¿Qué es una carta modelo? Beneficios, Mejores Prácticas y Ejemplos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 3 de enero de 2022

Una carta modelo es un documento que lo ayuda a comunicarse con una gran audiencia, agilizando el proceso de redacción y ahorrándole tiempo. Puede utilizar cartas modelo para una amplia gama de propósitos, como cartas de invitación, donación o cobro médico. Familiarizarse con este tipo de documento puede ayudarlo a crear uno para sus propios fines personales y comerciales. En este artículo, exploramos qué es una carta modelo y por qué es beneficiosa, incluidas las mejores prácticas para crear una y algunos ejemplos que puede consultar para inspirarse.

¿Qué es una carta modelo?

Una carta modelo es un tipo de plantilla que estandariza el proceso de redacción de cartas. Esto hace innecesaria la creación de un nuevo documento para cada destinatario único. Simplemente puede reutilizar una carta modelo tantas veces como sea necesario. El único requisito es que cambie ciertos puntos de datos para aclarar a quién va dirigida la carta, como el nombre del destinatario, la fecha, la dirección y otra información básica. Las personas que reciben o envían cantidades sustanciales de correspondencia comercial, como políticos, ejecutivos comerciales, autores y profesionales de los medios, a menudo usan cartas modelo para comunicarse de manera oportuna.

La mayoría de las cartas de formato general incluyen texto repetitivo o frases que son estándar para los propósitos futuros de la carta. El texto repetitivo es útil porque puede reutilizarlo en nuevos documentos y contextos sin tener que realizar cambios sustanciales en la primera versión. Si bien las cartas modelo pueden diferir significativamente según su propósito, muchas incluyen las siguientes secciones y texto repetitivo:

  • Dirección comercial completa del remitente

  • Fecha

  • Información básica del destinatario

  • Nombre del Recipiente

  • Párrafo de introducción

  • Párrafos del cuerpo)

  • Párrafo final

  • cierre de cortesía

  • Información básica del remitente

Beneficios de una carta modelo

Hay varios beneficios de usar una carta modelo, tales como:

  • Oportunidades de ahorro de costos: una de las razones principales por las que las cartas modelo son tan beneficiosas es porque son rentables. Poder reimprimir o duplicar las mismas letras repetidamente puede reducir los costos de producción y mano de obra.

  • Estrategias para ahorrar tiempo: la implementación de cartas modelo en su flujo de trabajo y correspondencia puede ahorrarle una cantidad considerable de tiempo porque elimina la necesidad de escribir manualmente cartas únicas para cada destinatario. Puede usar el tiempo que ahorra para trabajar en otros asuntos personales o comerciales importantes.

  • Reutilización: aparte de hacer pequeños ajustes para cada carta, no es necesario realizar revisiones sustanciales al documento, lo que otorga a las cartas una mayor longevidad y un gran valor para su flujo de trabajo.

  • Opciones automatizadas: según la industria y el propósito, puede automatizar las cartas modelo para que se completen con la información y los detalles básicos de cada destinatario. Esto es especialmente útil cuando se envían cartas modelo por correo electrónico o un portal de documentos en línea.

  • Facilidad de lectura: dado que la mayor parte del texto de una carta modelo se conserva para cada documento, generalmente es más fácil de leer para todos los destinatarios. Un documento legible ayuda a reducir la confusión y los malentendidos con respecto al material incluido.

  • Aplicaciones universales: un beneficio principal de las cartas modelo es que tienen aplicaciones universales, lo que significa que cualquiera puede usarlas para una amplia variedad de propósitos. Por ejemplo, puede usar cartas modelo para cosas como invitaciones a eventos, propuestas de compra de bienes raíces y solicitudes de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro.

  • Facilidad de modificación: puede modificar fácilmente sus cartas modelo para satisfacer las necesidades específicas de su audiencia y destinatarios. Por lo general, solo es necesario que realice ajustes menores en algunas áreas de la carta modelo, como el nombre del destinatario, la dirección y la fecha actual.

  • Calidad optimizada: al usar cartas modelo, puede esperar el mismo nivel de calidad para cada documento que envíe a sus destinatarios. Esto puede ayudarlo a asegurarse de que no haya discrepancias o errores sustanciales en sus cartas.

  • Voz de marca estandarizada: debido a que las cartas modelo siguen un estilo muy uniforme, puede hacer que todos sus documentos incorporen el estilo y la voz de su marca específica. Esta estandarización le facilita desarrollar una reputación positiva por proporcionar correspondencia reconocible y consistente con sus destinatarios.

Mejores prácticas para crear una carta modelo

Aquí hay cinco mejores prácticas a seguir al crear una carta modelo:

1. Define el propósito de la carta

Hay muchas razones por las que puede querer crear una carta modelo, como aceptar nuevos estudiantes en una universidad o proponer un nuevo proyecto de infraestructura civil para los habitantes de una pequeña comunidad. El propósito general de su carta puede determinar cómo la redacta. Dado que todos los documentos que utilizan el formulario compartirán la mayor parte del mismo contenido, es importante que aclare este elemento de antemano para que no sea necesario realizar correcciones importantes cuando reanude la plantilla de carta modelo en el futuro.

