¿Qué es un sistema de gestión de pedidos y por qué es importante?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Los sistemas de gestión de pedidos son herramientas valiosas para una empresa que procesa pedidos de clientes. Agregar un sistema de gestión de pedidos a su empresa puede ayudarla a ser más eficiente y rentable. Es beneficioso aprender cómo funciona un sistema de gestión de pedidos y las funciones que brindan para determinar si su empresa se beneficiará de uno. En este artículo, analizamos qué es un sistema de gestión de pedidos, qué hace, por qué uno puede beneficiar a su empresa y proporcionamos ejemplos de un sistema de gestión de pedidos en uso.

¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?

Un sistema de gestión de pedidos proporciona estructura y automatización al procesamiento de pedidos de una empresa. Es un sistema electrónico que recibe información de un cliente que realiza un pedido a través de un recurso en línea, un empleado que ingresa una venta en un sistema de procesamiento u otras formas de realizar un pedido en una organización. El sistema procesa la información de acuerdo con un conjunto de reglas predefinidas, inicia tareas o alerta a los empleados relevantes según sea necesario.

Estos sistemas pueden asumir una variedad de funciones dentro de una organización para aumentar la eficiencia y la productividad al recibir y procesar pedidos. Una empresa puede adquirir un sistema de gestión de pedidos completo, encargar uno personalizado o desarrollar su propio sistema internamente. Múltiples departamentos dentro de una organización pueden hacer uso del sistema de gestión de pedidos para mejorar la colaboración y agilizar el proceso de cumplimiento de pedidos.

Funciones del sistema de gestión de pedidos

Los sistemas de gestión de pedidos automatizan y ayudan con múltiples funciones dentro de los procedimientos de procesamiento de pedidos de la empresa. Las funciones comunes para un sistema de gestión de pedidos incluyen:

Rastreo de orden

El seguimiento de los pedidos a medida que una empresa los recibe y los mueve a través del proceso de entrega es un componente clave de la gestión eficaz de pedidos. Un sistema de gestión de pedidos crea una estructura para recibir nuevos pedidos para notificar a las partes relevantes del pedido y deben hacerlo para procesarlo de manera oportuna. Esto ayuda a garantizar que la empresa rinda cuentas de todos los pedidos para evitar descuidos.

Cumplimiento de la orden

El cumplimiento de pedidos es el acto de procesar un pedido y entregarlo a los clientes. Un sistema de gestión de pedidos puede utilizar la recuperación de inventario mecanizada generada automáticamente para preparar los artículos para su envío. También puede proporcionar una notificación a un empleado que trabaja en un puesto de recuperación, como el personal del almacén, para alertarlos sobre la compra para que puedan recuperar y procesar el pedido.

La gestión del inventario

La organización que proporciona un sistema de gestión de pedidos puede ayudar a que a una empresa le resulte más fácil gestionar el inventario y mantener los niveles de existencias. Un sistema puede automatizar órdenes de compra en niveles de inventario establecidos o activar notificaciones al personal cuando la empresa requiere nuevas compras. El almacenamiento eficiente garantiza que una empresa tenga productos disponibles para entregar a los clientes cuando realizan pedidos, al tiempo que minimiza la cantidad de existencias que quedan almacenadas para reducir los costos generales.

Distribución de retorno

Un sistema de gestión de pedidos puede incluir capacidades de gestión de devoluciones para mejorar la eficiencia del procesamiento de devoluciones. Esto puede notificar al personal que supervisa las devoluciones de cualquier cliente sobre la devolución y alertarlos sobre los pasos necesarios para ejecutar la devolución para el cliente. Esto puede ahorrarle horas al personal y mejorar la experiencia del cliente con el proceso de devolución. Un sistema de procesamiento de pedidos también puede proporcionar datos sobre devoluciones, lo que permite a una empresa analizar e identificar áreas de mejora.

Integración de comercio electrónico

Muchos sistemas de gestión de pedidos se integran en las plataformas de tiendas en línea de una empresa. Esto permite a los clientes comprar a través de un minorista en línea y hacer que su pedido ingrese automáticamente al sistema de administración de pedidos. La integración de la tienda en línea puede permitir que una empresa amplíe su base de clientes potenciales para incluir a aquellos que no viven localmente pero que aún desean comprar productos de la empresa.

creación de facturas

Las facturas son un documento importante para facturar a los clientes y un sistema de gestión de pedidos puede generar facturas para cada pedido. La organización que proporciona el sistema facilita que la empresa encuentre un pedido y genere una factura, o puede generar automáticamente una factura para cada compra. Esto puede ayudar a organizar las cuentas de la empresa y la información de facturación para garantizar que reciba el pago de todos los clientes.

