¿Qué es un PDF? Una Guía Definitiva (Con Beneficios)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 2 de abril de 2022

Adobe Systems introdujo los archivos PDF para crear un formato de archivo que hizo que enviar y abrir archivos fuera más accesible para las empresas. Hoy en día, muchos profesionales usan archivos PDF en el lugar de trabajo para compartir documentos con sus clientes, colegas o supervisores. Al aprender información fundamental sobre este tipo de archivo, puede aprender a crear, editar y guardar archivos PDF de manera efectiva. En este artículo, discutimos qué es este tipo de archivo, explicamos los beneficios de usarlo y luego proporcionamos los pasos para crear, abrir, guardar y editar uno.

¿Qué es un PDF?

Un archivo de documento portátil, o PDF, es un documento adaptable que permite a las personas guardar, compartir, revisar y editar documentos rápidamente. Si guarda un archivo de texto o imagen como PDF, su formato generalmente permanece igual en cualquier programa de software o sistema de hardware. Dentro de los archivos, también puede incluir audio, video, documentos, enlaces y botones, según sus necesidades.

Los archivos PDF suelen ser populares entre los profesionales, ya que puede verlos con la mayoría de los dispositivos, como una tableta, un teléfono celular, una computadora portátil o una computadora de escritorio. Puede abrirlos en los sistemas operativos Windows y Mac y mantener los mismos elementos de formato, como el tamaño de fuente, el diseño de página o el ancho del margen. También puede agregar cuadros de texto en blanco en archivos PDF para otros usuarios, lo que significa que pueden ayudarlo a enviar formularios o contratos digitales.

Beneficios de usar un PDF en el lugar de trabajo

Hay muchos beneficios de usar archivos PDF en el lugar de trabajo, que incluyen:

  • Formato universal: muchas personas encuentran que los archivos PDF son más fáciles de compartir, lo que significa que puede enviar documentos a personas en cualquier lugar de manera más eficiente. Esto puede ser especialmente útil para empresas con empleados en diferentes países o personal que a menudo trabaja desde casa y puede tener diferentes sistemas informáticos.

  • Tamaño de archivo pequeño: los archivos PDF comprimen archivos grandes y los hacen mucho más pequeños, lo que puede ahorrar espacio de almacenamiento en el disco duro de una computadora. Esto puede ser especialmente beneficioso para los profesionales que distribuyen archivos PDF que contienen varias páginas, como profesores que escanean libros completos o abogados que comparten resúmenes de casos.

  • Protección con contraseña: las empresas a menudo manejan información confidencial de los clientes, y es importante que solo los participantes requeridos vean estos datos. Los archivos PDF permiten a los usuarios crear contraseñas para que solo las partes interesadas necesarias puedan ver los documentos.

  • Firmas electrónicas: los archivos PDF facilitan la firma electrónica, que es tan vinculante legalmente como una firma manuscrita. Las firmas electrónicas pueden proporcionar una respuesta más rápida cuando las empresas requieren firmas de sus clientes porque pueden hacerlo electrónicamente.

  • Edición de transparencia: los archivos PDF suelen ser documentos de solo lectura, por lo que si alguien tiene un editor de PDF y modifica un documento, a menudo deja una huella digital. Esto le permite realizar un seguimiento de cada cambio que otros han realizado en un documento.

Cómo crear un PDF

Ya sea que esté utilizando un sistema informático Windows o Mac, puede seguir una serie de pasos para crear un PDF con éxito. Considere los siguientes pasos:

Cómo crear un PDF en una computadora con Windows

Al usar un sistema Windows, estos son los pasos para crear un PDF:

  1. Cree y edite un documento “.docx” usando Microsoft Word.

  2. Cuando haya completado su documento, haga clic en el logotipo de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la pantalla.

  3. Cuando aparezca el menú desplegable, seleccione “Guardar como”.

  4. Busque y haga clic en la selección de guardar como que dice “PDF o XPS”.

  5. Crea un título para tu documento.

  6. Haga clic en “Guardar” para guardar el archivo como PDF.

Cómo crear un PDF en una computadora Mac

Si está usando una Mac, puede usar los siguientes pasos:

  1. Cree un documento con Microsoft Office para Mac.

  2. Una vez que haya terminado de trabajar en el documento, haga clic en el menú “Archivo” en la parte superior izquierda de la pantalla.

