¿Qué es un libro mayor en contabilidad?

Por Michelle Matthews, MBA, CPCC

27 de septiembre de 2021

La fundadora de RBG Royalty Enterprises, Michelle Matthews es una entrenadora de carrera profesional certificada y una profesional de cuentas por pagar que ayuda a las personas a diseñar enfoques estratégicos en el lugar de trabajo utilizando su marco característico Boss Up & Hustle.

Conclusiones clave

  • Un libro mayor contiene información resumida de los diarios y se registra como débitos y créditos.

  • El libro mayor se utiliza para preparar los estados financieros y contiene una lista de todas las cuentas, denominada plan de cuentas, que están activas.

  • El libro mayor se ve afectado por la actividad comercial normal y puede documentarse a mano o en un registro electrónico.

 

¿Qué es un libro mayor?

Un libro mayor, también conocido como el segundo libro de entrada, es un sistema de mantenimiento de registros que registra todos los datos financieros clasificados de una empresa. Las transacciones se registran en el libro mayor en diferentes cuentas como débitos y créditos. El libro mayor a menudo se denomina libro mayor y su objetivo es proporcionar un registro de cada transacción financiera que se lleva a cabo durante la vida de una empresa operativa.

Incluye cuentas de activos, pasivos, patrimonio de los propietarios, ingresos y gastos. El libro mayor incluye todas las cuentas activas que se enumeran. La lista completa de cuentas se conoce como plan de cuentas y se requiere para producir estados financieros. También es esencial para fines de auditoría.

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que es una cuenta mayor

Estas son las principales cuentas del libro mayor general:

  • Cuentas de activos, como efectivo, cuentas por cobrar, activos fijos y gastos pagados por adelantado

  • Cuentas de pasivo, como deuda, cuentas por pagar, documentos por pagar y líneas de crédito

  • Cuentas de capital contable

  • Cuentas de ingresos

  • Las cuentas de gastos

  • Cuentas de ingresos y pérdidas, como intereses, inversiones y disposición de un activo

La actividad comercial normal a lo largo del año da como resultado transacciones que hacen que las cuentas se debiten y abonen. El registro puede ser en forma de registro escrito o registro electrónico por medio de un software de contabilidad.

Los costos grandes y únicos pueden tener un impacto significativo en los costos proyectados para un año próximo si se incluyen en un presupuesto, razón por la cual deben eliminarse durante el proceso de preparación del presupuesto.

El mejor método es revisar el libro mayor en detalle para identificar los ingresos y los gastos que solo ocurrieron una vez para que no afecten el presupuesto del próximo año y luego usar los ingresos y gastos actuales para crear un presupuesto más preciso.

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Cómo escribir un libro mayor

Se utiliza un libro mayor para el método de contabilidad de doble entrada. Esto significa que cada transacción afecta a un mínimo de dos cuentas auxiliares y cada entrada tiene un débito y un crédito. Estas transacciones, también llamadas asientos de diario, se registran en dos columnas y el total de todos los asientos debe cuadrar.

En los asientos de diario de doble entrada, el débito está a la izquierda y el crédito está a la derecha. Este método de registro de transacciones ayuda a garantizar la precisión de los registros financieros al revelar errores de entrada de datos y también proporciona un registro completo de las transacciones financieras de una empresa.

Los libros mayores se utilizan para separar los datos financieros del diario en cuentas específicas en sus propias hojas para mejorar la legibilidad de las transacciones documentadas. Estos son algunos pasos para configurar su propio libro mayor:

  1. Haz un libro mayor para cada cuenta.

  2. Haga columnas en el extremo izquierdo de la página para la fecha, el número de diario y la descripción.

  3. Haga columnas en el lado izquierdo para débito, crédito y saldo.

  4. Introduzca los datos de los diarios en las cuentas asociadas. Calcula tu saldo encontrando la diferencia entre el débito y el crédito.

  5. Registre y realice ajustes a las transacciones a medida que ocurren, priorice el ingreso de nuevas entradas de diario.

  6. Combina las cuentas para hacer un libro mayor completo. La primera página es la lista del catálogo de cuentas que se incluyen en el libro mayor y los números asociados.

El próximo paso sería crear un balance de prueba sumando las cuentas en el libro mayor por nivel de cuenta en el informe de balance de prueba. Los totales se igualan y se utilizan para preparar los estados financieros.

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Ejemplo de una entrada de libro mayor

Cada vez que se realiza una transacción para una empresa, debe registrarse. Sin embargo, en lugar de una lista completa, las entradas del libro mayor se separan en diferentes cuentas. El siguiente es un ejemplo de la cuenta de efectivo en un libro mayor:

Cuenta de caja Fecha Descripción Ref Débito Crédito Saldo 8/6 Préstamo bancario 20.000 20.000 8/15 Gastos de alquiler 4.400 15.600 8/25 Servicio de reparación 2.830 12.770

La diferencia entre un diario y un libro mayor

Se utiliza un diario para registrar las transacciones, además de la nómina, los pagos o los recibos. Las entradas en el diario incluyen la fecha, la cuenta a la que se cargará el monto, la cuenta a la que se acreditará y una breve descripción. El diario es el primer lugar donde se registran los datos.

El diario utiliza el sistema de doble entrada que proporciona registros resumidos de las transacciones, y se conoce como el libro primario de contabilidad o el libro de entrada original. El registro de entradas se llama diario. Las transacciones se registran en orden cronológico para una fácil referencia y no hay lugar para cuadrar en un diario.

El libro mayor, también conocido como el libro principal de contabilidad, contiene la información del asiento de diario en el formato básico de “cuenta T” y documenta el saldo de cada línea. La transferencia de las entradas del diario al libro mayor se denomina contabilización. El formato de las entradas requiere una agrupación de transacciones similares en la cuenta asociada. Esta información se utiliza para crear el balance de prueba, que es la base del estado de resultados y el balance general.

Muchas transacciones se registran tanto en el libro diario como en el libro mayor; sin embargo, existen diferencias en el propósito de cada una de estas herramientas de contabilidad. A diferencia de un diario, una cuenta mayor podría tener un saldo de apertura que sería el saldo de cierre del año anterior y todo debería estar equilibrado.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo utilizan los diarios y libros mayores los contadores para la investigación?

Los contadores pueden monitorear el libro mayor para encontrar cambios en la actividad financiera que están fuera de las operaciones normales. Por ejemplo, si el departamento de finanzas descubre que el saldo final en el balance general es diferente de una fuente externa, hay un problema que debe examinarse y corregirse. El libro mayor permite al profesional financiero identificar rápida y fácilmente la actividad que se ha registrado en la cuenta incorrecta o que se ha registrado incorrectamente.

¿Cómo utilizan los auditores la información que se encuentra en los diarios y libros mayores?

Los auditores utilizan el libro mayor para determinar si una empresa ha clasificado correctamente sus ingresos y gastos. Pueden usar los detalles dentro del libro mayor y luego compararlos con las facturas reales para verificar la precisión del libro mayor. Los auditores también utilizan el libro mayor para verificar la exactitud de la actividad que figura en el estado de resultados de la empresa, asegurándose de que los saldos finales en las subcuentas de activos, pasivos y patrimonio sean equivalentes a los montos en el balance general.

¿Por qué el diario y los libros mayores están formateados de izquierda a derecha?

Este método contable utiliza la ecuación contable, que es:

Activo – Pasivo = Capital contable

Esta ecuación requiere que las transacciones registradas a la izquierda del signo igual sean iguales al total de transacciones registradas en la cuenta de la derecha. Esta regla siempre se aplica, incluso cuando la fórmula se muestra de manera diferente.

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