¿Qué es una factura? Definición y Propósito

Por el equipo editorial de Indeed

7 de diciembre de 2021

Enviar y recibir facturas es una parte importante de la compra y venta de productos. Comprender cómo funcionan las facturas es una parte crucial del trabajo en la fabricación, el comercio minorista o las ventas. Para crear, enviar y responder facturas con éxito, deberá comprender qué son, qué incluyen y cómo crearlas. En este artículo, explicaremos la definición de la factura, discutiremos qué incluyen las facturas y describiremos los pasos que puede seguir para escribirlas y enviarlas.

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¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que se envía desde el fabricante o proveedor de un producto al cliente. La factura describe el costo del producto y establece la responsabilidad del consumidor de pagar los bienes o servicios. Una factura crea un registro físico de una transacción entre un vendedor y un comprador. Las facturas son una parte crucial para garantizar que los libros y las cuentas de una empresa estén completos y sean precisos.

Las facturas son utilizadas por la oficina de contabilidad de una empresa para crear registros de ventas y cuentas por cobrar. Sirven para una variedad de otros propósitos, que incluyen:

  • Solicitud de pago a los clientes

  • Seguimiento del inventario saliente

  • Crear datos que permitan a los contadores estimar las ganancias futuras

  • Proporcionar información de ingresos que se puede utilizar para la declaración de impuestos

  • Preservar un registro de ventas y transacciones de fácil acceso

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura?

Las facturas y los recibos tienen algunas similitudes, pero cada uno tiene un propósito diferente. Las facturas son creadas y enviadas por el proveedor de un producto o servicio. Una factura indica lo que se produjo, quién lo compró y las condiciones de pago. Se puede crear y enviar una factura antes o después de la entrega de los productos. Con frecuencia, los proveedores incluirán una copia de la factura en un paquete al entregar los productos para que el comprador pueda asegurarse de que todos los artículos estén contabilizados.

Alternativamente, una factura es simplemente un documento del vendedor que solicita el pago inmediato. Una factura generalmente llama al cliente a tomar una determinada acción o cumplir con un acuerdo. A diferencia de una factura, las facturas típicas que recibe no incluyen una lista detallada de productos o servicios. Ejemplos comunes de facturas son las solicitudes de pago que recibe de sus compañías de cable o electricidad. Finalmente, cuando reciba una factura, normalmente se le pedirá que la pague en unos pocos días o semanas.

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¿Qué incluye una factura?

Las facturas suelen contener varios datos importantes. Éstos incluyen:

La fecha en que se escribió la factura.

La primera información en una factura suele ser la fecha en que se creó. La fecha es necesaria porque marca el comienzo del período de pago o el tiempo que tiene el comprador para presentar el pago completo. Si el pago tiene un límite de tiempo estricto, incluyendo la fecha informará al comprador de su fecha límite y proporcionará un registro irrefutable del período de pago para el vendedor.

Nombres y direcciones del comprador y del vendedor

Las facturas deben incluir el nombre y una forma de contacto del comprador, que normalmente incluye su dirección de correo electrónico. Esto ayuda a garantizar que los productos correctos se entreguen al cliente correcto. La factura también debe contener el nombre y la dirección del vendedor para que el comprador sepa a quién pagar y con quién contactar en caso de errores.

Información de contacto de la oficina de contabilidad o servicio al cliente

Algunas facturas incluirán información de contacto directo para el personal de contabilidad o el departamento de servicio al cliente. Esto le permite al comprador dirigir cualquier queja, pregunta o comentario a las personas más capacitadas para ayudarlo. Proporcionar números directos ayuda a los vendedores a resolver los problemas de los clientes de manera rápida y eficiente.

Resumen de artículos comprados

Las facturas deben incluir un resumen detallado de los artículos o servicios que se incluyen en la transacción. Esto generalmente implica una lista detallada con breves descripciones de productos. Este resumen ayuda al comprador a determinar si los productos que recibió son correctos y si se le ha cobrado la cantidad de dinero adecuada.

Condiciones específicas de pago

La información final que debe incluir una factura son las condiciones de pago del vendedor. Esto incluirá la suma total adeudada, la cantidad de tiempo que el comprador tiene para pagar y las formas de pago que acepta el vendedor.

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Cómo redactar y enviar facturas

Si está utilizando un servicio de contabilidad electrónica, le resultará bastante fácil crear e imprimir facturas. Estos son los pasos necesarios que debe seguir al enviar una factura:

1. Dirigir la factura al cliente

Deberá consultar la información del pedido del cliente para asegurarse de escribir su nombre y dirección correctamente. También deberá incluir su propio nombre y dirección para fines de devolución del paquete.

2. Incluya el número de pedido y/o número de entrega de la transacción

A todos los pedidos y envíos se les debe asignar un número de pedido único. Esto permite que los sistemas informáticos realicen un seguimiento de la información de producción y envío del pedido. Incluir el número de pedido en la factura también le permite al cliente archivar un registro completo de la transacción.

3. Enumere los nombres/descripciones de todos los artículos vendidos

La información más importante de una factura suele ser la lista detallada de los productos pedidos. Esta lista puede incluir el nombre específico, la descripción y el peso de todos los artículos en un paquete. Esto permite que el fabricante y el cliente determinen si el pedido se completó correctamente o no.

4. Tome nota de los depósitos o pagos anteriores realizados por el cliente

Si el cliente ya ha realizado un depósito o pago parcial del monto del pedido, deberá incluir esta información en la factura. También deberá mostrar cuánto del costo total (si lo hay) aún está pendiente.

5. Indique las formas de pago aceptables

Siempre debe informar a sus clientes exactamente cómo pueden enviar un pago. Esto podría incluir pagos en línea, cheques, depósitos directos o transacciones en efectivo.

6. Incluya la información de envío

Cuando envíe productos físicos, deberá incluir números de seguimiento, fechas de entrega estimadas y el nombre de la empresa de envío que está utilizando. Esto permitirá al cliente rastrear su paquete e informar cualquier entrega dañada o retrasada.

7. Explique las condiciones de pago

También deberá describir los términos de pago que ha emitido para la transacción. Esto incluirá la suma total que se debe y cuánto tiempo tiene el cliente para realizar el pago. También puede incluir el número de contacto de su departamento de contabilidad para que el cliente pueda llamar si tiene alguna pregunta.

Ejemplo de factura

Aquí hay un ejemplo de cómo se vería una factura comercial típica:

Diseños de Robin Hill, LLC.
Calle principal 123
Colombia, IN
33345 Factura para: Número de factura: 18865302 Factura a:
eduardo jackson
JacksonE13@e-mail.com Enviado: 13 de diciembre de 2019 Vencimiento: 3 de enero de 2020

Sr. Jackson,

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carter smith
Oficina de Gestión de Producto

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