¿Qué es un informe de riesgos? (Con tipos y pasos para escribir uno)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Escribir informes de riesgo que la alta dirección utiliza para identificar y mitigar los riesgos es crucial para un negocio exitoso. Ser preventivo y considerar los riesgos antes de que ocurran puede ahorrar dinero, empleados o reputación a una empresa. Si se encuentra en una posición en la que redacta o examina informes de riesgo, es útil saber más sobre ellos. En este artículo, definimos un informe de riesgos, explicamos por qué es importante, compartimos lo que incluye, describimos diferentes tipos y brindamos pasos para escribir su informe de riesgos.

¿Qué es un informe de riesgos?

Un informe de riesgos es un resumen que describe los riesgos potenciales que una empresa puede enfrentar. Abordan los riesgos críticos, que tienen el potencial de tener consecuencias graves, y los riesgos emergentes que pueden volverse problemáticos en el futuro si alguien no los supervisa de cerca. Un informe también explora las posibilidades de abordar los riesgos y prevenir resultados adversos. El director del proyecto, el equipo del proyecto o el propietario del riesgo escribe los informes. El informe puede incluir:

  • Cuán efectiva es la empresa en el manejo de riesgos potenciales

  • Qué políticas parecen insuficientes

  • Qué controles no funcionan según lo planeado

  • Qué cambios son necesarios para mantener el riesgo en un nivel aceptable

  • Cuál es el estado actualizado de las acciones correctivas

  • Cuáles son los signos de tendencias en la incidencia de riesgos

La alta dirección, como el director del proyecto, el propietario del proyecto y el cliente, leen los informes de riesgos para asumir una gestión de riesgos adecuada y lograr los resultados esperados del proyecto.

¿Por qué es importante un informe de riesgos?

Los informes de riesgos son importantes porque ayudan a los gerentes de proyectos, propietarios de proyectos y clientes a comprender mejor los diversos riesgos que la empresa está tomando mientras trabaja en un proyecto. Tener un informe preciso e informativo garantiza que la alta dirección conozca los riesgos existentes. Este conocimiento puede ayudar a una empresa a crear un plan para evitar sorpresas no deseadas y acciones no autorizadas.

¿Qué incluye un informe de riesgos?

Los informes de riesgos suelen incluir la siguiente información:

  • Registro de riesgos: Esto identifica los riesgos potenciales en una organización, su impacto, probabilidad, propietario, cómo se clasifica en comparación con otros riesgos y la respuesta al riesgo.

  • Plan de acción correctivo del riesgo: Es un plan para mitigar el riesgo en caso de que se presente.

  • Revisiones de datos de desempeño laboral: incluyen cualquier dato recopilado para evaluar los riesgos.

  • Cronograma del proyecto y actualizaciones sobre el progreso: Esto incluye el cronograma planificado del proyecto y cualquier cambio esperado en el programa.

  • Estado del resultado del proyecto: Esto compara el estado actual de un proyecto con el plan esperado.

Tipos de informes de riesgo

Hay cuatro tipos principales de informes de riesgo basados ​​en el nivel, comenzando en un nivel de proyecto y trabajando hasta un nivel comercial. Estos tipos de informes de riesgo incluyen:

Informes de riesgos del proyecto

Los proyectos se benefician de tener un informe de riesgo del proyecto. Los equipos pueden usar un registro de riesgos para documentar los riesgos potenciales. Estos riesgos pueden incluir factores externos que pueden afectar el proyecto, como los riesgos de las fluctuaciones de precios de los materiales necesarios, la escasez de recursos y los contratistas que no completan su trabajo. El registro de riesgos incluye acciones para minimizar el riesgo y designa un propietario que es la persona responsable de completar una acción.

Con la información del equipo del proyecto, el director del proyecto utiliza el registro de riesgos para redactar un informe. Los gerentes a menudo completan estos informes al final de cada mes. Los informes de riesgo del proyecto se enfocan en los riesgos más severos que requieren acciones correctivas de inmediato.