La generación del informe

Crear y analizar informes sobre el desempeño dentro de una organización puede ser una forma efectiva de mejorar la productividad. Los sistemas de gestión de pedidos que realizan un seguimiento de los pedidos en cada paso del proceso pueden ayudar a generar informes más detallados rápidamente. Muchos sistemas de gestión de pedidos pueden crear informes y gráficos basados ​​en los parámetros que ingresa el usuario, como el tiempo promedio de procesamiento o el total de pedidos procesados ​​ordenados por día, accediendo a la información que ya está en el sistema de cada pedido procesado para crear un informe preciso.

Beneficios de un sistema de gestión de pedidos

Si está considerando utilizar un sistema de gestión de pedidos en su empresa, es útil comprender cómo puede beneficiar a su empresa. Las principales ventajas de utilizar un sistema de gestión de pedidos incluyen:

Almacenamiento eficiente

La información proporcionada por un sistema de gestión de pedidos y la eficiencia mejorada que proporciona pueden combinarse para mejorar la eficacia del uso de su almacén. Un sistema de gestión de pedidos puede ayudar a comprender las tasas de procesamiento y ventas de diferentes productos, que puede utilizar para ajustar sus niveles de existencias. Al encontrar los niveles de existencias más bajos posibles para cada producto sin venderlo y sin poder procesar un pedido, reduce el espacio de almacenamiento que requiere cada uno y el costo de almacenamiento de esos productos.

Servicio de atención al cliente mejorado

Al hacer que su sistema de procesamiento de pedidos sea más eficiente, puede mejorar la experiencia de los clientes. La gestión eficaz de pedidos puede ayudar a aumentar los tiempos de cumplimiento de pedidos y disminuir los errores de cumplimiento de pedidos. Esto puede hacer que los clientes obtengan sus artículos más rápidamente, lo que puede hacer que sea una experiencia más positiva para el cliente y que sea más probable que vuelva a comprar en su empresa.

Productividad incrementada

Los sistemas de gestión de pedidos pueden ayudar a que los empleados en roles de cumplimiento de pedidos sean más productivos. La información que proporciona un sistema de gestión de pedidos puede ofrecer claridad a los empleados. Por ejemplo, una alerta cuando un empleado tiene una nueva responsabilidad de pedido puede ayudarlo a completar sus tareas a tiempo para que otros trabajadores se concentren en sus responsabilidades. Esto permite que los empleados se concentren en completar su trabajo, en lugar de administrar múltiples responsabilidades a la vez.

Capacidad de respuesta mejorada

Debido a que los sistemas de gestión de pedidos facilitan el seguimiento de las métricas durante el proceso de cumplimiento de pedidos, también pueden ayudarlo a ser más receptivo. El análisis de métricas le permite identificar áreas en las que su sistema de gestión de pedidos funciona correctamente y áreas en las que hay margen de mejora. Esto puede ayudarlo a hacer que el procesamiento de su pedido sea más eficiente para brindar un mejor servicio a los clientes.

Ejemplo de implementación de un sistema de gestión de pedidos

La escuela de un competidor profesional de artes marciales almacena una colección de productos que van desde equipos hasta camisetas y sudaderas para que compren los estudiantes. Debido a la popularidad del propietario, deciden abrir una tienda en línea para vender equipos a los fanáticos que no viven en el área. Amplian el número de ventas cada mes, así como los métodos de venta, lo que les obliga a adoptar un nuevo enfoque. Para gestionar las ventas en línea, la escuela también implementa un sistema de gestión de pedidos y lo integra en las ventas en el lugar.

El sistema de gestión de pedidos genera notificaciones cuando un cliente realiza un pedido en línea para que el personal pueda comenzar a procesarlo. Esto incluye el seguimiento del estado para permitir que el personal del gimnasio siga las actualizaciones a medida que avanzan en el proceso de cumplimiento. Al integrarse con las ventas en el gimnasio, el sistema también mejora el seguimiento del inventario. La escuela establece un umbral de reabastecimiento, y el sistema de gestión de pedidos les alerta cuando un producto cae por debajo de su nivel de reabastecimiento para que puedan realizar un pedido. Las métricas de seguimiento de ventas también permiten a la empresa identificar pedidos más comunes, lo que permite la comercialización dirigida de artículos con mayor probabilidad de generar un retorno de la inversión.

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