¿Qué son los departamentos de compras y qué funciones cumplen?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Los departamentos de compras suelen ser una parte importante de las grandes corporaciones y las pequeñas empresas. Establecen políticas y procedimientos que tratan de asegurar la salud financiera de una empresa. Comprender las funciones y roles de los departamentos de compras puede ayudarlo a desarrollar estrategias de suministro y objetivos de adquisiciones para beneficiar a su empresa. En este artículo, exploramos qué es un departamento de compras, describimos sus principales funciones estratégicas y operativas y enumeramos sus funciones adicionales.

¿Qué es un departamento de compras?

Un departamento de compras es la división de una empresa que es responsable de adquirir los bienes y servicios que el negocio requiere para operar. Algunas empresas se refieren a los departamentos de compras como departamentos de adquisiciones o departamentos de compras. Estas unidades suelen ser una parte importante para ayudar a las empresas a satisfacer sus necesidades diarias y sus objetivos estratégicos a largo plazo. La responsabilidad que tiene un departamento puede variar según el tamaño de la empresa, pero a menudo ayudan a monitorear la cadena de suministro y ayudan a administrar los contratos de los proveedores para mantener la eficiencia de las operaciones de la empresa.

¿Cuál es la función principal de un departamento de compras?

El departamento de compras de una empresa puede tener una gran influencia en su capacidad para alcanzar sus objetivos estratégicos y operativos diarios. Su capacidad para adquirir suficientes materiales y al mismo tiempo reducir los costos puede permitir que una empresa aumente sus ganancias, reduzca sus gastos y logre el crecimiento. Los departamentos de compras pueden utilizar sus contactos con los proveedores para mejorar la calidad general del producto de una empresa y reducir los riesgos en las operaciones de una empresa mediante la gestión eficaz de estas relaciones.

A nivel operativo, los departamentos de compras aseguran que las empresas reciban todo lo que necesitan para los proyectos. Esto puede incluir materias primas para la fabricación, suministros para empleados, espacios de oficina o tecnología. Cuando los departamentos de compras proporcionan estos bienes de manera eficiente, pueden garantizar que la producción se mantenga alta y que los productos y servicios lleguen a tiempo a los clientes.

Funciones y roles adicionales del departamento de compras

Los departamentos de compras gestionan una variedad de roles en una empresa, dependiendo de su tipo o tamaño. Algunas de sus funciones y roles adicionales incluyen:

1. Evaluar las necesidades de su empresa

Antes de realizar compras, a menudo es importante que los profesionales de compras comprendan los requisitos de su empresa. Pueden comunicarse con los jefes de departamento, los gerentes regionales y los líderes de la empresa para determinar qué bienes y servicios necesitan. También pueden usar análisis para examinar informes de consumo pasado y evaluar cómo los planes de su empresa pueden cambiar los tipos o cantidades de suministros que necesitan. El personal de adquisiciones a menudo presta especial atención a cómo difieren las necesidades de las distintas ubicaciones y departamentos comerciales.

2. Realización de investigaciones

Después de determinar las necesidades de su empresa, los profesionales de adquisiciones pueden investigar posibles fuentes de bienes y servicios. Pueden hablar con otro personal de compras o inspeccionar las referencias de la empresa para determinar si un proveedor podría proporcionar productos de calidad en las cantidades adecuadas. A veces, pueden viajar a ferias comerciales o plantas de fabricación para hablar directamente con proveedores potenciales y ver si pueden ser adecuados para su negocio.

3. Comparar y negociar precios

Una de las principales tareas de un departamento de compras es encontrar las formas más asequibles de abastecer a su empresa. Al investigar proveedores, pueden conocer los precios que cobran y compararlos con organizaciones o mercados similares para encontrar las mejores tarifas. Cuando encuentran un proveedor, también pueden trabajar en construir una relación con ellos para ayudar a negociar precios y un mejor trato para su empresa.

4. Coordinación de entregas

Después de localizar a los proveedores, el personal de compras puede trabajar con los proveedores para diseñar programas de entrega para cada sucursal de la empresa. También pueden coordinarse con el personal de logística y almacén de su empresa para garantizar que todas las entregas lleguen a tiempo. Los departamentos de compras también pueden ayudar a resolver cualquier obstáculo para la entrega o cambiar las cantidades y los cronogramas de entrega según los requisitos de su negocio.

