¿Qué son los elementos de acción en la gestión de proyectos? (Más propinas)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Un elemento de acción es una tarea que muchos gerentes de proyecto usan para enumerar los pasos para completar un proyecto. Estos le permiten seguir fácilmente su propio progreso y el de otros empleados en ciertas tareas para garantizar que envíe un trabajo de calidad a su supervisor oa los clientes a tiempo. Hacer elementos de acción claros, razonables y descriptivos puede aumentar la productividad, mantener a todos informados sobre las expectativas y garantizar que tenga todas las tareas necesarias para un proyecto completo y valioso. En este artículo, revisamos qué son los elementos de acción, los beneficios de usarlos y cómo crear los suyos propios.

¿Qué son los elementos de acción?

Los elementos de acción son tareas próximas a completar que contribuyen a un proyecto más grande. La mayoría de los elementos de acción comienzan con verbos e instruyen a un empleado sobre qué elemento debe completar, cómo realizarlo y cuándo se debe. Durante la jornada laboral, puede escribir rápidamente tareas para completarlas después de asistir a reuniones o recibir asignaciones de su supervisor.

Más tarde puede volver a estas tareas y convertirlas en elementos procesables. También es efectivo anotar un próximo proyecto y enumerar los elementos de acción para completar justo debajo de él. Esto garantiza que complete todos los pasos y tareas necesarios para enviar un proyecto de calidad.

Beneficios de usar elementos de acción

Los elementos de acción le permiten organizar las próximas prioridades y verificar fácilmente el progreso de una tarea en curso. Los beneficios comunes de crear elementos de acción en la gestión de proyectos incluyen:

  • Establece prioridades y expectativas: el diseño de los pasos necesarios para completar un proyecto completo les dice a todos los empleados cómo completarlo y cuándo espera que envíen su parte del trabajo. Los miembros del equipo pueden volver regularmente a estas listas de elementos de acción para encontrar los próximos plazos y usar esta información al priorizar su propio trabajo.

  • Fomenta la productividad en el trabajo: saber qué tareas vencen en determinadas fechas fomenta que los empleados sean más productivos y se sientan motivados para completar sus tareas a tiempo. Dado que los elementos de acción suelen tener descripciones claras y fechas de vencimiento, los empleados suelen tener la información necesaria para presentar un proyecto de calidad a tiempo de manera eficiente.

  • Le permite monitorear el progreso fácilmente: cuando enumera y etiqueta claramente todos sus elementos de acción, puede comprender qué empleados completan a tiempo. Esto lo ayuda a comprender si un proyecto está en camino de cumplir sus objetivos para permitirle ajustar las prioridades y los plazos en consecuencia.

Cómo crear elementos de acción

Siga estos pasos para crear con éxito elementos de acción:

1. Comience con un verbo accionable

Comenzar cada uno de sus elementos con un verbo alienta a los empleados a tomar medidas y realizar una tarea. Revise cada elemento de la lista de tareas pendientes que haya creado para diferentes proyectos y convierta cada uno en un elemento de acción detallado.

Por ejemplo, puede convertir el “plan presupuestario” en “crear un plan presupuestario para que los clientes lo revisen y aprueben”. Esto crea una tarea procesable que puede seguir y completar fácilmente. Puede ser más fácil enumerar cada proyecto y desglosar las tareas a completar para cada uno. A continuación, puede convertir cada una de estas tareas en elementos de acción que contribuyan a un proyecto completo y detallado.

2. Añade plazos a cada artículo

Una vez que cree sus elementos de acción, determine fechas de vencimiento individuales para cada uno. Puede ser útil crear una línea de tiempo que muestre cuándo enviar cada entregable para que usted y los miembros del equipo comprendan mejor cuándo completar todos los elementos. Enumerar claramente la fecha límite de cada tarea les dice a los empleados cuánto tiempo tienen para terminarla para que puedan priorizarla con sus otras asignaciones.

Considere ingresar estos plazos en un programa de gestión de proyectos para dar a todos los empleados visibilidad de las tareas de los demás. Esto permite a los empleados ver cuánto tiempo se les asigna para realizar cada tarea y les ayuda a comprender cómo sus elementos individuales contribuyen al éxito del proyecto en general.

3. Describa cada elemento en detalle

A medida que enumere todos los elementos de acción para que los empleados los completen, intente describir cada uno en detalle. Esto facilita establecer expectativas claras y asegura que los empleados completen cada tarea de manera correcta y eficiente. Trate de incluir una sola oración que resuma todo el elemento de acción.

Luego puede incluir una descripción más larga sobre la tarea y cómo impacta el proyecto para brindarle al empleado una mejor comprensión y una motivación más clara para completar el elemento. Su descripción también puede incluir archivos adjuntos a documentos u otros recursos para que los miembros del equipo los consulten cuando trabajen en la tarea. Esto asegura que envíen un elemento de acción bien informado y bien informado.

4. Delegar tareas a otros empleados

Revise cuidadosamente el contenido de cada elemento de acción para determinar los empleados más adecuados para ellos. Considere el conjunto de habilidades, la experiencia y las preferencias de los empleados y use este conocimiento para asignar tareas a los miembros del equipo cuyas habilidades se alineen mejor con las expectativas de estos elementos de acción. Intente acceder al calendario de cada empleado si es público para asegurarse de que tengan suficiente tiempo para terminar sus tareas en sus respectivas fechas de vencimiento.

Si no está seguro de a quién asignar ciertas tareas, considere realizar una reunión y enumerar las tareas que espera que completen los empleados. Todos pueden ofrecerse como voluntarios para los artículos que creen que están preparados para manejar. También puede pedirles que entreguen su lista de elementos de acción a diferentes jefes de departamento y hacer que los asignen a los empleados de su equipo que creen que pueden completar cada elemento de manera correcta y eficiente.

5. Establecer el nivel de prioridad del artículo

Etiquete claramente cada elemento de acción con su nivel de prioridad respectivo. Esto ayuda a los empleados a comprender cuándo completar estas tareas y cómo priorizarlas con sus otros proyectos. Si está pidiendo a los empleados que envíen varios elementos, asigne a cada uno un nivel de prioridad para decirles a los empleados cuál deben comenzar y completar primero. Esto mantiene a todos los empleados al tanto de qué enviar y cuándo, y garantiza que todos reciban todos los elementos de acción cuando sea necesario para aumentar la probabilidad de que presente un proyecto final sólido a tiempo.

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