Qué incluir en una convocatoria de reunión (con plantilla y ejemplos)

Las reuniones en persona son una excelente manera de conectarse con compañeros de trabajo, así como con nuevas conexiones y mentores. Una solicitud de reunión bien construida es el primer paso para organizar reuniones de negocios en persona exitosas. En este artículo, compartimos qué es una solicitud de reunión, los componentes de una solicitud de reunión, una plantilla que puede usar y algunos ejemplos de solicitudes de reunión.

¿Qué es una convocatoria de reunión?

Una solicitud de reunión es algo que puede crear un gerente, un empleado, un candidato a un puesto o un compañero. Es la solicitud para fijar una cita con otro individuo o grupo de personas con la intención de tratar un tema en particular. El remitente de la solicitud de reunión suele sugerir un día, una hora y un lugar y comparte el tema previsto. El destinatario de la convocatoria de reunión puede aceptarla, rechazarla o sugerir una hora o ubicación alternativa. También pueden invitar a otros a ser parte de la reunión.

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Componentes de una convocatoria de reunión

Estos son los componentes de una convocatoria de reunión que debe incluir para lograr el mayor impacto en su destinatario:

Introducción

Si se está comunicando con un nuevo contacto, querrá presentarse primero al comienzo de su solicitud de reunión. Si ha recibido la información de su contacto de un contacto mutuo, asegúrese de mencionar su nombre. Si conoce a su contacto pero no lo conoce bien, recuérdele cómo lo conoció. Si ya conoce a su contacto, es posible que no sea necesaria una presentación más formal.

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Día y hora propuesta

Una solicitud de reunión también podría incluir un día y una hora propuestos. Tenga en cuenta los días festivos cuando solicite un día, ya que las empresas pueden estar cerradas. También debe proponer una hora en la que sea menos probable que interfiera con el día de su contacto. Por ejemplo, es posible que desee evitarlo temprano en la mañana un lunes, cerca del final del día un viernes o durante la hora del almuerzo.

Si tiene disponibilidad abierta, puede informar a su contacto que puede reunirse cuando sea más conveniente para ellos. Sin embargo, aunque esto puede mostrar una flexibilidad importante, también puede hacer que su contacto tarde un poco más de lo que le gustaría en responderle. Si les propones un día y una hora y les funciona, es más probable que tengas algo concreto en su agenda.

Lugar de encuentro sugerido

Asegúrese de sugerir un lugar para su reunión. La ubicación podría ser la oficina de su contacto o puede sugerir reunirse en un lugar mutuo. Si está solicitando una reunión para discutir una oportunidad de trabajo, considere usar su oficina para que sea más formal. Sin embargo, si desea preguntar sobre la industria o solicitar una tutoría, un lugar como una cafetería o un espacio de coworking puede proporcionar un lugar mutuo en el que ambos se sientan cómodos.

Una visión general de sus habilidades

Si se está comunicando con un gerente de contratación, proporcione una breve descripción de las habilidades más relevantes que posee en relación con la industria o el trabajo que está buscando. Si su contacto no lo conoce o no está familiarizado con su trabajo, querrá información básica para poder decidir si la reunión solicitada será lo mejor para todos.

Adjunte su currículum para que el gerente de contratación tenga la opción de revisarlo si quiere saber más sobre usted.

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Una explicación de su propósito.

Hágale saber a su contacto por qué está solicitando una reunión y qué espera obtener de tener una conversación con ellos. Además, si corresponde, comparta lo que espera que obtengan de la reunión. Sé tan específico como puedas.

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Plantilla de solicitud de reunión

Utilice esta plantilla de solicitud de reunión la próxima vez que desee tener una conversación con alguien sobre una oportunidad de trabajo:

Querido [prospective employer],

Me llamo [your name] y he trabajado como [position] por [length of time]. tengo experiencia [list of the most valuable skills for the contact’s workplace], y me encantaría tener la oportunidad de hablar con usted sobre su empresa y cómo puedo ser de valor. ¿Estaría disponible para una reunión rápida en [time] en [day of the week or specific date]? te puedo encontrar en [location].