5. Gestión de las relaciones con los proveedores

Los departamentos de compras a menudo mantienen relaciones con proveedores importantes. Pueden brindar beneficios a los proveedores de mucho tiempo para mejorar su relación y evitar la competencia por los recursos. Una de sus responsabilidades es terminar los contratos con los proveedores si suben los precios, se vuelven poco confiables o reducen la calidad de sus productos. En algunos casos, los departamentos de compras pueden entablar relaciones con proveedores secundarios para mitigar el riesgo en caso de que tengan que cambiar de proveedor principal.

6. Gestión de la competencia

En algunas industrias, las regulaciones requieren que las empresas elijan proveedores en un proceso de licitación competitivo. Este suele ser el caso cuando las agencias gubernamentales otorgan contratos a empresas privadas. En estos casos, los departamentos de compras gestionan el proceso de licitación y adjudican los contratos a la empresa que mejor se adapta a sus necesidades.

7. Monitoreo del desempeño

A medida que continúan sus relaciones con los proveedores, los departamentos de compras pueden monitorear su desempeño y hacer los cambios necesarios. Pueden evaluar la calidad de los productos que recibe su empresa y devolver o reemplazar cualquier artículo que no cumpla con sus estándares. También pueden estar atentos a artículos faltantes o retrasos en las entregas e intentar resolver estas situaciones. El personal de adquisiciones también puede reunirse con los proveedores para evaluar su relación y coordinar cualquier cambio planificado.

8. Obtención de subvenciones y beneficios

En algunas industrias, las empresas pueden ser elegibles para subsidios o beneficios del gobierno. En estos casos, los departamentos de compras pueden solicitar ayudas y asegurarse de que su empresa las reciba. También pueden buscar beneficios adicionales para su empresa de parte de proveedores antiguos, como precios reducidos o envío gratuito.

9. Mantener el cumplimiento

Muchas industrias tienen regulaciones que rigen sus métodos de adquisición y aseguran que la competencia sea posible. Esto es especialmente importante para las agencias gubernamentales que buscan contratos con proveedores. Los departamentos de compras de estas industrias trabajan para mantener el cumplimiento de todas las regulaciones que afectan a su empresa u organización. El personal de adquisiciones también suele asegurarse de que sus empresas respeten todos sus contratos con los proveedores.

10. Mejora de la calidad

Otro papel importante de los departamentos de compras es mejorar la calidad del producto de su empresa. Esto a menudo puede ayudar a su empresa a fidelizar a los clientes, aumentar sus ganancias y competir con otras empresas. Para hacer esto, el personal de adquisiciones puede monitorear la disponibilidad de suministros y buscar formas de obtener mejores productos sin aumentar los costos.

11. Gestión de presupuestos

Los departamentos de compras a menudo desarrollan presupuestos para sus operaciones y envían solicitudes de financiación a la dirección de la empresa. El objetivo del presupuesto es garantizar que su empresa pueda operar de manera efectiva mientras mantiene costos bajos. También podrán organizar pagos a proveedores y solicitar devoluciones. Muchos departamentos de compras trabajan en estrecha colaboración con el departamento de finanzas de su empresa, lo que puede ayudar al personal financiero a proporcionar fondos para los próximos gastos de adquisición y permitir que el personal evalúe los recursos financieros disponibles para ellos.

12. Desarrollo de estrategias

El personal de compras a menudo trabaja en estrecha colaboración con otros profesionales de su organización para planificar su futuro. Por ejemplo, pueden colaborar con líderes ejecutivos para aprender cómo el crecimiento de la empresa podría afectar los requisitos de suministro del negocio. El personal de adquisiciones se reúne con los desarrolladores de productos para comprender las necesidades de suministro de un nuevo producto o con el personal financiero para conocer los fondos disponibles para su departamento. A veces, pueden trabajar con proveedores para planificar cambios en las operaciones de su empresa para dar cuenta de un nuevo producto.

13. Mantenimiento de registros

Los departamentos de compras ayudan a mantener documentos relacionados con sus actividades, incluidas listas de posibles proveedores, registros de compras, facturas y documentación de reembolsos y devoluciones. Los departamentos de adquisiciones pueden desarrollar contratos con proveedores y crear documentos de fácil acceso que describan los términos de su acuerdo. También pueden monitorear y registrar el inventario de suministros esenciales para garantizar que su negocio pueda completar sus operaciones diarias de manera eficiente.

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