RAPID vs RACI: cuándo usar estos sistemas de toma de decisiones

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Cuando las organizaciones aplican estructura a su toma de decisiones, el proceso se vuelve más fácil de entender y más eficiente. Las empresas pueden utilizar una variedad de marcos y sistemas para ayudarlos a estructurar sus procesos de toma de decisiones. Dos sistemas en los que las organizaciones suelen confiar para tomar decisiones son RAPID y RACI. En este artículo, explicamos qué son RAPID y RACI, incluso cuándo usar cada uno y las diferencias entre los dos.

¿Qué es RÁPIDO?

RAPID es un marco que ayuda a guiar y mejorar la toma de decisiones de las organizaciones. Las organizaciones pueden volverse más eficientes y productivas cuando mejoran sus procesos de toma de decisiones. Las letras en RAPID representan las personas o roles involucrados en la toma de decisiones de una organización. Estos roles son:

  • Recomendar

  • Aceptar

  • Llevar a cabo

  • Aporte

  • Decidir

El rol principal en este marco es Decidir, con cada uno de los otros roles apoyándolo. Los roles no siempre siguen el orden en que se enumeran aquí. Si bien el orden más común es Recomendar, Ingresar, Aceptar, Decidir y Ejecutar, el marco todavía se llama RAPID. Esto es lo que implica cada rol:

Recomendar

La persona en este papel recomienda un curso de acción. El marco de RAPID a menudo comienza aquí, con alguien que sugiere una acción para que la organización tome. La persona que hace esta recomendación generalmente respalda su sugerencia con una investigación. Por ejemplo, pueden sugerir que la organización lance un nuevo producto.

Aporte

Las personas que desempeñan el rol de Entrada proporcionan evidencia a favor o en contra de la acción recomendada. Realizan investigaciones para conocer los riesgos involucrados o cuánto tiempo lleva completar la recomendación. Cuando la velocidad es una prioridad, la función Recomendar puede omitir la función Entrada para tomar una decisión más rápida.

Aceptar

La mayoría de las organizaciones requieren que ciertas personas estén de acuerdo con una recomendación antes de que pueda proceder. La persona o personas que desempeñan la función de acuerdo pueden rechazar la recomendación. El rol de Acuerdo a menudo negocia con el rol de Recomendar para hacer ajustes hasta que puedan aprobar la recomendación. Para acelerar la toma de decisiones, mantenga el rol de Acuerdo en la menor cantidad de personas posible.

Decidir

Después de revisar todas las opciones, la recomendación pasa a un tomador de decisiones. Por lo general, una persona tiene la función de Decidir y el poder de determinar si la organización procede con la recomendación. Si el rol de Decidir persigue la recomendación, delega responsabilidades a las personas en el rol de Ejecutar de inmediato.

Llevar a cabo

Las personas en este rol ejecutan la decisión. Ellos deciden cómo completar mejor la acción y crear tareas para ellos mismos. Los artistas quieren actuar sobre las decisiones lo más rápido posible para garantizar que los factores que afectaron el proceso de toma de decisiones no cambien.

Beneficios de usar RAPID

Una de las ventajas de utilizar el marco de toma de decisiones de RAPID dentro de una organización es que garantiza que todas las decisiones reciban una cuidadosa consideración. Al mover cada decisión a través de varios roles, es menos probable que la organización tome una decisión apresurada. Esto puede ser un inconveniente si la organización requiere una decisión rápida, ya que los múltiples pasos de RAPID toman tiempo.

RAPID también permite que todas las personas de un equipo participen en el proceso de toma de decisiones. La organización valora su aporte. A través de este marco, un tomador de decisiones toma la decisión final, pero primero recopila información de sus empleados.

¿Qué es RACI?

RACI es una matriz que representa visualmente a las partes interesadas clave en un proceso. Cada letra en RACI representa un nivel de responsabilidad y cómo el individuo se involucra con decisiones futuras sobre ese proceso. En el lado izquierdo de la matriz hay una lista de los pasos involucrados en un proceso. En la parte superior hay una lista de los roles involucrados en el proceso. Para crear la matriz RACI, el creador coloca una letra (R, A, C o I) en cada intersección del paso y la posición del proceso.

Las letras en RACI significan:

  • Responsable

  • Responsable

  • consultado

  • Informado

Cada rol tiene su propio nivel de responsabilidad por la tarea. El rol de Responsable es la persona que realiza la acción. El rol Responsable es la persona responsable de si el proceso tiene éxito o falla. Esta persona tiene control sobre los cambios del proceso.

La persona con el rol de Consultado colabora en el proceso y proporciona retroalimentación. El rol Informado es la persona que recibe actualizaciones sobre las acciones relacionadas con el proceso.

Ejemplo de cómo las organizaciones usan RACI

A continuación se muestra un ejemplo de cómo una organización podría usar una matriz RACI para completar un proyecto:

Godwin Industries quiere completar trabajos de construcción adicionales. Ellos determinan que los pasos en este proceso incluyen:

  • Definir necesidades funcionales.

  • Evaluar el riesgo

  • Crear diseño

  • Ejecutar construcción

Las personas involucradas en este proceso incluyen el Gerente de Proyecto, el Arquitecto, el Contratista y el Cliente. Para visualizar los niveles de responsabilidad, el director del proyecto crea una matriz RACI, con las tareas enumeradas en el lado izquierdo y los roles enumerados horizontalmente en la parte superior. Progresan a través de cada combinación de tareas y roles y les asignan un nivel de responsabilidad. La matriz resultante se ve así:

Project ManagerArquitectoContratistaClienteDefinir necesidades funcionalesICIAAvaluar riesgoAICICrear diseñoAAICEejecutar construcciónACAI

RÁPIDO frente a RACI

RAPID y RACI son dos herramientas importantes para organizaciones y gerentes de proyectos que tienen diferentes funciones. RAPID se centra principalmente en el proceso de toma de decisiones y las acciones que realiza una organización. RACI se enfoca en los entregables y la persona responsable a lo largo de cada etapa del proceso. Una organización podría usar el marco de RAPID para decidir qué hacer y luego usar una matriz RACI para ejecutar esa decisión delegando responsabilidades. Al utilizar ambos marcos, la organización garantiza la responsabilidad y el orden en todos los equipos y departamentos. Las diferencias clave entre estas dos herramientas incluyen:

  • RAPID ayuda a las organizaciones a determinar su estructura de toma de decisiones.

  • RACI ayuda a las organizaciones a crear un plan de acción para tareas específicas.

  • RAPID es pensamiento global y diseño de toda la organización.

  • RACI se enfoca en las pequeñas decisiones a lo largo de una organización.

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