¿Qué es una auditoría de cumplimiento? (Con 10 tipos)

La realización de auditorías de cumplimiento de rutina garantiza que las organizaciones sigan las reglamentaciones gubernamentales necesarias. Las empresas pueden someterse a auditorías de cumplimiento que evalúan sus prácticas financieras, de seguridad, tecnológicas y ambientales. Ya sea que esté interesado en convertirse en auditor independiente o en preparar a su organización para una próxima auditoría, puede beneficiarse al obtener más información sobre las auditorías de cumplimiento. En este artículo, explicamos qué es una auditoría de cumplimiento, exploramos en qué se diferencia de una auditoría interna, enumeramos 10 tipos de auditorías de cumplimiento que puede encontrar y compartimos instrucciones paso a paso para prepararse para una auditoría de cumplimiento con éxito.

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¿Qué es una auditoría de cumplimiento?

Una auditoría de cumplimiento es una revisión que realizan los profesionales para evaluar si una organización cumple con todos los requisitos reglamentarios necesarios para su industria y región geográfica. El gobierno utiliza estas auditorías para hacer cumplir las normas tanto a nivel local como federal. Por lo general, un auditor independiente externo realiza auditorías de cumplimiento para garantizar que los resultados sean precisos e imparciales.

Las áreas en las que se enfoca un auditor de cumplimiento pueden diferir de una organización a otra, según los tipos de regulaciones que deban seguir. Pueden revisar archivos, procesos internos y documentos importantes. Por ejemplo, los profesionales pueden utilizar las auditorías de cumplimiento para evaluar las prácticas de gestión de una organización, las medidas de ciberseguridad, el impacto ambiental o el nivel de seguridad en el lugar de trabajo.

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¿Por qué son importantes las auditorías de cumplimiento?

Las auditorías de cumplimiento son importantes porque aseguran que las organizaciones sigan las políticas y regulaciones gubernamentales. El objetivo principal de realizar una auditoría de cumplimiento es determinar si una empresa está realizando negocios de manera adecuada. Si un auditor nota políticas o procesos ineficaces, puede informar sus hallazgos al equipo de liderazgo de la empresa o notificar a la agencia gubernamental correspondiente. Completar una auditoría de cumplimiento también puede beneficiar a las organizaciones y sus empleados al:

  • Identificación de oportunidades de mejora: las auditorías de cumplimiento pueden descubrir sistemas o procesos obsoletos. Cuando esto sucede, los auditores pueden ofrecer sugerencias para ayudar a la organización a implementar otras más efectivas.

  • Aumentar las medidas de seguridad: existen muchas regulaciones para proteger a los empleados, los consumidores y el medio ambiente. Las auditorías de cumplimiento son una excelente herramienta para evaluar si las organizaciones cumplen con estos requisitos y brindarles pautas para desarrollar entornos de trabajo más seguros.

  • Reducir los riesgos legales: participar en auditorías de cumplimiento de rutina puede ayudar a las empresas a asegurarse de que están siguiendo todas las regulaciones gubernamentales necesarias. Esto puede ayudarlos a reducir el riesgo de ser multados o sancionados y garantizar que sigan siendo cómplices en el futuro.

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¿En qué se diferencia una auditoría de cumplimiento de una auditoría interna?

Una auditoría interna es un proceso de revisión que lleva a cabo una organización. A menudo, las organizaciones optan por implementar una auditoría interna para prepararse para una auditoría de cumplimiento. Si bien las empresas pueden usar auditorías de cumplimiento y auditorías internas para identificar áreas de mejora, existen algunas diferencias importantes entre estos dos tipos de procesos de revisión. Algunas de las diferencias clave incluyen:

  • Un tercero externo realiza una auditoría de cumplimiento, mientras que el empleado de una organización realiza una auditoría interna.

  • Las auditorías de cumplimiento aseguran que las organizaciones sigan las regulaciones gubernamentales, mientras que las auditorías internas aseguran que los empleados de una organización sigan las políticas de la empresa.

  • Los funcionarios gubernamentales, los reguladores y los miembros de la junta pueden revisar los resultados de la auditoría de cumplimiento, mientras que solo los líderes de la empresa revisan los resultados de la auditoría interna.

