Qué esperar de un asistente virtual

Los asistentes virtuales pueden brindar servicios valiosos a las empresas al completar tareas tanto generalizadas como especializadas sin los costos típicos de un empleado de tiempo completo. Al establecer procesos y estándares claros, los gerentes pueden usar asistentes virtuales para ayudar a sus equipos a realizar tareas más específicas del trabajo. En este artículo, discutiremos los beneficios que puede esperar de un asistente virtual y cómo obtener uno.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un asistente de oficina o administrativo que realiza sus funciones de forma remota. Puede contratar un asistente virtual para realizar tareas generales de oficina en línea, como administrar calendarios y responder correos electrónicos.

Muchos asistentes virtuales se especializan en un área en particular o tienen un amplio conocimiento de un programa o software específico. Son útiles para las empresas que necesitan a alguien para realizar una determinada tarea ocasionalmente, pero no necesitan contratar a un empleado a tiempo completo o parcial.

Por ejemplo, una tienda local de suministros de arte puede contratar a un asistente virtual para responder preguntas en el correo electrónico general de la tienda y pedir suministros. Dado que la tienda es pequeña, no necesita un empleado de recursos humanos de tiempo completo. El asistente virtual se especializa en recursos humanos, por lo que ayuda a la tienda con los trámites de nuevas contrataciones y licencias pagadas.

Dado que los asistentes virtuales suelen ser contratistas remotos o autónomos, muchos de ellos optan por trabajar a tiempo parcial para varias empresas. Pueden trabajar en horarios flexibles, lo que significa que pueden trabajar solo por la mañana o por la noche, o pueden realizar sus funciones durante el horario comercial normal.

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Servicios de asistente virtual

Los asistentes virtuales pueden proporcionar una variedad de servicios según sus necesidades. Aquí hay algunas áreas en las que un asistente virtual puede ser un activo valioso para su equipo:

Gestión de correo electrónico

Si su empresa tiene una bandeja de entrada de correo electrónico general, un asistente virtual puede ayudar a organizar el correo entrante y responder a solicitudes de correo electrónico simples.

Servicio al Cliente

El servicio al cliente es una función importante en toda organización. Un asistente virtual puede ayudar a los clientes por teléfono, correo electrónico oa través de un sistema de mensajería en línea. Pueden responder preguntas sobre su producto o servicio o solucionar problemas si es necesario.

Manejo de redes sociales

Una fuerte presencia en las redes sociales puede aumentar el conocimiento de su negocio y generar más ingresos. Considere un asistente virtual que se especialice en la producción de contenido de redes sociales que pueda crear publicaciones reflexivas y consistentes en sus cuentas en línea.

Evento planeado

La planificación de eventos requiere la coordinación de muchos servicios y pasos, incluido el catering, el alquiler de un lugar y la confirmación de invitados. Un asistente virtual puede ayudarlo a encontrar los servicios adecuados y garantizar que todos sus eventos funcionen sin problemas.

Diseño gráfico

El diseño gráfico convincente es útil para crear materiales de marketing efectivos. Puede contratar a un asistente con conocimientos de programas de diseño gráfico para ayudar a crear logotipos, anuncios y productos de la empresa.

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Beneficios de un asistente virtual

Un asistente virtual beneficia a una empresa al proporcionar personal adicional cuando lo necesitan, al igual que un empleado temporal. Aquí hay algunas razones por las que un asistente virtual podría ser mejor para su organización:

Tiempo

Sus empleados pueden pasar una gran parte de su tiempo realizando tareas repetitivas. Puede contratar a un asistente virtual para completar funciones simples para que su equipo pueda concentrarse en tareas específicas del trabajo.

Espacio:

Los asistentes virtuales no requieren espacio físico adicional ya que son trabajadores remotos. No tendrá que considerar dónde trabajaría un empleado adicional.

Equipo

Dado que un asistente virtual teletrabaja, no necesita equipo adicional en el lugar de trabajo. Los asistentes virtuales utilizan sus computadoras personales y software especializado para realizar sus funciones.

Costo

La capacidad de usar un asistente virtual por proyecto o por temporada reduce los costos de su negocio. Puede elegir la duración del contrato para su asistente y determinar si necesita sus servicios a tiempo parcial o completo.

Cómo encontrar el asistente virtual adecuado

El proceso de contratación de un asistente virtual es similar al de un empleado regular. Es posible que no tenga la capacidad de realizar una entrevista en persona, por lo que es recomendable crear un proceso de solicitud en línea, que incluya:

1. Crea una descripción del trabajo

Dado que los asistentes virtuales pueden realizar una variedad de tareas, debe crear una lista de tareas laborales esperadas. Puede que le resulte útil crear una lista de las tareas diarias que necesita que realice su asistente. Incluya cualquier software o herramienta que necesite que conozca el asistente virtual, como plataformas de redes sociales o Microsoft Office.

2. prueba

Si está contratando a un asistente virtual con una especialidad, asegúrese de probar su competencia. Por ejemplo, si necesita un corrector de pruebas, dele una prueba de gramática y ortografía. Si desea que escriban correos electrónicos de marketing, déles algunas indicaciones y determine la calidad.

3. Entrevista

Puede realizar una entrevista en video o por teléfono con su asistente virtual. Aunque será un miembro remoto, debe asegurarse de que tenga la capacidad de trabajar con los empleados en su espacio de trabajo. Puede preguntarles si tienen la intención de trabajar en horarios flexibles o si estarán disponibles durante su horario normal de trabajo. Asegúrese de que todas sus calificaciones coincidan con sus necesidades.

4. Tren

Para que su asistente tenga éxito, debe capacitarlo en función de sus expectativas. Deberá realizar toda la capacitación en línea, así que considere usar herramientas para compartir la pantalla de la computadora y videollamadas para ayudarlo en el proceso.

Cómo gestionar tu asistente virtual

Es importante mantener una buena relación de trabajo con su asistente virtual. Considere estos consejos cuando administre a su empleado virtual:

reunirse regularmente

Cree reuniones semanales o quincenales para responder cualquier pregunta que tenga su asistente virtual y revisar el progreso de los proyectos en curso. Con reuniones periódicas, su asistente virtual puede aprender más y sentirse cómodo con su función.

Crear pasos específicos

A veces, puede ser más desafiante. Para asegurarte de que tu asistente virtual sepa exactamente lo que debe hacer, detalla cada tarea tanto como sea posible. Cree un esquema claro y use viñetas o listas numeradas para simplificarlo.

Proporcionar documentación completa

Cree documentación para procedimientos estándar para que los procesos sean fáciles de entender. Use capturas de pantalla en los pasos para que su asistente tenga un ejemplo visual a seguir.

Gestionar las expectativas

Dado que los asistentes virtuales suelen ser contratistas o autónomos, debe tener una descripción clara de la función, la duración del contrato y los salarios. Comunique cualquier cambio y asegúrese de que su asistente virtual los acepte antes de continuar con el trabajo.