¿Qué es una sala de datos? (Y cómo usar uno)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Si trabaja con información confidencial, es posible que desee una forma de mantenerla segura. Las salas de datos son opciones útiles para el almacenamiento privado y el uso compartido. Aprender acerca de estos recursos puede ayudarlo a implementarlos en su propio negocio. En este artículo, compartimos qué son las salas de datos, por qué son importantes y las diferentes ventajas de las salas de datos físicas frente a las digitales.

¿Qué es una sala de datos?

Una sala de datos es un lugar digital o físico seguro donde las empresas almacenan documentos y materiales confidenciales. Las organizaciones que trabajan con información confidencial o datos de clientes pueden usarlos. Pueden otorgar acceso a un número selecto de personas dentro y fuera de la empresa. Por ejemplo, un bufete de abogados solo puede permitir que los abogados senior ingresen a su sala de datos. Los tipos de situaciones en las que las salas de datos ayudan a las empresas incluyen:

  • Cuando las empresas se someten a fusiones y adquisiciones

  • Cuando las organizaciones están recaudando fondos

  • Cuando las corporaciones privadas hacen ofertas públicas iniciales a los inversionistas

  • Cuando las empresas se asocian con otras empresas

  • Cuando las organizaciones auditan negocios

  • Cuando las empresas gestionan la propiedad intelectual

¿Por qué son importantes las salas de datos?

Algunas organizaciones trabajan con datos altamente confidenciales, como información médica, documentos financieros o secretos comerciales. Las salas de datos son un recurso valioso para mantener estos materiales privados. Protegen a las organizaciones del riesgo y brindan herramientas para compartir información de manera segura. Aquí hay algunos beneficios adicionales:

  • Mantiene la información organizada: a través del proceso de mantener la seguridad de los datos, las organizaciones a menudo mantienen un sistema que les ayuda a rastrear quién accede a él. Esto puede hacer que la información sea más fácil de navegar.

  • Ayuda a ganarse la confianza de los clientes: los clientes que comparten su información privada con empresas confían en ellas para mantenerla segura. Cuando las empresas utilizan salas de datos, los clientes pueden apreciar los esfuerzos de la organización y continuar trabajando con ellos.

  • Hace que los procedimientos sean más eficientes: para mantener una sala de datos, las organizaciones utilizan procedimientos para almacenar, etiquetar e interactuar con los materiales. Cuando los empleados aprenden estos procedimientos, puede ayudar con la eficiencia operativa general a medida que los empleados agregan y eliminan información de la sala de datos.

  • Acelera las transacciones: especialmente para las salas de datos digitales, las organizaciones pueden encontrar una mayor competencia al enviar y recibir documentos. Debido a que están todos en un solo lugar y etiquetados cuidadosamente, puede ser más fácil encontrar e intercambiar archivos específicos.

  • Mejora las relaciones profesionales: Al igual que los clientes, las organizaciones que trabajan con otras organizaciones dependen unas de otras para mantener seguros sus tratos comerciales. Mediante el uso de cuartos de datos, cada uno puede mantener la confianza del otro y comunicarse de manera efectiva.

¿Cómo crear un data room efectivo?

La forma en que una organización administra su sala de datos puede depender de factores como el tipo y la cantidad de información que almacena, la frecuencia con la que las personas autorizadas comparten información o cuántas personas acceden a la información. Aquí hay algunos pasos que puede seguir para construir uno que funcione para usted:

1. Considere los usos de la organización

Algunas organizaciones pueden usar un software diferente al de otras o preferir formatos físicos o digitales. Por ejemplo, una empresa puede recibir materiales no monetarios como parte de una campaña de recaudación de fondos. Planificar en consecuencia puede ayudarlo a utilizar mejor sus recursos.

2. Elige un espacio

Para las organizaciones que usan espacio físico, es importante elegir un área que sea segura o que pueda serlo. Además, considere el costo de alquilar un espacio y la facilidad con la que los empleados y las partes autorizadas pueden acceder a él. Para aquellos que usan cuartos de datos digitales, busque opciones para asegurarse de elegir uno que sea asequible, tenga características de seguridad sólidas y se adapte a las necesidades de la organización.

3. Asignar un administrador

Un administrador está a cargo de mantener la sala de datos y controlar quién accede a ella. Esta persona suele ser el director financiero, pero diferentes organizaciones pueden elegir a otra persona. Varias personas pueden tener este rol, dependiendo de la empresa.

4. Implementar seguridad

Para mantener segura la información, las organizaciones pueden contratar profesionales para monitorear su sala de datos. Para las salas de datos físicas, pueden buscar seguridad privada para estar afuera de la puerta, verificar los permisos de acceso y monitorear las actividades de las personas mientras están en la sala. Para las salas de datos digitales, las organizaciones pueden contratar profesionales de TI o pagar soporte adicional a través del software que utilizan. Los profesionales pueden abordar problemas de ciberseguridad, ayudar a los usuarios a mantener seguras sus contraseñas y facilitar la carga y descarga seguras.

5. Establecer acceso

Debido a que solo ciertas personas acceden a la sala de datos, es importante establecer quiénes son para que la organización pueda capacitarlos. Esta capacitación puede incluir protocolos de seguridad, estándares para quitar y reemplazar documentos y cómo navegar por el software. Considere qué empleados necesitan acceso y cuáles podrían trabajar con materiales menos sensibles. Establezca un procedimiento para revocar el acceso en caso de que los empleados autorizados abandonen la empresa o cambien de funciones.

Salas de datos digitales vs. físicas

Antes de que las empresas tuvieran acceso a las computadoras, usaban salas de almacenamiento físico. Algunos de ellos todavía lo hacen, o usan una combinación de los dos para satisfacer diferentes necesidades. Dependiendo de quién pueda acceder a la información y qué tipo de información almacenen, uno podría funcionar mejor que el otro. Hay ventajas únicas para cada opción, que incluyen:

Salas de datos digitales

Las organizaciones modernas tienden a preferir las salas de datos digitales porque el negocio virtual ahora es el estándar. Permiten que los profesionales almacenen y compartan documentos sin ocupar espacio físico, lo que puede ahorrar dinero en el alquiler y el mantenimiento de un área lo suficientemente grande como para almacenar datos. Las funciones de búsqueda de software pueden ser especialmente útiles para las organizaciones que manejan grandes cantidades de información y desean explorarla y compilarla más fácilmente.

Las salas de datos digitales permiten a las organizaciones otorgar permisos de acceso, enviar y recibir documentos y agregar nueva información más rápido. Aunque las opciones de seguridad pueden variar según el software que use una organización, pueden proteger la información al requerir una verificación de dos factores, revocar el acceso de forma remota y contratar profesionales de TI para mantener la seguridad virtual.

Salas de datos físicos

Las salas de datos físicos, a veces llamadas salas de datos de diligencia debida, pueden ser más seguras porque las organizaciones pueden aplicar bloqueos seguros, contratar personas para protegerlas e instalar cámaras para monitorearlas. Debido a que es probable que haya puntos de acceso limitados, es posible que hayan agregado la garantía de que solo las personas autorizadas pueden ingresar a la sala y ver su contenido. También pueden ser más confiables porque no son susceptibles a problemas técnicos.

Este ya no es el método preferido de almacenamiento, pero algunas empresas aún pueden elegir cuartos de datos físicos para sus necesidades. Por ejemplo, en organizaciones que tienen una gran cantidad de documentos atrasados, el almacenamiento físico puede ser más práctico. Esto también puede aplicarse cuando las organizaciones tienen materiales que no pueden transferir fácilmente a formatos digitales.

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