¿Qué es un sistema de inventario? (Definición, Tipos y Beneficios)

Muchas empresas tienen un inventario que deben rastrear y mantener para realizar negocios. La implementación de un sistema de inventario puede ayudar a estas empresas a mejorar su organización, reducir costos y aumentar la precisión. Si trabaja en el comercio minorista, la fabricación o la distribución, es posible que le interese aprender más sobre los diferentes sistemas de inventario. En este artículo, explicamos qué es un sistema de inventario, compartimos por qué son importantes, enumeramos ocho tipos de sistemas de inventario y brindamos consejos para ayudarlo a elegir el adecuado para su organización.

¿Qué es un sistema de inventario?

Un sistema de inventario es un proceso que se utiliza para realizar un seguimiento de las existencias, los suministros y las ventas a lo largo de toda la cadena de suministro. Las empresas utilizan sistemas de inventario para asegurarse de saber exactamente qué artículos tienen disponibles y dónde se encuentran. Los sistemas de inventario proporcionan registros detallados de productos nuevos y devueltos a medida que ingresan o salen del almacén para ayudar a las empresas a organizar y contabilizar sus existencias. También pueden realizar un seguimiento de datos como la cantidad de unidades, el costo por unidad, el número de serie, los números de lote, las fechas de compra y las fechas de producción.

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¿Por qué son importantes los sistemas de inventario?

Los sistemas de inventario son importantes porque ayudan a las empresas a administrar y rastrear sus productos con precisión, lo que puede evitar que se sobrecarguen o se queden sin existencias. El uso de un sistema de inventario puede beneficiarlo al:

  • Ayudarlo a completar las ventas de manera más efectiva: el uso de un sistema de inventario puede ayudarlo a asegurarse de tener suficiente stock disponible para completar las ventas. También puede ayudarlo a identificar qué productos se están quedando sin productos y qué productos se están vendiendo bien para que pueda reponer sus existencias antes de que se agoten.

  • Brindar informes más precisos: el seguimiento de sus existencias con un sistema de inventario puede proporcionarle informes más precisos para que pueda calcular los valores de los costos y desarrollar planes financieros precisos. Esto también puede ayudarlo a identificar nuevas oportunidades y áreas de mejora.

  • Mejorar la satisfacción del cliente: comprender exactamente cuánto inventario tiene disponible puede ayudarlo a cumplir con los pedidos con precisión, reducir el tiempo de transporte y mejorar la experiencia general del cliente. Esto puede resultar en clientes más felices, mejores reseñas y una mayor lealtad a la marca.

  • Mitigación de riesgos: la implementación de un sistema de inventario puede ayudarlo a monitorear sus niveles de existencias más de cerca e identificar riesgos potenciales antes de que presenten un desafío. Esto puede reducir los costos asociados con el robo, la pérdida del producto, la rotura y los errores manuales.

  • Reducción de costos de almacén: los sistemas de inventario pueden ayudarlo a organizar su inventario y facilitar que los empleados del almacén encuentren productos. Esto puede ahorrarle tiempo a sus empleados y reducir la cantidad de espacio de almacenamiento que necesita, lo que puede reducir los costos.

  • Hacer que los pedidos sean más eficientes: volver a pedir materias primas y productos es mucho más eficiente si tiene informes que destaquen los artículos que tiene disponibles actualmente. Su sistema de inventario también puede proporcionarle análisis que pueden ayudarlo a determinar qué productos compran sus clientes con más frecuencia para que pueda prepararse para el futuro.

  • Aumento de los márgenes de beneficio: el uso de un sistema de inventario puede ayudarlo a invertir su dinero de manera inteligente al garantizar que compre la cantidad correcta de cada producto o materia prima. Esto puede evitar que ordene artículos en exceso, reducir el desperdicio y ahorrar espacio en los estantes.

