¿Qué es una matriz X? (Definición, Usos y Beneficios)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Crear una forma visual de administrar proyectos puede ayudarlo a usted y a los miembros de su equipo a lograr objetivos y completar proyectos con más eficiencia, claridad y enfoque. Un método para gestionar proyectos, la gestión ajustada de proyectos, puede ayudarlo a implementar nuevas ideas para que los miembros de su equipo de proyecto sean más eficientes. Una de estas ideas, llamada matriz X, puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo, identificar conexiones entre su equipo y otros y crear métricas para la gestión de proyectos.

En este artículo, discutimos qué es una matriz X, observamos los componentes que tiene, exploramos sus beneficios y consideramos los pasos que puede seguir para crear la suya propia.

¿Qué es una matriz X?

Una matriz X es un documento que puede utilizar como ayuda durante el proceso de gestión de proyectos Lean. Funciona como una guía que combina varios componentes de un proyecto, incluyendo objetivos e ideas tanto desde fuera como desde dentro del propio proyecto. Una matriz X puede ayudarlo a lograr objetivos innovadores en un período de tres a cinco años. Otras personas que podrían usar una matriz X incluyen gerentes de proyecto, gerentes de nivel C y dueños de negocios. Una matriz X recibe su nombre de la forma que forma cuando colocas sus componentes principales.

Componentes de una matriz X

Hay cuatro componentes principales de una matriz x:

  1. Metas a largo plazo: estas son las metas que desea lograr en tres a cinco años.

  2. Objetivos anuales: Son las metas que quieres alcanzar en el próximo año.

  3. Métricas para mejorar: estas son las medidas que utiliza para garantizar que los proyectos se completen de manera eficiente.

  4. Prioridades de alto nivel: estos son los cambios inmediatos que son necesarios para que la matriz X sea efectiva.

Usando estos componentes, hay algunas otras partes que puede usar para hacer una matriz X efectiva, que incluyen:

  • Equipos y gestión que impulsan las actividades hacia el logro de objetivos a corto y largo plazo.

  • Las conexiones entre los principales componentes de la matriz X

Beneficios de usar una matriz X

El uso de una matriz X puede tener varios beneficios, que incluyen:

  • Desarrollar un plan estratégico: a veces, crear una matriz X puede ayudarlo a desarrollar un plan estratégico al mostrarle qué necesita su atención en ese momento.

  • Crear compromiso: una matriz X puede ayudar a mostrar a cada miembro del equipo en todos los niveles cómo su trabajo contribuye a un proyecto completo.

  • Conexión de diferentes equipos y departamentos: las matrices X también pueden ayudar a los gerentes de proyectos a ver cómo interactúan los diferentes equipos y dónde pueden superponerse sus tareas, brindándoles vías de comunicación que quizás no hayan notado antes.

  • Resolver problemas antes de que ocurran: con una matriz X, los pasos del proceso son más claros y pueden ayudarlo a identificar dónde se ha ralentizado el trabajo, lo que le permite actuar donde sea necesario y asegurarse de que el proyecto continúe progresando.

  • Simplificación de la toma de decisiones: el uso de una matriz X puede ayudarlo a asegurarse de que todas las decisiones tengan en cuenta sus objetivos a corto y largo plazo. Esto puede ayudarlo a ver dónde puede realizar mejoras, lo que hace que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente.

  • Establecer prioridades: además de ayudarlo a desarrollar un plan estratégico, la creación de una matriz X puede ayudarlo a saber cuáles son las principales prioridades de su proyecto y cómo debe abordar cada una para que el proyecto avance hacia su finalización.

Cómo usar una matriz X

Diseñar una matriz X y usarla para completar proyectos es una tarea que puede aprender. A continuación se muestran los pasos que puede utilizar para crear e implementar una matriz X para su próximo proyecto:

1. Diseñar objetivos estratégicos

El primer paso para crear una matriz X es determinar dónde quiere que esté el proyecto en tres a cinco años. Una vez que sepa en qué dirección quiere que vaya el proyecto, puede establecer medidas y objetivos para asegurarse de alcanzar ese resultado. Si tiene un equipo pequeño, establecer menos objetivos a largo plazo puede ser beneficioso, ya que mantiene al equipo enfocado y con energía durante todo el proyecto.

2. Definir objetivos a corto y mediano plazo

Una vez que conozca sus objetivos a largo plazo y una estrategia para alcanzarlos, puede crear objetivos a corto y mediano plazo que avancen hacia esos objetivos. Crear algunos objetivos más cortos y dividirlos entre diferentes equipos puede ayudar a que la productividad se mantenga constante. Luego puede dividir estos objetivos en tareas que completa cada miembro del equipo o departamento, ya que esto hace que las responsabilidades diarias sean más claras. Estos objetivos son también los objetivos de máxima prioridad para iniciar el proyecto y mantenerlo en marcha.

3. Crea métricas para objetivos y progreso

Con todos sus objetivos establecidos, puede diseñar métricas para asegurarse de que usted y los miembros de su equipo puedan terminar las tareas y, en última instancia, completar el proyecto. Las métricas son una forma de medir el éxito de un equipo y la rapidez con la que puede completar tareas similares. Por ejemplo, un equipo puede comenzar y terminar el diseño de software en dos meses, pero un segundo equipo tarda tres. El segundo equipo utiliza pruebas exhaustivas y produce software de mayor calidad que el primero. En estos casos, tanto la velocidad como la calidad son métricas para estos equipos.

4. Tenga en cuenta las conexiones entre los miembros del equipo y los departamentos

A veces, después de diseñar una matriz X, puede notar que un equipo está esperando tareas completadas de otro equipo. Si bien esto es común en la gestión de proyectos, puede crear procesos más eficientes asignando otras tareas al equipo mientras esperan el trabajo de otros equipos. También puede usar las conexiones en la matriz X para diseñar espacios de colaboración para sus equipos en formato físico o virtual y determinar quién habla entre sí cuando las tareas pasan de un equipo a otro. Por ejemplo, puede hacer que solo los líderes de equipo hablen entre sí.

5. Revise y actualice X-matrix a medida que cumpla con los objetivos del proyecto

El diseño de una matriz X puede requerir algo de práctica, por lo que, a medida que cumpla con los objetivos del proyecto, considere revisar los segmentos de la matriz X para reflejar lo que sucede en tiempo real y gestionar los problemas a medida que surjan. Puede actualizar la matriz X a medida que completa los objetivos para mostrar a los miembros del equipo cuáles son las próximas tareas y cómo pueden lograrlas. Al final del proyecto, puede eliminar la matriz X y comenzar una nueva para un nuevo proyecto o actualizar la original para reflejar sus objetivos actuales a largo y corto plazo.

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