2. Usa un lenguaje universal

Al escribir su carta modelo original, asegúrese de emplear un lenguaje universal. Esto significa palabras, frases y lenguaje que son fáciles de entender para la mayoría de su público objetivo. Trate de evitar el uso de jerga o jerga regional a menos que se ajusten a los propósitos específicos de su documento. La atención a este detalle ayuda a evitar confusiones entre sus destinatarios. Si necesita ayuda adicional para obtener el idioma correcto para su público objetivo, puede contratar a un escritor profesional para que lo ayude a redactar su carta modelo.

3. Incluir texto repetitivo

Uno de los elementos principales de una carta modelo es el uso de texto repetitivo. Es una práctica común incluir texto repetitivo al principio y al final de la carta y luego intercalarlo en todo el documento según sea necesario. Frases como “Gracias por tomarse el tiempo de visitar nuestro sitio web” o “Nuestros pensamientos y mejores deseos para las familias afectadas” son ejemplos de cómo ciertas empresas incluyen texto repetitivo cuando tienen una audiencia amplia a la que quieren llegar, pero no tiene tiempo para escribir un mensaje único para cada uno.

4. Determinar un formato y estilo uniforme

El estilo que elija para su carta modelo depende en última instancia del tipo de documento que esté elaborando. El tipo de documento puede cambiar la ubicación de su texto repetitivo y otros marcadores de posición de texto. Por ejemplo, si está elaborando una carta modelo para que sirva como bono de vacaciones, entonces el formato que utilice puede ser un poco más informal y breve. Por el contrario, el estilo de una carta modelo para negocios es más formal y detallado.

5. Haz cambios según sea necesario

Después de terminar de redactar el primer borrador de su carta modelo, revísela y vea si hay áreas en las que pueda realizar mejoras. Busque errores de estilo, gramática, ortografía y contenido, verificando que todos los aspectos del documento sean precisos y de alta calidad antes de entregarlo a los destinatarios. Puede solicitar la ayuda de un editor o usar un software de edición para ayudarlo a revisar más a fondo la calidad de su documento.

También puede ejecutar su documento a través de un programa de edición automatizado para que pueda detectar y corregir errores por usted. Es una buena idea volver a revisar el documento después de este proceso, ya que algunos programas pueden hacer cambios que no desea.

Ejemplos de cartas modelo

Aquí hay algunos ejemplos de cartas modelo para diferentes ocasiones. En estos ejemplos, el texto entre corchetes representa información que el escritor o el software designado puede personalizar para cada destinatario:

Ejemplo 1

Aquí hay una carta modelo que invita a los invitados a un evento formal de la empresa:

Lisanna Sigel
La oficina del presidente
535 Camino Viejo Roble
West Covina, CA 91723

10 de diciembre de 2021

[Recipient name]
[Recipients address]

Querido [Recipient name],

Les escribo esta carta para invitarlos a celebrar el vigésimo año de servicio del presidente Clarke a la universidad. El presidente Clarke desea celebrar este logro con toda la comunidad del campus, ya que cada departamento, incluido [recipient’s department]han ayudado a hacer de la Universidad de West Covina la institución sobresaliente que es hoy.

La celebración tendrá lugar el [event date and time] a [event location]. Consulte el mapa del campus adjunto para obtener más detalles. Los servicios de comedor de la Universidad de West Covina proporcionarán almuerzo y refrigerios.

Si tiene alguna pregunta adicional o simplemente desea confirmar su asistencia, no dude en comunicarse conmigo al 909-888-6267, o puede enviarme un correo electrónico a lisanna.sigel@email.edu. Esperamos verte ahí.

Un cordial saludo,

Lisanna Sigel
Oficina del administrador

Ejemplo 2

Aquí hay un ejemplo de una carta modelo para solicitar donaciones:

pedro verde
Corazones felices del condado de Lawrence
7634 Flora Drive
Ogdensburg, Nueva York 45090

2 de noviembre de 2021

[Recipients name]
[Recipients address]

Querido [Recipient name],

Es esa época del año cuando Happy Hearts of Lawrence County lanza su evento anual de recaudación de fondos para las fiestas. Debido a los crecientes desafíos que enfrentan las familias en la sociedad actual, sus donaciones pueden ayudarnos a brindar regalos y obsequios navideños a niños y familias que lo merecen. Esperamos superar el total de recaudación de fondos del año pasado de [insert last year’s total]por lo que cualquier cantidad que esté dispuesto a donar es apreciada significativamente.

Alternativamente, también puede donar un juguete o un regalo directamente a nuestra instalación de procesamiento de donaciones ubicada en [insert location address]. Para obtener asistencia adicional, puede visitar nuestra página de preguntas frecuentes en [insert web address]o puede contactarme por correo electrónico a peter.green@email.com.

Le agradecemos de antemano su continuo apoyo para brindar alegría navideña a todos en nuestra comunidad.

Los mejores deseos,

pedro verde
coordinador jefe de donaciones

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