¿Qué es una lista de verificación de inicio de proyecto? (Consejos adicionales para el éxito)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Las listas de verificación de inicio de proyecto son herramientas útiles para recopilar todas las actividades involucradas en la creación de un producto o servicio. Las organizaciones los usan para mantener a su equipo encaminado y priorizar qué completar primero. Comprender cómo usar una lista de verificación de inicio de proyecto puede ayudarlo a asignar sus recursos correctamente y completar proyectos a tiempo. En este artículo, explicamos qué es una lista de verificación de inicio de proyecto, discutimos algunos beneficios de una, brindamos pasos para crear una, ofrecemos consejos para ayudarlo a tener éxito en su proyecto y damos un ejemplo de una lista de verificación en progreso.

¿Qué es una lista de verificación de inicio de proyecto?

Una lista de verificación de inicio de proyecto es una lista de actividades que debe realizar un equipo para un proyecto o tarea. Esto los guía a través de las diversas etapas del desarrollo o creación de su producto para garantizar que completen los elementos requeridos. Las listas de verificación de inicio de proyecto son recordatorios de qué tareas hacer y quién las hará. Las empresas crean estas listas de verificación en las etapas iniciales de planificación de un proyecto para garantizar que tengan un comienzo exitoso. Al igual que una lista de verificación de gestión de proyectos, estos proporcionan un medio de medición para determinar si una organización cumplió con sus objetivos.

Beneficios de una lista de verificación de inicio de proyecto

El uso de una lista de verificación de inicio de proyecto puede ayudar a las organizaciones a organizar y priorizar tareas en un documento al que puede acceder cualquier persona que trabaje en un proyecto. A medida que las empresas completan estas tareas, pueden tachar las que ya terminaron. Esto les brinda seguridad de lo que ya lograron y puede mostrarles qué tareas quedan. También puede ayudar a garantizar que los miembros del equipo que trabajan en el proyecto recuerden todo lo que deben hacer.

Otro beneficio de usar una lista de verificación de inicio de proyecto es que le permite ver si tiene todo lo que necesita antes de comenzar su proyecto. La planificación puede ayudarlo a asignar los recursos necesarios y cumplir con los plazos del proyecto al realizar un seguimiento de su progreso y hacer que su equipo rinda cuentas.

Cómo crear una lista de verificación de inicio de proyecto

Siga estos pasos para crear una lista de verificación de inicio de proyecto:

1. Define tu proyecto

Para crear una lista de verificación de inicio de proyecto, comience indicando su objetivo y visión para su proyecto. Considere cuál es su resultado esperado y lo que espera lograr. Cuando registre su objetivo, trate de usar un lenguaje claro para que su equipo sepa lo que está tratando de lograr.

2. Crea una estructura de desglose del trabajo

En la siguiente parte de su lista de verificación, reserve tiempo para crear una estructura de desglose del trabajo (EDT). Una WBS es un proceso de gestión de proyectos para dividir una tarea en componentes más pequeños y alcanzables. Organizada como una jerarquía, esta estructura enumera todo el trabajo que debe realizarse para completar un proyecto. Esto puede ayudar a asegurarse de no pasar por alto ninguna tarea y puede mantener a todos en el equipo informados de lo que tienen que hacer.

3. Identifique a sus partes interesadas

Otro aspecto importante en las etapas iniciales de planificación es determinar quiénes son sus partes interesadas. Una vez que identifique quiénes son, puede reunirse con ellos para analizar los requisitos de su proyecto. Intente hacerles saber si su equipo puede cumplir con sus expectativas para que puedan decidir si aprueban el proyecto. Algunas partes interesadas comunes incluyen:

  • clientes o clientes

  • Miembros del equipo

  • Vendedores

  • Consultores

  • Gerentes de proyecto

4. Programar recursos

Determine cuántos empleados necesita para este proyecto, junto con qué habilidades son más importantes para las tareas que debe completar. Identificar cualquier limitación que pueda tener, como la mano de obra disponible, también es una parte importante de este paso. Es posible que pueda lograr sus objetivos con empleados internos, pero puede decidir subcontratar algunas fases del proyecto para maximizar la eficiencia. Por ejemplo, una empresa que busca actualizar su sitio web puede contratar a un desarrollador web externo si su desarrollador web interno ya está trabajando en otro proyecto.