8 Tipos de sistemas de inventario

La forma en que las empresas administran sus sistemas de inventario puede variar según la industria en la que se encuentran, el tamaño de su negocio y los recursos que tienen disponibles. Aquí hay ocho tipos de sistemas de inventario entre los que puede elegir:

Sistema de inventario periódico

Las empresas que utilizan sistemas de inventario periódico cuentan sus existencias a intervalos regulares, generalmente después de que haya pasado una cantidad significativa de tiempo. Por ejemplo, pueden optar por revisar su inventario cada trimestre o cada seis meses. También pueden calcular el valor financiero de las existencias y las materias primas que tienen disponibles al mismo tiempo. Las empresas utilizan este control periódico para garantizar que los niveles de inventario se alineen con las cifras de ventas y los informes de desperdicio.

Si bien este tipo de sistema de inventario puede funcionar para pequeñas empresas que venden volúmenes mínimos de inventario, muchas empresas prefieren calcular sus existencias con mayor frecuencia utilizando otro método.

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Sistema de inventario perpetuo

Los sistemas de inventario perpetuo permiten a las empresas realizar un seguimiento de todo lo relacionado con su inventario y cadena de suministro en tiempo real. Con este método, la empresa actualiza los niveles de existencias y los informes pertinentes después de cada venta, entrega o rotura. Esto proporciona a las empresas un mayor nivel de precisión y la información que necesitan para planificar pedidos futuros. Si bien hay varias formas en que las empresas pueden implementar el sistema de inventario perpetuo, este es uno de los sistemas de inventario más comunes utilizados por los minoristas.

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Gestión manual de inventario de baja tecnología

El método manual de gestión de inventario de baja tecnología implica el seguimiento del inventario a mano con lápiz y papel. A menudo, los minoristas nuevos o pequeños comienzan a administrar su inventario con este enfoque registrando cada venta y entrega en un libro de contabilidad para mantener sus registros actualizados. Esto permite a las empresas hacer referencia a sus ventas, pedidos y entregas anteriores según sea necesario. Este sistema es una forma simple y económica para que las empresas realicen un seguimiento de su inventario.

Hojas de cálculo de gestión de inventario

Muchas empresas usan hojas de cálculo para administrar su inventario mediante la creación de columnas para realizar un seguimiento de las existencias, el valor, las cifras de ventas y más. Según el programa de hoja de cálculo o la aplicación que utilice, también puede compartir sus hojas de cálculo con otros miembros del equipo de forma remota, lo que puede mejorar la comunicación. Muchos profesionales usan cálculos para automatizar la parte matemática de sus hojas de cálculo, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y mejorar la precisión. Puede usar un motor de búsqueda para buscar diferentes programas de hojas de cálculo y encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.

Software de gestión de inventario dedicado

Las empresas tienen muchas opciones cuando se trata de seleccionar un sistema de software de gestión de inventario dedicado. Estos programas existen para ayudar a los profesionales a organizar y monitorear su cadena de suministro. Las empresas que gestionan un gran volumen de inventario pueden beneficiarse de las características avanzadas que puede proporcionar un sistema de software de gestión de inventario dedicado, como:

  • Notificaciones automáticas de existencias bajas

  • Actualizaciones del nivel de existencias en tiempo real

  • Capacidades de seguimiento de activos

  • Escaneo de código de barras

  • Análisis e informes detallados

Invertir en un sistema de software de gestión de inventario dedicado puede ayudarlo a ahorrar tiempo, mejorar los procesos de flujo de trabajo y lograr un mayor nivel de precisión.

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Soluciones de operaciones minoristas integradas

Muchas grandes corporaciones optan por utilizar una solución integrada de operaciones minoristas para administrar su inventario porque funciona a la perfección con su software, aplicaciones y procesos existentes. La implementación de este sistema puede ayudarlo a administrar su inventario, rastrear pedidos y monitorear cuentas, todo a través de una interfaz. Esto puede proporcionar a las empresas datos precisos entre organizaciones, mejorar la comunicación y aumentar la eficiencia.