Informes de riesgo del programa

A veces, los proyectos forman parte de programas más extensos, en los que se necesitan informes de riesgo del programa. Los miembros del equipo del programa pueden registrar los riesgos relevantes del programa, como riesgos elevados del proyecto debido a la criticidad o debido a la superposición entre proyectos. El administrador del programa utiliza los informes de riesgo del programa para garantizar que los riesgos se mitiguen y no aumenten. Los equipos del programa normalmente completan los informes del programa mensualmente.

Informes de riesgo de cartera

Los informes de riesgo de la cartera presentan riesgos significativos para todos los proyectos y programas dentro de la cartera en un resumen completo y fácil de leer. Estos informes son escritos por el oficial de gestión de proyectos y contienen datos tomados de los informes de riesgo de proyectos y programas. Los informes de riesgo de cartera informan a los equipos de gestión sobre las áreas que requieren más atención, como los planes de acción de riesgo que pueden tomar diferentes caminos. De esta manera, la gerencia puede determinar qué hacer a continuación para continuar con su trabajo. Los gerentes de proyecto a menudo completan informes de riesgo de cartera mensualmente.

Informes de riesgo empresarial

Algunas organizaciones utilizan informes de riesgos empresariales, que se centran en los riesgos más importantes de toda la empresa. Estos informes pueden incluir riesgos emergentes, actividades operativas, perspectivas actuales del mercado y análisis de la competencia. Los oficiales de gestión de proyectos o los equipos designados que son responsables de la consolidación de la empresa a menudo escriben estos informes trimestralmente. Como estos informes suelen ser documentos extensos que pueden tener más de 10 páginas, es útil mostrar la información visualmente, usando gráficos y cuadros, cuando sea posible. Incluir un resumen ejecutivo puede ser beneficioso para los lectores cuando buscan los puntos críticos del informe.

¿Qué debe abordar el informe?

Los informes de riesgos pueden abordar varios tipos de riesgos, incluidos:

  • Riesgos comerciales: Son riesgos económicos o de mercado, incluyendo cambios en los precios y la demanda.

  • Riesgos de cumplimiento y regulatorios: Esto incluye el riesgo de violar una ley o regulación, como capacidad inadecuada o fraude.

  • Riesgos ambientales: Estos son el riesgo de accidentes no deseados, como un desastre natural como una inundación.

  • Riesgos financieros: La posibilidad de perder dinero en una empresa comercial, posiblemente debido a cambios en las tasas de interés, es un riesgo financiero.

  • Riesgos para la salud y la seguridad: Estos incluyen la posibilidad de enfermedades o lesiones, posiblemente por enfermedades infecciosas o resbalones y lesiones.

  • Riesgos operativos: son los riesgos que corre una empresa al operar normalmente, posiblemente debido a la conducta de los empleados o riesgos tecnológicos.

  • Riesgos reputacionales: el riesgo de dañar la reputación corporativa, posiblemente debido al mal uso de las redes sociales o una violación de datos, es un riesgo reputacional.

  • Riesgos estratégicos: Son los riesgos que las decisiones empresariales fallidas pueden tener sobre la empresa, posiblemente por una fusión o por la rotación de la alta dirección.

  • Riesgos de la fuerza laboral: estos riesgos están vinculados a los empleados, como la seguridad y el estrés de los empleados.

Algunos de sus riesgos pueden encajar en múltiples categorías de riesgos. Por ejemplo, los riesgos asociados a los derrames de agua podrían considerarse tanto riesgos operativos como de seguridad. Asegúrese de que su informe aborde cómo su empresa planea mitigar los riesgos y un cronograma que describa cuándo pueden tomarse medidas preventivas. Asigne un propietario del riesgo que sea responsable de llevar a cabo las acciones descritas en el informe.

