¿Qué son los informes ad hoc? (Más Beneficios y Ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Hay muchos tipos de informes de datos que las empresas suelen utilizar para ayudar en la toma de decisiones esenciales basadas en información importante. Los informes ad hoc son un tipo de recopilación de información que proporciona varios beneficios para las empresas. Aprender sobre este estilo de informes puede ayudarlo a decidir si es el adecuado para las necesidades de datos de su equipo. En este artículo, definimos los informes ad hoc, describimos los diversos beneficios de usarlos y damos ejemplos de su uso.

¿Qué son los informes ad hoc?

Los informes ad hoc son un tipo de informe de software de respuesta rápida. Las empresas como las empresas de fabricación y de atención de la salud suelen utilizarlo cuando tienen una necesidad instantánea de datos del pasado reciente. Es posible que no se pueda acceder a estos datos utilizando técnicas de informes de datos más profundas, que a menudo toman más tiempo para compilar. Los analistas y gerentes de datos son algunos de los profesionales más propensos a utilizar este tipo de informes de datos. Mediante el uso de consultas de datos en tiempo real, puede obtener la información de manera oportuna y aumentar la eficiencia de los procesos de análisis de datos.

Beneficios de los informes ad hoc

Aquí hay una lista de los beneficios de usar informes ad hoc:

Toma de decisiones mejorada

Los informes ad hoc le permiten tomar decisiones rápidas y precisas basadas en datos en tiempo real. Debido a que puede acceder a los datos en un período de tiempo muy corto, es posible tomar decisiones más efectivas con mayor rapidez. Por ejemplo, puede usar informes ad hoc para monitorear las ventas y compararlas con los objetivos o presupuestos del departamento o de la empresa. Luego, la gerencia puede usar esta información para tomar decisiones con respecto a los niveles de inventario y la dotación de personal.

Costos reducidos

Realizar este tipo de informes puede ahorrarle dinero porque se puede acceder fácilmente a la información sin necesidad de costosas actualizaciones de software. Además, mediante el uso de técnicas de consulta avanzadas, puede reducir los requisitos de personal para producir informes manualmente. Estos recursos están entonces disponibles para dedicarlos a otras actividades comerciales que requieren más atención.

Informes analizados

Los informes ad hoc le permiten desarrollar diferentes tipos de informes para diferentes audiencias en función de las necesidades de esas audiencias. Por ejemplo, una empresa puede necesitar un informe ad hoc para informar a los gerentes cómo le está yendo a la empresa en relación con sus presupuestos y objetivos. Los analistas de ingresos podrían usar el mismo informe para monitorear las tendencias de ventas y realizar análisis para determinar qué mercados están funcionando bien.

Flexibilidad ampliada

Los informes ad hoc le permiten cambiar sus informes según sea necesario. Por ejemplo, puede cambiar un informe para ver las métricas de ventas actuales de un producto específico, en lugar de ver las métricas de ventas de todos los productos. Cambiar los informes permite a los gerentes realizar cambios rápidamente y mantenerse al día con los eventos actuales.

Mayor privacidad

Este tipo de informe le permite acceder a información particular sobre un tema sin revelar esa información a otros departamentos o al público. Por ejemplo, si tiene informes ad hoc que brindan cifras de ventas mensuales para cada departamento de su empresa, cada informe puede incluir solo información que se aplica a cada departamento en lugar de que cada departamento reciba las cifras de ventas de toda la empresa.

Visibilidad mejorada para los usuarios

Los informes ad hoc pueden proporcionar a todos sus usuarios una mayor visibilidad del rendimiento de sus departamentos y otros departamentos dentro de la organización. Esto puede ayudar a proporcionar retroalimentación a los empleados y aumentar la productividad. Por ejemplo, si el gerente de un equipo de ventas quiere saber cómo se está desempeñando su personal en comparación con el resto del personal de ventas de la organización, puede obtener la información rápidamente con un informe ad hoc. Estos informes pueden generar ingresos de ventas específicos de empleados actuales.

Mayor comunicación con los inversores.

Los informes ad hoc le permiten compartir información sobre su negocio con los inversores de manera oportuna sin darles acceso regular a todos los datos de su negocio. Por ejemplo, si busca obtener capital, puede utilizar informes ad hoc para presentar el rendimiento de su empresa sin revelar todos sus datos comerciales. Esto es útil para su negocio porque mantiene los datos seguros y permite la comunicación con socios potenciales.

Mayor comunicación con los socios.

Los informes ad hoc le permiten comunicarse con socios que solo tienen acceso a los datos específicos que son relevantes para sus necesidades. Por ejemplo, puede proporcionar a un socio un informe personalizado sobre los productos que ayudan a producir y vender. Esto ahorra tiempo y simplifica la transferencia de datos entre empresas.

Ejemplos de informes ad hoc

Revise estos ejemplos de cómo las empresas en varias industrias pueden usar informes ad hoc:

Un restaurante que examina los datos de los clientes

JH and Sons es una cadena de restaurantes que se especializa en comidas estilo buffet. Los restaurantes que tienen buffets necesitan saber cuánta comida hay disponible para la cantidad de clientes que están actualmente en su negocio. Mediante el uso de informes ad hoc, JH and Sons puede averiguar de inmediato qué mesas tienen clientes y sus preferencias para los elementos del menú.

Una tienda de comestibles que gestiona el inventario.

Groceries For You, una tienda de comestibles, quiere saber cuántas latas de comida tiene a la venta en un día en particular. Usando informes ad hoc, puede ver exactamente qué artículos se venden bien y qué artículos necesitan más inventario. Este proceso ayuda a Groceries For You a determinar qué productos pueden mantener en stock en comparación con los que pueden querer eliminar de sus estantes.

Una empresa petrolera determinando la productividad

Oil Pumping Brothers es una empresa petrolera con varios pozos en todo el mundo. Quiere saber cuántos barriles de petróleo están produciendo sus pozos o bombas. Usando informes ad hoc, Oil Pumping Brothers puede ver exactamente cuántos pozos petroleros están produciendo petróleo actualmente. Esto puede ayudar a identificar problemas con pozos o bombas específicos y disminuir los gastos de mantenimiento operativo.

Una empresa manufacturera que encuentra la producción actual

RH&T es una empresa de fabricación con varias ubicaciones. Necesita saber cuántas unidades están actualmente en producción y cuántas están listas para enviarse a los clientes. Mediante el uso de informes ad hoc, RH&T puede determinar instantáneamente la cantidad de unidades que están fuera de producción y que necesitan atención.

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