Soluciones basadas en la nube

Las soluciones basadas en la nube son similares a los sistemas de gestión de inventario dedicados, pero en lugar de existir en una computadora física, usan Internet y almacenan todos sus datos en servidores de terceros. Esto puede facilitar que su equipo acceda a los datos de inventario más actualizados y se comunique entre sí de forma remota. Con una solución basada en la nube, puede automatizar tareas repetitivas, hacer copias de seguridad de sus datos y realizar actualizaciones en tiempo real. Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan soluciones basadas en la nube porque es fácil y asequible escalar este sistema de inventario a medida que crece su negocio.

sistemas ERP

Los sistemas ERP, también conocidos como sistemas de gestión de inventario de planificación de recursos empresariales, ofrecen un enfoque integrado para las operaciones comerciales y la planificación. Estos sistemas brindan una visión holística de las finanzas, las operaciones, el inventario y la logística de una empresa, todo en un solo lugar. Los sistemas ERP son ideales para empresas que administran cadenas de suministro grandes y complejas, trabajan con flujos de datos avanzados y supervisan múltiples ubicaciones de almacén. Con un sistema ERP, puede automatizar tareas repetitivas y supervisar todo el flujo de trabajo de su empresa. Las corporaciones multinacionales y las empresas que operan a través de múltiples canales de venta pueden beneficiarse más del uso de este sistema.

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Cómo elegir el sistema de inventario adecuado

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a elegir el sistema de inventario adecuado para su organización:

1. Evalúe sus necesidades actuales de inventario

Primero, evalúe sus necesidades actuales de inventario según el tamaño de su negocio y su crecimiento proyectado. Mientras que las empresas más grandes tienden a tener necesidades de inventario más complejas que requieren capacidades avanzadas de administración de inventario, una empresa más pequeña puede administrar su inventario utilizando una hoja de cálculo o el método de lápiz y papel. También puede hacer una lista de los desafíos de inventario frecuentes que enfrenta su empresa para ayudarlo a determinar las necesidades únicas que pueda tener. Algunas preguntas que debe hacerse al evaluar sus necesidades actuales de inventario incluyen:

  • ¿Con qué frecuencia se queda sin inventario?

  • ¿Qué tan fácil es encontrar artículos en su almacén o instalación de almacenamiento?

  • ¿Con qué frecuencia su empresa realiza pedidos en exceso o produce un exceso de existencias?

  • ¿Qué tipo de comentarios recibe de los clientes sobre los tiempos de envío y las entregas de productos?

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2. Identifique sus objetivos comerciales

A continuación, defina cuáles son sus objetivos comerciales principales evaluando qué objetivos está tratando de lograr o qué desafíos está tratando de superar. Puede hacer una lista para realizar un seguimiento de sus objetivos. Algunas áreas en las que podría enfocarse incluyen:

  • Disminución de los costos de mantenimiento de inventario

  • Mejora de la precisión del seguimiento del inventario

  • Desarrollar flujos de trabajo más optimizados

  • Aumento de la escalabilidad

  • Generar mayores márgenes de ingresos

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3. Haz una lista de las características imprescindibles

Una vez que haya establecido cuáles son sus objetivos comerciales, haga una lista de las funciones imprescindibles que pueden ayudarlo a alcanzarlos. Considere qué miembros de su equipo necesitan acceso al sistema de inventario, qué canales de distribución utiliza su empresa para vender sus productos y con qué otros programas o aplicaciones necesita integrarse su sistema de inventario. Muchos sistemas de inventario ofrecen integraciones que facilitan el seguimiento de existencias a través de proveedores de envío, sistemas de contabilidad y proveedores de logística. Las características adicionales que le pueden interesar incluyen:

  • Escaneo de código de barras

  • Actualización de inventario en tiempo real

  • Integración entre organizaciones

  • Informes avanzados

  • Seguimiento de materias primas y procesos de montaje

  • Soporte para ventas multicanal

  • contabilidad integrada

  • Control de inventario multialmacén

  • Software de punto de venta integrado

  • Planificación y previsión de la demanda de inventario

Una vez que haya creado su lista de funciones imprescindibles, ordénelas de la más importante a la menos importante. Luego, use un motor de búsqueda para investigar diferentes proveedores de sistemas de inventario, evalúe si cumplen con sus criterios y seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades.

4. Determina tu presupuesto

Finalmente, evalúe su presupuesto y cuánto podría ahorrarle cada mes implementando un sistema de inventario. Dado que los costos pueden variar significativamente de un proveedor de sistemas de inventario a otro, es importante comprender cómo las diferentes características clave pueden ayudarlo a reducir los costos. Esto puede ayudarlo a elegir el sistema de inventario que sea más rentable y eficiente para su organización.

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