¿Qué es una cadencia de reunión? (Con Tipos y Consejos para Elegir)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 2 de abril de 2022

Las reuniones son una herramienta importante para una adecuada comunicación en el lugar de trabajo. Para garantizar que las reuniones respalden la productividad de los empleados, es importante que las organizaciones las programen de manera efectiva. Establecer un patrón específico o una frecuencia para organizar reuniones puede ayudar a crear una estructura de reunión confiable y efectiva. En este artículo, definimos qué es una cadencia de reunión, discutimos algunos tipos comunes de cadencias y brindamos consejos para elegir la cadencia adecuada para su equipo.

¿Qué es una cadencia de reunión?

Una cadencia de reunión se refiere a la frecuencia con la que un grupo en particular se reúne para una reunión. Implica establecer un patrón consistente para que el grupo se reúna para ayudar a facilitar una buena comunicación y desarrollar buenos hábitos. La cadencia de la reunión puede depender de factores como quién está involucrado en la reunión y la naturaleza de lo que planean discutir. Por ejemplo, puede ser útil tener reuniones cortas con mayor frecuencia para discutir temas sensibles al tiempo, pero puede ser útil tener reuniones largas con menos frecuencia para discutir temas u objetivos más generales.

Algunas cosas importantes a considerar al establecer una cadencia de reunión incluyen:

  • Cuánto tiempo necesitan los participantes para discutir los elementos de acción

  • Cuántas personas y quiénes asisten exactamente a las reuniones

  • Cuánto tiempo suelen requerir las reuniones

  • Si es útil programar reuniones en una variedad de horarios

  • Qué pueden hacer los participantes si se quedan sin temas para discutir

  • Cuál es el objetivo de la reunión

  • Cuáles son los niveles de prioridad de las tareas

Tipos de cadencias de reunión

Estos son algunos ejemplos de cadencias de reuniones comunes:

Reuniones diarias

Una cadencia de reunión diaria requiere que los participantes se reúnan todos los días. A menudo es beneficioso asegurarse de que estas reuniones sean breves y se realicen a la misma hora todos los días. Esto ayuda a los participantes a ver la reunión como parte de su jornada laboral habitual y evita que utilicen demasiado de su tiempo.

Algunos ejemplos de reuniones diarias incluyen:

  • Reuniones diarias de pie: las reuniones diarias de pie involucran a todos los miembros de un equipo parados en una habitación juntos para reunirse. Pueden hablar sobre lo que están trabajando en el día, compartir actualizaciones de progreso y preguntar sobre posibles desafíos para el día.

  • Reuniones diarias de registro del equipo: las reuniones diarias de registro del equipo, también llamadas horas de oficina, ocurren cuando un líder establece una determinada hora del día que usan para hablar con los empleados. Pueden invitar a empleados individuales a venir a hablar con ellos o tener una política de que están disponibles para reunirse libremente durante ese tiempo.

Reuniones semanales

Una cadencia de reunión semanal permite una reunión por semana. Puede ser útil programar las reuniones a la misma hora cada semana, como todos los martes a las 10 am. Esto puede ayudar a todos a desarrollar un horario consistente y planificar las reuniones de acuerdo con sus propios horarios.

Algunos ejemplos de reuniones semanales pueden incluir:

  • Reuniones semanales del equipo de liderazgo: las reuniones semanales del equipo de liderazgo permiten que los gerentes y otros miembros del liderazgo se reúnan semanalmente. Estas reuniones suelen ser breves y se centran en cuestiones urgentes.

  • Reuniones individuales semanales: las reuniones individuales semanales generalmente ocurren entre los gerentes y sus subordinados directos. Suelen ser reuniones informales que permiten al empleado discutir cualquier inquietud que tenga durante la semana.

  • Reuniones de equipo semanales: Las reuniones de equipo semanales a menudo ocurren por departamento. Proporcionan miembros de los mismos equipos para discutir desafíos, hacer preguntas sobre las expectativas para la semana y compartir actualizaciones del proyecto.

Reuniones mensuales

Una cadencia de reunión mensual implica organizar una reunión cada mes para un total de 12 reuniones por año. Estas reuniones pueden ocurrir en cualquier momento durante el mes. Sin embargo, a menudo es útil programarlos el mismo día y hora cada mes, como el segundo miércoles de cada mes a la 1 p.m.

