Qué es un enunciado del problema: definición, instrucciones y ejemplo

Por el equipo editorial de Indeed

1 de junio de 2022

Este artículo ha sido aprobado por un asesor profesional de Indeed.

 

Muchas empresas y organizaciones utilizan los proyectos de mejora de procesos para realizar mejoras en la forma en que operan. Varias cosas son importantes para un proyecto de mejora de procesos exitoso, pero cada proyecto comienza con la identificación del problema que debe resolverse. Comprender qué es una declaración de problema y cómo escribir una puede ayudarlo a tener más éxito al trabajar en proyectos de mejora de procesos.

En este artículo, discutimos qué es una declaración de problema y los elementos clave de una declaración de problema con un ejemplo.

¿Qué es un enunciado del problema?

Una declaración del problema es una descripción concisa del problema o los asuntos que un proyecto busca abordar. El enunciado del problema identifica el estado actual, el estado futuro deseado y cualquier brecha entre los dos. Una declaración del problema es una herramienta de comunicación importante que puede ayudar a garantizar que todos los que trabajan en un proyecto sepan cuál es el problema que deben abordar y por qué el proyecto es importante.

Importancia de un enunciado del problema

Una declaración del problema es importante para un proyecto de mejora de procesos porque ayuda a identificar claramente los objetivos del proyecto y delinear el alcance de un proyecto. También ayuda a guiar las actividades y decisiones de las personas que trabajan en el proyecto. La declaración del problema puede ayudar a una empresa u organización a obtener apoyo y aceptación para un proyecto de mejora de procesos.

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¿Cuáles son los elementos clave de un enunciado del problema?

Hay cuatro elementos clave que debe incluir al escribir una declaración del problema:

1. Situación ideal

Lo primero que debe describir la declaración de su problema es cuál sería la situación ideal si no hubiera un problema que necesitara abordar. En esta sección se identifican los objetivos y el alcance del proyecto. Esta sección debe crear una comprensión clara de cuál será el entorno ideal una vez que se haya resuelto el problema.

2. Realidad

La siguiente sección de la declaración de su problema debe describir cuál es la realidad actual de su empresa u organización. Esta sección identificará cuál es el problema, indicará por qué es un problema e identificará a quién está afectando el problema. También describirá cuándo y dónde se identificó el problema.

3. Consecuencias

La siguiente sección de la declaración de su problema debe identificar cuáles son las consecuencias del problema. Esta sección describe los efectos del problema describiendo cómo las personas afectadas por el problema están siendo impactadas y cuantificando cuánto les está afectando el problema. Las consecuencias comunes pueden incluir la pérdida de tiempo, dinero, recursos, ventaja competitiva, productividad y más.

4. Propuesta

La sección de propuesta de la declaración de un problema puede contener varias soluciones posibles al problema, pero es importante recordar que no necesita identificar una solución específica. El propósito de la sección de la propuesta debe ser guiar al equipo del proyecto sobre cómo pueden investigar, investigar y resolver el problema.

Cómo escribir un enunciado del problema

Se puede crear una buena declaración del problema identificando y respondiendo varias preguntas relacionadas con el problema. El proceso que se usa para escribir el enunciado de un problema debe implicar responder preguntas usando un método comúnmente conocido como 5W2H. Este proceso implica identificar cuál es el problema, por qué es un problema, cuándo y dónde se identificó el problema, a quién afecta el problema, cómo se ven afectados por el problema y cuánto impacto tiene el problema. Puede utilizar el siguiente proceso para elaborar una declaración del problema que aborde lo siguiente:

1. Identificar el problema

Antes de que pueda comenzar a escribir la declaración de su problema, primero debe identificar cuál es el problema.

2. Comience su declaración con su situación ideal

A continuación, puede comenzar a escribir la declaración de su problema describiendo cómo sería el entorno ideal si su problema no existiera. Esta sección debe tratar de describir lo que su empresa espera lograr como resultado del proyecto de mejora de procesos.

3. Describa las brechas actuales

A continuación, escriba la sección de la realidad de su declaración del problema. Su objetivo en esta sección debe ser identificar claramente cómo es el entorno actual. En esta sección, debe identificar cuál es el problema, qué lo está causando y por qué es un problema. También debe describir cuándo, dónde y cómo pudo identificar el problema.

4. Indicar las consecuencias del problema

Luego, escribe la sección de consecuencias de tu enunciado del problema. Esta sección se utiliza para cuantificar y respaldar la afirmación de cuál es el problema. Puede usar esta sección para identificar números específicos, como la cantidad de tiempo o ingresos que se pierden o la cantidad de recursos que se desperdician. Es importante incluir números concretos que respalden sus afirmaciones en esta sección.

5. Proponer abordar el problema

Finalmente, termine su declaración con una sección de propuesta. En esta sección, debe tratar de identificar cómo su empresa avanzará hacia el logro de sus objetivos y el logro de su entorno ideal. Si bien puede optar por identificar varias soluciones posibles en esta sección, es más importante centrarse en identificar cómo su empresa encontrará esas soluciones que identificar la solución específica que se utilizará.

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Ejemplo de declaración de problema

Aquí hay un ejemplo de una declaración de problema para un centro de llamadas de ventas:

Situación ideal:
Idealmente, nuestros asociados de ventas podrían maximizar su producción al poder hacer más contactos con clientes potenciales cada día.

La realidad:
Actualmente, nuestros asociados de ventas no pueden maximizar la cantidad de clientes potenciales con los que se comunican cada día porque dedican demasiado tiempo a encontrar clientes potenciales calificados para llamar e insertar información de clientes potenciales en el sistema antes de realizar llamadas. Esto es un problema porque el tiempo que nuestros asociados de ventas dedican a encontrar clientes potenciales e ingresar información de clientes potenciales en nuestro sistema podría usarse para contactar clientes potenciales más calificados y generar más ventas. Identificamos este problema en nuestro centro de llamadas de ventas mientras realizamos encuestas para recopilar comentarios de nuestros asociados de ventas sobre lo que limita su capacidad para maximizar sus números de ventas.

Consecuencias:
Nuestros asociados de ventas actualmente dedican aproximadamente dos horas por día a encontrar clientes potenciales calificados y otras dos horas por día ingresando información de clientes potenciales en nuestro sistema antes de que comiencen a hacer llamadas. Esto significa que nuestros asociados de ventas solo dedican la mitad de su jornada laboral a hacer llamadas a clientes potenciales calificados. Debido a que nuestros asociados de ventas no pueden utilizar todo su turno para ponerse en contacto con los clientes potenciales, sus cifras generales de ventas se ven afectadas. Nuestra empresa estima que nuestros asociados de ventas podrían hacer al menos el doble de ventas si pudieran pasar todo su turno contactando a clientes potenciales calificados.

Propuesta:
Nuestra empresa busca resolver este problema mediante la creación de un equipo de mejora de procesos para identificar varias soluciones potenciales sobre cómo podemos reducir el tiempo que nuestros asociados de ventas pasan sin ponerse en contacto con clientes potenciales calificados.

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