¿Qué es un plan de acción y cómo hacer uno?

Por el equipo editorial de Indeed

26 de octubre de 2021

Independientemente de la industria en la que se encuentre, lo más probable es que necesite completar un proyecto utilizando un plan de acción. Los planes de acción se utilizan para determinar qué se necesita para un proyecto y cómo completarlo. En este artículo, discutiremos más a fondo qué es un plan de acción, cómo escribir uno y consejos para mejorar el proceso.

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una lista de pasos o direcciones por una nueva estrategia para triunfar. Se compone de cinco secciones principales:

1. Lista de tareas

Los deberes involucrados deben ser definidos y claros. Puede comenzar pensando en ideas o áreas que deben abordarse para completar el objetivo. Considere qué tareas deben priorizarse sobre otras y qué se necesitará para completar cada tarea.

2. Horario

Establecer un cronograma preciso es clave para garantizar que un plan se complete en un tiempo específico. Puede comenzar estableciendo una fecha de inicio. A partir de ahí, establece puntos de control o tiempos en los que se deben terminar determinadas tareas. También debe establecer una fecha de vencimiento para que el proyecto completo esté listo.

3. Recursos

Determinar la cantidad de recursos necesarios beneficiará el proceso general. Sabrá cuándo y dónde asignar los recursos, así como cuánto dar. Garantiza que no gaste de más ni de menos durante el proyecto.

4. Miembros involucrados

Asignar miembros o equipos completos a ciertas tareas es esencial para realizar el trabajo. Todos los involucrados deben saber en qué deberían estar trabajando y dónde deben estar en cualquier punto del proyecto.

5. Comunicación

Asegúrese de que se establezcan canales de comunicación adecuados mediante el establecimiento de una jerarquía. Por ejemplo, un miembro del equipo puede ser responsable de asignar y asignar recursos. Cuando un equipo requiere más recursos, debe contactar al responsable de esa área de producción.

Cómo escribir un plan de acción

Para escribir un plan de acción efectivo, se deben seguir varios pasos para obtener los mejores resultados. Puede seguir los siguientes cinco pasos en orden:

1. Define un objetivo

Para que un proyecto tenga éxito, primero debe definir cuál es ese éxito. Por ejemplo, si necesita crear un nuevo programa para que su equipo trabaje con mayor eficiencia, un objetivo definido sería completar el programa.

Antes de continuar, asegúrese de que su objetivo se ajuste Criterios SMART. Para hacerlo, debe ser:

  • Específico: El objetivo debe estar bien definido. Los miembros del equipo deben entender de qué se trata claramente.

  • Medible: el objetivo debe ser tangible de manera que pueda medirse. Pregúntese si la meta puede ser rastreada y el progreso puede ser monitoreado.

  • Alcanzable: El objetivo debe ser factible y capaz de completarse dentro del marco de tiempo asignado. Debe asegurarse de tener los recursos necesarios para completar el objetivo.

  • Relevante: el objetivo debe alinearse con la visión de su empresa u otros objetivos. ¿Este objetivo hará avanzar a la empresa o no la beneficiará en absoluto?

  • Con límite de tiempo: el objetivo necesita un marco de tiempo específico para completarse. Debe tener una fecha de inicio y finalización.

2. Haz una lista de tus pasos

Ahora que el objetivo está definido, debe determinar cómo alcanzarlo. Los miembros del equipo y las fechas de vencimiento también deben asignarse a cada tarea. Puede seguir el ejemplo de tres columnas que se muestra a continuación:

Tarea Asignada Vencimiento Solicitar las piezas necesarias Tony Russo 22/01/20 Completar la construcción Andrea Chernov 10/02/20 Revisar la construcción Jacob García 15/02/20

Cada tarea enumerada debe pasar una prueba SMART antes de seguir adelante. Los miembros del equipo deben ser asignados a cada tarea con una fecha de vencimiento específica para su finalización. Es importante asegurarse de que todos los miembros también tengan acceso a esta información.

3. Establecer puntos de control o hitos

La moral del equipo puede beneficiarse al establecer hitos a lo largo del proyecto. Las fechas de vencimiento finales son abrumadoras, pero establecer metas más cortas y fáciles es un buen plan de acción. Crea una sensación de logro cada vez que uno se encuentra.

Sin embargo, se debe mantener un equilibrio entre estos hitos. La distancia entre ellos no debe ser demasiado larga o demasiado corta. Deben ser fáciles de obtener, pero también deben exigir un esfuerzo decente.

4. Supervisa tu proyecto

Reúnase con su equipo en cada etapa del proceso. Puede evaluar su progreso y confirmar cuándo se completan las tareas. Este paso es realmente para lo que creaste un plan de acción. Es para agregar estructura y uniformidad para que pueda observar su progreso de principio a fin.

También es una excelente manera de informar a la alta dirección que un proyecto está cumpliendo sus objetivos. Puede consultar con ellos en cada paso. También serás el primero en saber cuándo surge un problema gracias a tu plan de acción.

Cómo gestionar los planes de acción

El paso cuatro de la sección anterior solo toca los deberes completos de la gestión del plan de acción. Recuerde que es un documento vivo que debe permanecer con usted durante el transcurso del período del proyecto.

lo mejor es usar gerente de proyectosoftware o el poder de la nube para compartir este documento. Todos los miembros del equipo pueden verlo en tiempo real y pueden monitorear su propio progreso sin una entrada constante.

Es posible que se requieran cambios a lo largo de la duración del proyecto. Puede configurar alertas o notificaciones que se pueden enviar a todos los miembros cuando se produce un cambio. Esto evita confusiones y permite a los miembros del equipo hacer ajustes cuando sea necesario.

Consejos para crear buenos planes de acción

Los planes de acción son un activo valioso para cualquier proyecto. Crearlos y monitorearlos bien requiere tiempo y experiencia. A continuación hay algunos consejos para ayudar:

Centrarse en las prioridades

Es posible que haya determinado en su plan qué tareas priorizar, pero debe estar preparado para los cambios que sean necesarios. Cuando surge una situación como esta, debe poder decidir si se trata de un elemento de alta prioridad.

Marcar tareas completadas como completadas

Para proyectos más grandes con múltiples tareas, es un desafío mantenerse al día con el progreso que se ha logrado. Asegúrese de marcar cada tarea como completada una vez que tenga la confirmación. Por ejemplo, si está utilizando una hoja de cálculo, puede resaltar cada tarea que se haya completado. Esto facilita que todos los miembros del equipo entiendan lo que se ha hecho y lo que queda por hacer.

Esté atento a tareas inminentes o tardías

Si nota que una tarea específica puede no alcanzar su objetivo, debe convertirse en una prioridad. Necesita determinar cuál es la barrera y cómo superarla. Adelantarse a los problemas garantizará el éxito de su plan de acción.

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