Algunos ejemplos de reuniones mensuales pueden incluir:

  • Reuniones generales de la empresa: las reuniones generales de la empresa permiten que todos los involucrados en la empresa se reúnan y compartan información importante. Estas reuniones aseguran que todos se enteren de actualizaciones importantes al mismo tiempo, lo que ayuda a prevenir rumores o errores de comunicación.

  • Reuniones individuales mensuales centradas en la carrera: las reuniones individuales mensuales permiten que los gerentes y sus subordinados directos se reúnan y discutan las metas profesionales personales del empleado. Esto crea la oportunidad para que discutan las preocupaciones sobre el salario, el desempeño y el crecimiento laboral.

  • Reuniones mensuales de gerentes: las reuniones mensuales de gerentes involucran a miembros del equipo de liderazgo para discutir actualizaciones importantes dentro de la organización. Esto permite que todos los gerentes comprendan lo que están haciendo otros departamentos y brinda la oportunidad de tomar decisiones y discutir problemas.

Reuniones trimestrales

Una cadencia de reuniones trimestrales implica organizar cuatro reuniones por año aproximadamente una vez cada 90 días. Dependiendo de la organización, estas reuniones pueden ocurrir al principio o al final de cada trimestre. Si bien los trimestres exactos pueden depender de la organización o la industria, la mayoría de las empresas utilizan el siguiente calendario para sus trimestres:

  • Trimestre 1: enero, febrero y marzo

  • Trimestre 2: abril, mayo y junio

  • Trimestre 3: julio, agosto y septiembre

  • Trimestre 4: Octubre, Noviembre y Diciembre

Algunos ejemplos de reuniones trimestrales pueden incluir:

  • Reuniones trimestrales de la junta: las reuniones trimestrales de la junta permiten que la junta directiva de la organización se reúna para revisar el desempeño financiero de la organización durante el trimestre y compararlo con el presupuesto. También puede ser útil para establecer metas para mejorar el desempeño de la organización en el próximo trimestre.

  • Revisiones comerciales trimestrales: las revisiones comerciales trimestrales permiten a los equipos revisar sus objetivos para el trimestre y analizar los resultados. Las revisiones comerciales trimestrales externas pueden enfocarse en discutir el progreso durante el trimestre y cómo puede ayudar al cliente a mejorar en el próximo trimestre, y las reuniones internas pueden enfocarse en las metas del departamento.

  • Reuniones trimestrales con clientes: las reuniones trimestrales con clientes permiten a los miembros del equipo reunirse con sus clientes para establecer objetivos para el próximo trimestre. También brinda a los clientes la oportunidad de abordar cualquier inquietud que puedan tener o responder preguntas sobre los productos o servicios.

Consejos para elegir la cadencia de reunión adecuada

Considere estos consejos para ayudarlo a seleccionar la cadencia de reunión adecuada para una organización o equipo:

  • Ten en cuenta a quién invitas. Asegúrese de incluir a las personas adecuadas en la reunión. Limite la participación a los miembros más importantes y comparta notas de la reunión con personas que pueden usar el tiempo de la reunión para completar otras tareas.

  • Crea un formato. Desarrolle un formato consistente que use para cada una de las reuniones, como el orden en que discute cada tema. Siga esto constantemente para ayudar a mejorar la eficiencia de sus reuniones y evaluar qué tan bien la cadencia satisface las necesidades de su equipo.

  • Prepárate para la reunión. Cree una agenda para cada reunión que describa las tareas y los objetivos de la reunión. Use esto para guiar la reunión y compártalo antes de la reunión para que los participantes sepan qué esperar.

  • Piensa en el tamaño del grupo. Considere cuántas personas pueden participar en una reunión al seleccionar la cadencia. Piense en cuál puede ser el mejor uso del tiempo de todos dado el tamaño del grupo y los requisitos del estilo de la reunión.

  • Prueba diferentes cadencias. Experimente con diferentes cadencias de reunión. Pida a los participantes sus comentarios y utilícelos para determinar la frecuencia adecuada.

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