millaje comercial, puede deducir el costo de conducir relacionado con el trabajo de sus impuestos. Consulte a un preparador de impuestos para obtener más detalles.

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