Gracias por su consideración. Espero tener la oportunidad de hablar contigo pronto.

Sinceramente,

[Your name]

Ejemplos de solicitudes de reunión

Estos son algunos ejemplos de convocatorias de reunión que puede utilizar:

Ejemplo 1: Oportunidad de trabajo

“Querida Sandra,

Mi nombre es David y te escribo porque estoy buscando una nueva oportunidad para desarrollar mis habilidades y obtener una valiosa experiencia en SEM y SEO. En este momento, trabajo en Digital Marketing Pros, pero después de ver su oportunidad abierta para un especialista en palabras clave, sé que este es el próximo paso lógico para mí debido a la oportunidad que tendré de aprender y los recursos que puedo aportar a el equipo.

¿Estaría dispuesto a reunirse conmigo en su oficina en Online Growth, LLC el próximo jueves 16 de marzo a las 10 am?

Espero poder hablar con usted.

Gracias,

David Shaw”

Ejemplo 2: Solicitud de mentoría

“Querida Nancy,

Mi nombre es Michael y me comunico con usted porque actualmente estoy tomando un curso de Introducción a las Finanzas en la Universidad del Sur de Maine. Me estoy especializando en Finanzas, así que este es uno de mis primeros cursos específicos de mi especialidad. Para comenzar bien mi camino en esta industria, estoy explorando oportunidades de tutoría para el semestre.

¿Tiene solo 30 minutos para reunirse conmigo, tal vez este viernes para tomar un café a las 9 a. m.? Me encantaría conversar más sobre lo que estoy buscando en una tutoría y lo que puedo aportar a su organización a cambio.

Gracias,

Michael Brown”

Ejemplo 3: reunión informativa

“Hola Caleb,

Mi nombre es Jay y soy nuevo en la redacción publicitaria. En esta industria, reconozco que eres un líder y admiro tu arduo trabajo al escribir contenido de calidad para que otros redactores aprendan y crezcan. La forma en que ha hecho crecer su negocio también es admirable. Estoy en una búsqueda para convertirme en un redactor eficaz en varios temas.

Si tiene 30 minutos libres, me encantaría invitarlo a almorzar para escuchar más sobre su viaje y hacerle algunas preguntas sobre la industria. ¿Qué tal suena el próximo miércoles a las 12:30?

Mejor,

jay anderson”

Ejemplo 4: Solicitud de promoción

“Hola Brian,

Espero que estés bien y que hayas tenido un gran fin de semana. Tendrías alguna disponibilidad este viernes a las 2 pm para reunirte conmigo? Me gustaría hablar sobre cómo han ido los últimos seis meses, las responsabilidades adicionales que he asumido y cómo me veo progresando en esta empresa. Tengo algunas ideas sobre una promoción y agradecería la oportunidad de ver lo que piensas. Puedo asegurar la sala de conferencias.

Por favor, hágame saber si esto es algo a lo que estaría abierto. Espero oír de usted pronto.

Gracias,

Leslie Thomas”

Ejemplo 5: Conocimiento de la empresa

“Hola, Jessica,

Mi nombre es Timothy y estoy haciendo crecer mi negocio, Security Labs. Nos conocimos en la conferencia Making Business Better en Seattle la primavera pasada. En ese momento, mencionó que estaba abierto a discutir las necesidades de su empresa para que pudiera obtener una idea de lo que una empresa como la suya requiere de su equipo de seguridad de la información. ¿Tiene alguna disponibilidad en los próximos días? Podríamos participar en una videollamada, que no debería tomar más de 20 minutos de su tiempo.

Espero oír de usted pronto.

Sinceramente,

Timoteo James”

Ejemplo 6: Oportunidad de trabajo

“Querido Jim,

Soy Jennifer y tenemos un contacto mutuo, Edward, quien me proporcionó su información de contacto. Me comunico con usted porque actualmente estoy buscando nuevas oportunidades y vi que tiene un departamento completo dedicado al desarrollo de aplicaciones para su nueva empresa.