  3. Seleccione “Imprimir” en el menú.

  4. En la parte inferior izquierda de la ventana emergente, seleccione “PDF” como el tipo de archivo que desea crear.

  5. Escriba un nombre para su archivo.

  6. Haga clic en “Guardar” para guardar el archivo.

Cómo abrir un PDF

Muchos usuarios suelen descargar un programa para abrir y ver sus archivos PDF, pero también puede usar el programa integrado de un sistema operativo. Considere los siguientes pasos:

Cómo abrir un PDF en una computadora con Windows

En una computadora con Windows, estos son los pasos para abrir un PDF:

  1. Instale un programa de visualización de PDF, como Adobe Reader, o abra Microsoft Edge, que es un navegador de Internet preinstalado que le permite editar archivos PDF.

  2. Ubique el PDF que está tratando de ver en su carpeta de documentos.

  3. Haga doble clic en el PDF para abrir su contenido en Microsoft Edge o en una aplicación de terceros.

  4. Escriba la contraseña del documento en la pantalla de la ventana que aparece si es necesario.

Cómo abrir un PDF en una Mac

Estas son las instrucciones para abrir un PDF en una Mac:

  1. Descargue un programa de visualización de PDF, como Adobe Reader.

  2. En la parte inferior izquierda de tu Mac, haz clic en el ícono “Finder”.

  3. Busque el PDF que desea abrir.

  4. Haga clic derecho en el archivo. A continuación, aparece un menú emergente.

  5. Elija “Abrir con” usando el menú emergente y seleccione el programa de terceros que ha descargado.

  6. Escriba la contraseña del archivo si es necesario.

Cómo guardar un PDF usando la función “Imprimir”

Puede usar la función “Imprimir” en Microsoft Word o un navegador de Internet para guardar un archivo anterior como PDF. También puede usar esta función para guardar ciertas páginas como PDF, omitiendo el resto. Estos son los pasos comunes para guardar un PDF usando la función “Imprimir” en una computadora con Windows o Mac:

  1. Abra Microsoft Word o su aplicación de navegador de Internet preferida.

  2. Haz clic en el menú “Archivo” en la esquina superior izquierda de la pantalla.

  3. En ese menú desplegable, haga clic en “Imprimir”.

  4. Cuando aparezca una ventana emergente, busque la palabra “Impresora”.

  5. Haz clic en el menú desplegable y selecciona “Imprimir como PDF”.

  6. Haga clic en “Imprimir” y se abrirá una ventana que le pedirá que proporcione un título para su nuevo archivo.

  7. Una vez que escriba el nombre, haga clic en “Guardar” y su archivo se convierte en un PDF.

Cómo editar un PDF

Si alguien le envía un correo electrónico con un documento que debe editar, hay algunas formas de realizar esos cambios. Son los mismos en las computadoras Windows y Mac e incluyen:

Cómo editar un PDF usando Microsoft Word

Muchos profesionales usan Microsoft Word para cambiar los elementos de texto básicos de un PDF. Considere usar las siguientes instrucciones:

  1. Abre Microsoft Word en tu computadora.

  2. Haga clic en el menú “Archivo” y seleccione “Abrir” para encontrar su PDF.

  3. Una vez que aparezca el cuadro emergente, busque su archivo PDF.

  4. Haga clic en el archivo que desea abrir.

  5. Seleccione “Ok” en el mensaje que aparece informando a los usuarios de cómo el programa va a convertir el PDF en un documento editable.

  6. Edite la información en el documento de Word según sea necesario.

  7. Guarde el documento como PDF nuevamente navegando a “Archivo” y “Guardar”, luego haga clic en “PDF” en el cuadro de diálogo que contiene diferentes formatos de archivo.

Cómo editar un PDF usando Adobe Acrobat DC

Adobe Acrobat DC suele ser un software gratuito que lo ayuda a crear, editar y administrar archivos PDF. Puede descargarlo a su computadora y usar el programa para editar cualquier archivo PDF entrante o saliente. A continuación se encuentran las instrucciones para editar un PDF después de haber descargado el software:

  1. Abra Adobe Acrobat DC en su sistema informático.

  2. Navega hasta el menú “Archivo” y selecciona “Abrir”.

  3. Busque el nombre del archivo que necesita y haga clic en “Abrir” para ver el archivo.

  4. Seleccione “Editar PDF” en el lado derecho de la pantalla.

  5. Cambie sus elementos, como agregar texto nuevo, editar texto existente, cambiar las fuentes o cambiar el tamaño de las imágenes.

  6. Vuelve al menú “Archivo” cuando hayas terminado y haz clic en “Guardar” para actualizar el documento.

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