¿Qué es una sesión de breakout? (Definición, Beneficios y Consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 21 de octubre de 2021

Los líderes de la conferencia a menudo buscan formas de hacer que sus reuniones sean más atractivas. Una forma de lograr esto es a través de sesiones de grupo, que ocurren cuando los asistentes a la reunión se separan en grupos más pequeños. Estas reuniones más íntimas les permiten tener discusiones profundas con sus compañeros, hacer preguntas y conocer gente nueva. En este artículo, definimos qué es una sesión de grupo y discutimos sus beneficios, tipos y brindamos consejos para implementar una en su próxima reunión.

¿Qué es una sesión de breakout?

Una sesión de grupo es una reunión corta donde los participantes de una reunión más grande tienen discusiones más detalladas en un grupo más pequeño. Durante estas sesiones, los participantes también pueden completar una actividad o escuchar una presentación para aprender más sobre un tema relevante. Las conferencias tienden a organizar varias sesiones de trabajo, asegurándose de que cada grupo sea lo suficientemente pequeño para alentar la participación de todos los asistentes. Tenga en cuenta que es posible que escuche a las personas referirse a las sesiones de grupo como talleres o reuniones de grupo.

Las sesiones de trabajo pueden ocurrir en persona o virtualmente. Para facilitar las sesiones de trabajo en persona, los líderes de la conferencia envían a los asistentes a diferentes áreas del lugar. Esta privacidad permite que los grupos faciliten discusiones significativas mientras minimizan las distracciones. Una vez que completan sus sesiones de trabajo, los grupos pueden volver a reunirse en el área de reunión principal. Las sesiones de grupo virtual utilizan las funciones de sala de grupo en las herramientas de conferencias en línea, lo que les brinda una sensación similar de privacidad para hablar con los miembros del grupo.

Beneficios de las sesiones de grupo

Estos son algunos de los beneficios de organizar sesiones de grupo:

Fomentar la participación

Los asistentes pueden sentirse más cómodos participando en un grupo más pequeño que en un grupo más grande. En una sesión de grupo, todos tienen la oportunidad de compartir sus ideas frente a una audiencia menos intimidante. El grupo escucha lo que los participantes tienen que decir y los coordinadores de la conferencia pueden incluso recopilar sus comentarios para usarlos en una discusión más amplia.

Facilitar debates profundos

Durante una sesión de grupo, los grupos pueden discutir los temas de la conferencia con más detalle. Pueden compartir ideas que se les ocurrieron durante la presentación o hacer preguntas si algo no quedó claro. Los participantes pueden aprender algo nuevo y obtener nuevas perspectivas de otros miembros, lo que puede ayudarlos a comprender mejor el material y sentir un sentido de comunidad.

Ofrezca un descanso de la escucha pasiva

Debido a que los asistentes pueden cansarse por las largas horas de escucha pasiva, muchas conferencias programan comidas y breves períodos de descanso. Las sesiones de grupo son otra forma de ayudar a los asistentes a relajarse antes de volver a concentrarse en la presentación principal. Después de sentarse durante un largo período, los asistentes a menudo aprecian la oportunidad de levantarse y caminar hacia sus grupos. También es refrescante para los asistentes hablar con sus compañeros y reflexionar sobre la presentación que acaban de escuchar.

Tipos de sesiones de grupo

Estos son algunos tipos comunes de sesiones de grupo:

Charlas de iluminación

Si desea continuar enseñando a los asistentes durante las sesiones de trabajo, considere las charlas relámpago. Cada grupo tiene un facilitador que da una breve presentación sobre un tema específico. Los facilitadores pueden ser presentadores de su conferencia o asistentes voluntarios que quieran compartir sus ideas con sus grupos. Puede asegurarse de que las presentaciones sean breves limitando la cantidad de diapositivas que pueden usar o estableciendo un límite de tiempo, generalmente alrededor de cinco minutos. Al final de la presentación, el facilitador generalmente responde preguntas o anima a los miembros del grupo a discutir el material.

Sesiones “Pregúntame cualquier cosa”

Los líderes de la conferencia que esperan muchas preguntas pueden realizar sesiones de “Pregúntame cualquier cosa”. Cada grupo tiene un facilitador experto que puede brindar su opinión sobre la presentación general. Este formato acepta activamente las preguntas, lo que permite que los asistentes se sientan cómodos pidiendo aclaraciones. Si bien el facilitador es el principal responsable de responder las preguntas, los miembros del grupo también pueden usar su experiencia para contribuir a la conversación. Si los facilitadores notan que los asistentes comparten un problema común, pueden pedirles a los líderes de la conferencia que cubran estos temas con mayor profundidad.

Redes de velocidad

Speed ​​networking puede ayudar a los asistentes a conocer profesionales de diferentes organizaciones. También les permite socializar con miembros de su propia empresa. Puede estructurar este tipo de sesión de grupo dividiendo a las personas en grupos y haciendo que hablen con una persona durante un período de tiempo específico. Incluso durante una sesión rápida, los asistentes pueden conocer a varias personas nuevas. Estas conexiones les permiten sentirse más cómodos en el evento y construir sus redes para futuras oportunidades profesionales.