5. Asignar roles

Intente especificar los miembros de su equipo de proyecto y asígneles tareas en función de sus habilidades. Esto puede implicar la subcontratación de tareas que requieren una formación o experiencia más especializada, según el tipo de proyecto. Puede determinar cuántos miembros del equipo necesita para su proyecto y contratarlos en consecuencia. Considere documentar los roles de los que todos son responsables para que los miembros de su equipo sepan con quién comunicarse si necesitan orientación.

6. Seleccione una plataforma de comunicaciones

Para mantenerse en contacto con sus partes interesadas a lo largo de su proyecto, considere crear un plan de comunicaciones. Puede designar con qué frecuencia proporcionar actualizaciones y qué método usar, como correo electrónico o reuniones en persona. También puede ser útil encontrar una plataforma de comunicación para mantener actualizados a los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto.

Sugerencias para usar una lista de verificación de inicio de proyecto

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a usar una lista de verificación de inicio de proyecto de manera efectiva:

  • Use un lenguaje simple y directo: al crear la lista de verificación de inicio de su proyecto, enumerar sus objetivos como declaraciones breves y claras puede ayudar al equipo a comprender exactamente lo que se debe hacer. También puede crear una lista de preguntas que desea responder para simplificar sus objetivos y confirmar si su equipo ha realizado una tarea específica.

  • Llame o reúnase en persona: una forma de acelerar la etapa de inicio de su proyecto es llamar o reunirse en persona con las partes interesadas y los miembros del equipo, lo que puede ser más rápido que intercambiar correos electrónicos y ayudarlo a comenzar a trabajar en el proyecto antes. Tomar notas durante esta reunión y distribuirlas a los miembros del equipo para que las usen como referencia puede ayudar a evitar problemas de comunicación.

  • Use una herramienta de administración de proyectos: considere usar una herramienta de administración de proyectos para acompañar la lista de verificación de inicio de su proyecto para que pueda usar funciones, como un tablero Kanban, para monitorear el progreso y mantener la transparencia con los miembros de su equipo. Estas herramientas también pueden ayudarlo a mantenerse organizado, y cualquier miembro del equipo puede acceder a ellas.

  • Revise su lista de verificación para realizar cambios: después de completar su proyecto, revise su lista de verificación de inicio del proyecto para ver si hay áreas en las que podría mejorar para sus futuras listas de verificación. Si hubo tareas en la lista de verificación que fueron especialmente efectivas para mejorar su proceso, puede anotarlas e intentar replicarlas en proyectos futuros.

Ejemplo de una lista de verificación de inicio de proyecto

Aquí hay un ejemplo de una lista de verificación de inicio de proyecto para ayudarlo a comenzar:

Lista de verificación de inicio de proyecto para la evaluación de Project Coffee Lamb Rebrand Rebrand

*Definición del proyecto:*

[ ] Identifique objetivos básicos: cree un nuevo logotipo para Coffee Lamb que desarrolle una relación más personal con los clientes

[ ] Proyecto de solución potencial

[ ] Identificar las restricciones del proyecto

Presupuesto y cronograma del proyecto:

[ ] Averiguar las habilidades necesarias

[ ] Especificar los requisitos de formación inicial

[ ] Crear un cronograma para el inicio y finalización esperados del proyecto

[ ] Determinar métodos para el control de calidad y el seguimiento del progreso.

[ ] Asegure los materiales necesarios

Partes interesadas del proyecto:

[ ] Identificar a los interesados ​​del proyecto

[ ] Reunirse para discutir los requisitos del proyecto.

[ ] Colaborar para encontrar mejoras en el plan del proyecto

[ ] Verificar el monto presupuestario del proyecto

Comunicación del proyecto:

[ ] Seleccione el método de comunicación

[ ] Da roles y asignaciones a los miembros del equipo.

[ ] Configure el tablero de administración de proyectos y comparta con el equipo

[ ] Programar reuniones con el equipo para seguir el progreso del proyecto

[ ] Envíe actualizaciones periódicas a las partes interesadas

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