¿Qué es una plantilla de plan de contingencia? (Beneficios adicionales de usar uno)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Para responder a los efectos de un evento inesperado, los equipos y las empresas implementan planes de contingencia para que puedan reaccionar de manera efectiva y oportuna. Estos tipos de planes pueden manifestarse de muchas formas, pero a menudo es útil usar una plantilla al elaborar uno, que es una herramienta que los profesionales pueden personalizar para satisfacer las necesidades de su proyecto u objetivo. Aprender a crear este tipo de plan utilizando una plantilla puede ayudarlo a abordar rápidamente cualquier situación imprevista que surja.

En este artículo, analizamos qué es un plan de contingencia, describimos por qué es beneficioso crear una plantilla para uno e incluimos una plantilla de plan de contingencia de muestra y un ejemplo al que puede hacer referencia cuando elabore el suyo.

¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es un conjunto de pasos y acciones que usted crea y luego implementa si ocurre un riesgo previsto y amenaza el éxito de un objetivo inicial. Este plan actúa como una solución pragmática para un evento potencial que ocurre. Por ejemplo, un miembro de un equipo de desarrollo de videojuegos podría crear un videojuego para una conocida empresa de entretenimiento. Durante las primeras etapas de uno de sus proyectos, un director creativo se enferma y no puede supervisar el proceso de desarrollo durante varios meses. Un plan de contingencia previamente elaborado describe al profesional que ocupa su lugar en esta situación y sus responsabilidades.

La planificación de contingencia a menudo enumera los pasos prácticos que los profesionales deben tomar en un escenario particular, quién debe completar tareas específicas y cuánto tiempo debe llevar completar este plan. Además, los profesionales no siempre elaboran planes de contingencia para situaciones negativas. Por ejemplo, antes de asegurar una cantidad sustancial de fondos de un inversionista ángel, una empresa podría haber creado un plan de contingencia sobre qué hacer con ese dinero y cómo optimizar su uso.

¿Cuáles son los beneficios de usar una plantilla de plan de contingencia?

Aquí hay varios beneficios de usar una plantilla de plan de contingencia:

  • Respuestas rápidas: responder rápidamente a un evento imprevisto garantiza que pueda mantener la eficiencia de su flujo de trabajo y continuar logrando sus objetivos principales. Un tiempo de respuesta rápido también minimiza cualquier oportunidad de instancias de relaciones públicas negativas, ya que puede confirmar que está abordando los problemas con prontitud.

  • Ahorra tiempo: tener un plan de contingencia listo puede ahorrarle a su negocio una cantidad sustancial de tiempo porque cuando surge una situación, no tiene que tomarse el tiempo para planificar una solución. Ejecutar su plan de contingencia le permite concentrar sus esfuerzos en mantener la eficiencia y la productividad.

  • Reduce los costos: cuando ocurre una situación inesperada, generalmente cuesta dinero solucionar el problema o resulta en una pérdida de productividad. Con una plantilla de plan de contingencia, su capacidad para abordar el problema rápidamente garantiza que no desperdicie fondos innecesarios o recursos críticos para abordar un problema.

  • Automatiza la toma de decisiones: Los planes de contingencia también te permiten establecer tareas automáticas que los empleados realizarán en caso de que ocurra un evento. Esto simplifica el proceso de toma de decisiones y le brinda la oportunidad de hacer ajustes a esas opciones si las circunstancias lo requieren.

  • Mejora la resolución de problemas: el objetivo principal de los planes de contingencia es automatizar y optimizar sus iniciativas de resolución de problemas. Cuando puede resolver problemas rápidamente, puede determinar cómo abordarlos mejor y minimizar futuras ocurrencias.

  • Permite riesgos calculados: Comprender que un plan está listo en caso de un evento inesperado puede permitirle tomar más riesgos calculados con respecto a sus proyectos, tareas y deberes. Tomar más riesgos a veces puede conducir a mejores ingresos, mayor productividad y resultados de mayor calidad.

  • Mejora la organización: cuando puede definir tareas que los empleados pueden realizar en caso de una circunstancia inesperada, puede asegurarse de que los miembros del equipo continúen trabajando en sus tareas y que cada parte de un proyecto cumpla con su fecha límite designada. También puede evaluar las áreas de su plan que requieren mejoras.

  • Minimiza los daños: un plan de contingencia le permite resolver problemas y evitar que una variedad de efectos desfavorables obstaculicen sus metas y objetivos. Por ejemplo, puede evitar varios problemas, como pausas en la producción, cierres de sitios web, pagos de crédito perdidos y pérdida de productividad.

  • Empodera a los colaboradores: Una estrategia de contingencia efectiva define a los profesionales responsables de cada tarea. Después de probar su plan e informar a cada empleado de sus deberes, pueden cumplir con sus responsabilidades con confianza y certeza.

Plantilla de plan de contingencia

Aquí hay una plantilla de muestra de un plan de contingencia básico:

Evento

[Use this section to describe the potential risk or event that can occur. Ensure to describe this event clearly so each team member can identify the situation in case it occurs. This helps to minimize confusion about an event and ensures that designated response personnel can address the problem accordingly.]

Probabilidad

[This section describes the likelihood of an event occurring. You can designate each event with a probability of high, medium or low. If you’re uncertain about the probability, consider consulting with others to make an educated guess by comparing it to related events of which you have experience addressing.]

Personal de respuesta

[Use this section to describe the individuals responsible for performing specific tasks when an event occurs. This may include an individual person, a small team, an entire department or even external professionals. It’s also important that you directly inform these figures of their role in solving the problem before finalizing the contingency plan.]

Preparación

[Use this section to highlight how a team or entire company can prepare for a response. This section might include developing an incentive process or collecting additional resources for response personnel to use. This portion essentially highlights the prerequisites necessary to execute the response effectively.]

Respuesta

[This section describes the actions that response personnel can take in case a defined event occurs. They may only perform one task or several, depending on the necessities of the event. Try to ensure that the response to resolving the problem or event is clear and detailed.]

ejemplo de plan de contingencia

Aquí hay un ejemplo de un plan de contingencia básico que puede usar mientras elabora el suyo propio:

Evento

El virólogo jefe está enfermo y no puede asistir a la próxima conferencia de ciencia y salud.

Probabilidad

Bajo

Personal de respuesta

La Dra. Agatha Plumme debe asumir las funciones de viróloga principal y actuar como viróloga principal representante de la conferencia.

Preparación

Desarrolle un plan de logística para llevar a la Dra. Agatha Plumme a la conferencia, incluidos otros alojamientos de viaje. Además, proporciónele los materiales necesarios, como las notas y presentaciones del virólogo jefe, para que pueda prepararse para el evento.

Respuesta

El personal de recursos humanos debe reservar inmediatamente un boleto de avión para que la Dra. Agatha Plumme pueda volar al lugar de la conferencia. Reserve su estadía en el hotel y otros alojamientos de viaje locales antes de que ella llegue y, al mismo tiempo, proporciónele el guión del discurso que dará en la conferencia.

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