Me encantaría tener la oportunidad de reunirme con usted acerca de cómo puedo ser de valor para su equipo y ayudar a que el proceso de desarrollo transcurra sin problemas para que pueda lanzarlo a tiempo.

Si solo tiene 20 minutos libres, puedo compartir mis habilidades y experiencia para que vea qué gran adición al equipo puedo ser. ¿Estaría disponible el próximo viernes 18 de septiembre a las 10 am? Podemos encontrarnos en el edificio de su oficina o en la cafetería cercana en Main Street.

Gracias, y espero poder hablar con usted.

Mejor,

Jennifer Smith”

Ejemplo 7: Solicitud de mentoría

“Estimado Sr. Howard,

Mi nombre es Jason y te escribo porque he seguido tu carrera desde el momento en que supe de ti por primera vez en mi primer año de universidad hace siete años. Sintonicé su podcast, leí sus artículos y revisé las actualizaciones de su empresa desde entonces. Realmente admiro su compromiso con la industria y su voluntad de ayudar a otros a tener éxito.

Actualmente estoy inscrito en un programa de Maestría en Periodismo y creo que me beneficiaría mucho tener un mentor cuando termine mis estudios. Me gustaría visitarlo, mostrarle mi escritura y la tesis en la que estoy trabajando y ver si podemos construir una relación de mentor/aprendiz. ¿Estaría disponible para reunirse conmigo el miércoles 6 de junio a las 11 am? Me encantaría encontrarme con usted en su oficina o en la tienda de delicatessen de al lado.

Gracias,

Jason Stevens”

Ejemplo 8: Reunión informativa

“Estimada Sra. Woods,

Mi nombre es Brianna Smith. Rachel Elliott, mi gerente actual en Newborn Needs, me recomendó que me comunicara con usted para obtener más información sobre sus servicios posparto. Actualmente estoy inscrito en un programa de asociado para enfermería y espero trabajar en la unidad de cuidados intensivos neonatales en uno de nuestros hospitales locales. Debido a que mi hermana nació prematuramente, vi cuánto se habrían beneficiado mis padres con un equipo de apoyo de atención médica para ellos y lo que estaban pasando después del parto.

Me encantaría tener la oportunidad de hablar con usted sobre lo que más ve de los padres después de dar a luz a sus bebés. ¿Tienes tiempo para charlar la próxima semana? Puedo reunirme contigo cuando te resulte más conveniente.

Gracias,

Briana”

Ejemplo 9: Solicitud de voluntariado

“Hola Benjamín,

Fue maravilloso verlos en el evento Explore Dallas la semana pasada. Disfruté hablar con usted y aprender lo que ha hecho por su departamento durante el tiempo que ha sido gerente en ABC Lending. Escribo porque estoy organizando un taller para personas de nuestra comunidad que desean aprender más sobre el proceso de compra de una vivienda. El taller incluye un panel de discusión con expertos de la industria, y espero que esté dispuesto a unirse a nosotros.

¿Tiene tiempo el próximo lunes a las 3:00 p. m. para discutir el taller y cómo imagino que participará? Podríamos reunirnos en Tea Time para tomar algo por la tarde.

¡Qué tengas un lindo día!

Gracias,

Angie Richards”

Ejemplo 10: Oportunidad de asociación

“Querida Isabel,

Mi nombre es Matthew y soy el Director de Desarrollo de la Fundación Pets and People. Vi que tiene algunos puestos disponibles en su empresa y me encantaría reunirme con usted para analizar cómo podemos trabajar juntos para beneficiar mutuamente a nuestras dos organizaciones. ¿Podría reunirse conmigo en el Afternoon Coffee Cafe a las 2 pm el próximo martes?

Espero escuchar de usted.

Mejor,

Mateo Scott”

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