Cómo escribir un informe

Siga estos cinco pasos para escribir un informe completo:

1. Identificar actividades que puedan tener riesgos

Para identificar riesgos potenciales, reúna a su equipo de proyecto y plantee la pregunta: “¿Qué podría salir mal?” Su objetivo es identificar cualquier problema potencial que pueda impedir que el proyecto logre el resultado deseado. Haga una lluvia de ideas como equipo y documente todas las respuestas en una lista de riesgos, pero no evalúe los riesgos todavía. Algunos ejemplos de riesgos potenciales incluyen:

  • trabajando en un laboratorio

  • Trabajar en un área con animales peligrosos

  • Hablar de temas delicados

  • Operar maquinaria y equipo pesado

  • Uso de materiales peligrosos

  • Trabajar con organismos genéticamente modificados (OGM)

  • usando agujas

  • Sentado o de pie durante mucho tiempo en posiciones incómodas

2. Determinar las implicaciones negativas

A continuación, considere los riesgos que pensó su equipo y organice la lista consolidando cualquier riesgo similar. Una vez que tenga una lista organizada, tómese el tiempo para considerar el impacto que puede tener cada riesgo. Este impacto puede incluir desviaciones del plan de cronograma, costos o esfuerzo si ocurre el riesgo. Por ejemplo, un servicio de autobús privado puede evaluar el riesgo de overbooking, lo que lleva a una baja satisfacción del cliente.

3. Evaluar riesgos y planificar precauciones

Considere si el riesgo de vender el 100 % de los boletos de autobús en lugar del 80 % de los boletos compensa el impacto negativo en la satisfacción del cliente si la empresa reserva en exceso. Usted y su equipo de proyecto pueden clasificar los riesgos según la magnitud del impacto. Las empresas pueden utilizar estas cinco categorías:

  1. Alto

  2. Importante

  3. Moderado

  4. Menor

  5. Bajo

También puede considerar la probabilidad de ocurrencia, que es la probabilidad de que ocurra el riesgo. El número suele ser un porcentaje. Por ejemplo, supongamos que solo hay un 4 % de posibilidades de que la empresa privada de autobuses sobrevenda sus autobuses y la satisfacción de sus clientes disminuya. En ese caso, es probable que continúen con el proceso independientemente del riesgo. Una vez que haya evaluado los riesgos, planifique precauciones que puedan mitigar la probabilidad de que ocurra el riesgo. Por ejemplo, la empresa de autobuses puede considerar el uso de un sistema automatizado para evitar el exceso de reservas.

4. Documenta tus hallazgos en un informe

Ahora que tiene la información necesaria, es hora de escribir el informe. Recuerde que el informe puede contener mucha información, por lo que es mejor escribirlo de manera que sea fácil de leer. Comience con un resumen ejecutivo, que explique cada riesgo y su razonamiento para incluirlo en el informe. Es mejor si cada riesgo está vinculado directamente a un objetivo comercial, ya que esto informa al lector por qué el riesgo es importante.

Después del resumen, comience el análisis, que es una discusión detallada de cada riesgo. Incluya datos de respaldo, historias de casos, proyecciones de costos e informes de auditoría. Concluya con un plan de acción sobre cómo evitar resultados adversos. Si no está seguro de las medidas preventivas de la empresa, puede plantear preguntas en el informe que la alta gerencia puede responder.

5. Revise su informe y actualícelo cuando sea necesario

Una vez que haya completado su informe, considere revisarlo mensualmente para ver si requiere actualización. Monitorear de cerca las tasas de incidentes y las medidas de control puede ayudarlo a determinar si sus acciones son efectivas. Puede agregar cualquier hallazgo significativo a su informe cuando sea necesario.

Consejos para escribir un informe

Estos son algunos consejos a tener en cuenta si está escribiendo un informe:

  • Evite incluir demasiada información, ya que puede dejar al lector abrumado.

  • Puede formatear su versión electrónica de su informe para que sea fácil navegar rápidamente entre los temas mencionados en el resumen ejecutivo y sus descripciones detalladas más adelante en el informe.

  • Piense en cómo los cambios en su empresa pueden generar nuevos riesgos.

  • Dé a su informe un título claro, para que su lector sepa de qué riesgos se está hablando.

  • Proporcione una fecha de resolución objetivo, que es cuando se puede aceptar o abordar el riesgo.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.