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¿Cómo funciona una auditoría de cumplimiento?

Estos son algunos de los pasos básicos que normalmente toma un auditor de cumplimiento después de que una organización solicita una auditoría:

1. Revisar documentos

Un auditor de cumplimiento comienza su trabajo revisando registros y documentos importantes. Por lo general, utilizan una lista de verificación de auditoría de cumplimiento para asegurarse de que examinan todos los materiales necesarios. Los auditores de cumplimiento pueden revisar documentos en papel o archivos electrónicos durante este paso.

2. Realizar entrevistas

A continuación, el auditor de cumplimiento realiza entrevistas formales para obtener más información sobre cómo la organización realiza negocios. Pueden entrevistar a gerentes, miembros de la junta, líderes de la empresa y empleados para recopilar evidencia durante esta fase de la auditoría. Dependiendo del tamaño de la organización que estén auditando, pueden trabajar solos o con un equipo de otros auditores de cumplimiento.

3. Evaluar procesos

Además de realizar entrevistas, el auditor de cumplimiento puede visitar cada una de las ubicaciones físicas de la organización. Esto les permite inspeccionar la infraestructura y los espacios de trabajo, lo cual es importante si el auditor está revisando los procedimientos de seguridad y evaluando el impacto ambiental. Durante esta etapa de la auditoría de cumplimiento, el auditor puede acompañar a varios empleados para asegurarse de que sigan todos los procesos y protocolos adecuados en su trabajo diario.

4. Compile un informe de cumplimiento

Finalmente, el auditor de cumplimiento utiliza toda la información que ha recopilado para desarrollar un informe de cumplimiento. Utilizan este informe para compartir sus hallazgos y hacer recomendaciones para ayudar a la organización a mejorar en el futuro. Esto puede ayudar a la organización a minimizar los riesgos y desarrollar procesos más eficientes. El auditor también puede compartir su informe de cumplimiento con las agencias gubernamentales relevantes si la organización necesita tomar medidas correctivas significativas.

10 tipos de auditorías de cumplimiento

Hay muchos tipos de auditorías de cumplimiento federales y locales que varían según la industria. Estas auditorías pueden abordar procesos y protocolos técnicos, operativos, financieros o de seguridad. Aquí hay 10 tipos de auditorías de cumplimiento que puede encontrar:

  1. Auditorías de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX): una auditoría de cumplimiento de SOX se centra en los registros financieros y los controles operativos. Los departamentos de nómina, finanzas y TI pueden someterse a este tipo de auditoría para garantizar que cuentan con los sistemas adecuados para recuperar datos si experimentan un ataque cibernético o dificultades técnicas.

  2. Auditorías de la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico (HIPPA): las organizaciones de atención médica se someten a auditorías de cumplimiento HIPPA de rutina para garantizar que protegen la privacidad de las personas a las que atienden. Esto implica evaluar la seguridad de sus registros electrónicos, documentos físicos y procedimientos.

  3. Auditorías de cumplimiento social: existen varias auditorías de cumplimiento social y sostenibilidad que evalúan si una organización cumple con las normas en materia de salud y seguridad, derechos de los trabajadores e impacto ambiental. Estos tipos de auditorías a menudo revisan la cadena de suministro y las instalaciones de una organización.

  4. Auditorías del estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS): este tipo de auditoría de cumplimiento impone un conjunto de estándares para las empresas que procesan, almacenan o transmiten pagos electrónicos. Las empresas que completan más de 6 millones de transacciones con tarjetas de crédito cada año pueden necesitar completar una auditoría anual de cumplimiento de PCI DSS para evaluar la seguridad de sus procesos, sistemas y redes.

  5. Auditorías del Servicio de Impuestos Internos (IRS): El IRS realiza auditorías de rutina para garantizar que las organizaciones paguen la cantidad adecuada de impuestos a tiempo. También pueden auditar a las personas para asegurarse de que están siguiendo los códigos y procesos fiscales requeridos.