Actividades

Para que sus sesiones de trabajo sean especialmente interactivas, considere incorporar una actividad. La actividad puede ser una forma divertida de asegurarse de que sus asistentes entiendan el material de la presentación más grande. Por ejemplo, podría crear un juego de trivia que revise las nuevas políticas de su empresa. Alternativamente, la actividad podría ser una forma de ayudar a sus asistentes a relajarse y conocerse entre sí. Algunas empresas tienen grupos que realizan actividades de formación de equipos como:

  • charadas

  • Bingo

  • Rompecabezas

  • Dos verdades y una mentira

Sesiones al aire libre

Después de pasar horas adentro, es posible que los asistentes quieran salir al aire libre. Considere organizar sesiones de grupo al aire libre para permitir que los asistentes se mantengan activos y cambien de escenario. La sesión puede ser similar a una que organizaría en el interior, como una sesión de “Pregúntame cualquier cosa” o un juego de bingo. También puede hacer que el taller sea más activo haciendo una actividad como una búsqueda del tesoro o un juego de tira y afloja. Incluso si está organizando una reunión virtual, puede organizar sesiones de trabajo al aire libre. Indique a los participantes que cierren sesión, salgan a caminar un poco y regresen con una imagen de algo que les pidió que encontraran.

Consejos para facilitar las sesiones de grupo

Estos son algunos consejos para facilitar las sesiones de trabajo:

Proporcionar un objetivo claro

Al planificar sesiones de grupo, considere establecer una meta. Pregúntese qué quiere que logren los asistentes durante el breve tiempo que se reúnen. Por ejemplo, es posible que desee que conozcan a más asistentes o que hagan preguntas sobre la presentación más grande. Conocer el objetivo de la sesión puede ayudarlo a proporcionar una estructura clara para que la sigan los asistentes, lo que puede aumentar la participación general.

Establecer un límite de tiempo

La naturaleza breve de las sesiones de grupo permite que los asistentes descansen mientras los ayuda a concentrarse en la conferencia. Para asegurarse de que las reuniones de grupo sean breves, considere establecer un límite de tiempo. El marco de tiempo ideal varía según el tipo de sesión de grupo. Por ejemplo, una búsqueda del tesoro puede requerir más tiempo que una ronda de contactos rápidos. Al establecer un límite de tiempo apropiado, puede proporcionar una estructura y brindar a todos la oportunidad de participar. El límite de tiempo también puede garantizar que haya suficiente tiempo para el resto de los eventos de su conferencia.

Organizar grupos estratégicamente

Algunos líderes de conferencias organizan grupos justo antes de las sesiones de trabajo. Pueden dividir a los asistentes por su apellido o por dónde se sientan durante la presentación. Este método puede ayudar a los líderes de la conferencia a distribuir los grupos al azar, pero también pueden beneficiarse de la organización estratégica de los grupos. Considere asegurarse de que cada grupo tenga miembros con diferentes niveles de experiencia. Una combinación de empleados nuevos y experimentados puede proporcionar a los grupos ideas innovadoras y conocimientos de expertos. Asegúrese de que cada grupo tenga miembros de diferentes departamentos u organizaciones para facilitar las oportunidades de trabajo en red. Intente que los asistentes se registren antes del evento para que pueda planificar los grupos en consecuencia.

Elija el tamaño de grupo adecuado

Cuando organice sesiones de grupo, considere cuántas personas quiere que haya en cada grupo. Los grupos con menos personas pueden permitir una mayor participación, mientras que los grupos más grandes pueden hacer que las personas se sientan más cómodas. Si bien las preferencias de sus asistentes pueden ayudarlo a determinar el tamaño correcto del grupo, también puede considerar el formato de grupo. Por ejemplo, podría ser más productivo usar grupos más grandes para charlas relámpago, ya que muchas personas pueden escuchar a un solo presentador. Las sesiones de “Pregúntame cualquier cosa” pueden beneficiarse de entornos más íntimos que animen a los miembros a hacer preguntas.

Diseñe espacios apropiados para el formato de grupo

Si la reunión es virtual, puede usar la herramienta de conferencias en línea para crear salas de reuniones. La mayoría de las herramientas le permiten dividir a los miembros de forma automática o manual, y el anfitrión puede unirse a diferentes salas para supervisar las conversaciones. El anfitrión también puede enviar mensajes para indicar cuánto tiempo queda y hacer que los miembros se vuelvan a reunir en la reunión principal.

Si la reunión es en persona, intente diseñar espacios físicos apropiados para el formato de grupo. Por ejemplo, una sala con filas de sillas puede ser ideal para charlas de iluminación. La falta de sillas puede ser más apropiada para las sesiones de redes rápidas, ya que anima a los asistentes a hablar con más personas.

Usa el equipo adecuado

Al proporcionar a los grupos el equipo adecuado, puede asegurarse de que las sesiones de grupo cumplan su objetivo. Las charlas relámpago pueden requerir un micrófono o un proyector para que todos puedan disfrutar de la presentación. Si organiza actividades divertidas, puede proporcionar a los grupos pizarras, papel y bolígrafos u otros materiales para completar la actividad.

Considere rotar grupos

Si sus sesiones de grupo comprenden diferentes presentaciones o actividades, considere rotar grupos. Los asistentes pueden pasar a nuevos grupos después de un tiempo determinado o unirse a grupos que les interesen. Al permitir la rotación, puede alentar a los asistentes a participar en lo que les interese. Incluso si todas las sesiones de grupo presentan la misma actividad, puede alentar la rotación para ayudar a los asistentes a conocer a más personas.

Consultar con los facilitadores del grupo

Después de que finalicen las sesiones de trabajo, considere consultar con los facilitadores del grupo. Estos líderes pueden decirle lo que los miembros discutieron durante las reuniones, permitiéndole atender el resto de su presentación a sus preguntas. También puede utilizar los comentarios para realizar mejoras en futuras sesiones de grupo. Por ejemplo, si se entera de que no hubo suficiente tiempo para que todos dieran su opinión, puede aumentar el límite de tiempo para la próxima reunión.

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