  6. Auditorías de recursos humanos (HR): existen varios tipos de auditorías de cumplimiento de recursos humanos que evalúan si una organización cumple con las leyes y regulaciones laborales importantes a nivel local, estatal y federal. Estas auditorías de cumplimiento pueden centrarse en los archivos de personal y la nómina.

  7. Auditorías de la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA): FINRA colabora con la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) para auditar empresas financieras, de valores, de corretaje y de inversión cada año. Evalúan los anuncios, las licencias y las operaciones diarias para garantizar que estas organizaciones sigan las normas comerciales adecuadas.

  8. Auditorías de la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA): Las auditorías de OSHA evalúan si una organización cumple con los estándares de salud y seguridad necesarios para sus empleados. Los auditores pueden usar las pautas de OSHA para asegurarse de que los lugares de trabajo sean higiénicos y estén libres de peligros.

  9. Auditorías de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS): El CMS realiza auditorías de cumplimiento junto con el Departamento de Salud y Servicios Humanos. Juntos, revisan los fondos de Medicare para garantizar una distribución justa.

  10. Auditorías de la Agencia de Protección Ambiental (EPA): La EPA es responsable de realizar auditorías para garantizar que las organizaciones cumplan con las leyes ambientales establecidas por las autoridades tribales, estatales y federales. Inspeccionan procesos comerciales como la gestión de residuos, la fabricación y la distribución.

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Cómo prepararse para una auditoría de cumplimiento

Si su organización tiene una próxima auditoría de cumplimiento, es posible que se pregunte qué puede hacer para asegurarse de que su equipo esté preparado. Si bien las auditorías de cumplimiento varían según la industria y la región geográfica, todavía hay algunos pasos básicos que puede seguir para mejorar los resultados de su auditoría. Aquí hay algunas instrucciones que puede seguir para comenzar:

1. Organiza los documentos necesarios

Comience por documentar los procesos de su organización. Resalte qué tipos de prácticas siguen sus empleados para cumplir con las regulaciones gubernamentales. También puede comunicarse con el auditor externo para preguntar si hay algún documento específico que deba revisar, como estados financieros o archivos de personal. Esto puede ayudarlo a asegurarse de tener los documentos necesarios disponibles. Una vez que identifique qué documentos necesita compartir con el auditor, organícelos para estar preparado para el día de la auditoría de cumplimiento de su organización.

2. Llevar a cabo una revisión interna

Realizar una revisión interna de los procesos y sistemas de su organización puede ayudarlo a identificar áreas de mejora antes de su auditoría de cumplimiento oficial. Investigue en qué áreas clave se enfocan los auditores de cumplimiento de su industria para comenzar. Por ejemplo, si trabaja en seguridad cibernética, un auditor puede revisar sus sistemas de TI para asegurarse de que cumplan con los estándares básicos de la industria. Comprender qué buscan los auditores de cumplimiento cuando realizan revisiones puede ayudarlo a centrar su atención en las áreas más importantes de su negocio.

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3. Crea un registro de auditoría

Desarrollar un seguimiento de auditoría claro puede ayudarlo a mantener documentos importantes que demuestren que su organización cumple con las regulaciones gubernamentales. Mantenga organizados registros manuales o electrónicos de los procesos primarios de su empresa. Esto puede incluir el seguimiento de sus políticas de seguridad, protocolos de contratación e información fiscal.

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4. Capacitar a los miembros del equipo

Antes de la próxima auditoría de cumplimiento de su organización, tómese el tiempo para revisar procedimientos y políticas importantes con los miembros de su equipo. Esto puede ayudarlo a asegurarse de que su equipo comprenda qué pasos deben seguir para cumplir con las regulaciones gubernamentales importantes. Además de ofrecer un curso de revisión para que sus empleados refuercen procesos y protocolos importantes, asegúrese de actualizar sus materiales de incorporación para reflejar los cambios en las regulaciones locales y federales.

5. Revisar la normativa actualizada

Manténgase informado sobre regulaciones nuevas y actualizadas suscribiéndose a los boletines de la industria. También puede asistir a eventos y conferencias de networking para conocer los cambios que pueden afectar a su industria. Esto puede ayudarlo a realizar revisiones de rutina de las políticas y procesos de su organización para garantizar que siga cumpliendo en el futuro.

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