¿Qué es un calendario de comunicación? (Y cómo crear uno)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 2 de abril de 2022

Supervisar el flujo de trabajo de un equipo de comunicaciones puede requerir una organización meticulosa y atención a los detalles. Para lograr esto, los profesionales que lideran campañas de comunicación a menudo utilizan herramientas específicas para crear planes integrales y realizar un seguimiento de su trabajo para garantizar que cumpla con los objetivos de la organización. Si espera mejorar su estrategia y su eficacia, puede resultarle útil obtener más información sobre los calendarios de comunicación. En este artículo, explicamos qué es un calendario de comunicación, explicamos por qué son importantes, enumeramos los diferentes tipos que usan los profesionales y le mostramos cómo puede crear el suyo propio.

¿Qué es un calendario de comunicación?

Un calendario de comunicación es un cronograma para crear y difundir mensajes a un público objetivo. Estos calendarios generalmente describen los planes diarios de una campaña de comunicación a lo largo de un cronograma mensual o anual. El nivel de detalle incluido en un calendario de comunicación puede variar según el tipo de campaña que haya desarrollado una organización o marca y sus objetivos particulares. Sin embargo, teniendo en cuenta estas diferencias situacionales, la mayoría de los calendarios de comunicación incluyen estos componentes esenciales:

  • Calendario de fechas importantes, como días festivos y eventos.

  • Fechas de eventos recurrentes y series que involucran comunicación

  • Línea de tiempo para campañas y lanzamientos de mensajes únicos

  • Borradores de contenido para compartir en varias fechas y diferentes canales

  • Objetivos de comunicación para cada evento respectivo

  • Calendario de tareas que deben completar los miembros del equipo para cumplir los objetivos

  • Resumen de la propiedad de la tarea y las responsabilidades respectivas

  • Fechas preplanificadas para valoración y evaluación de campañas.

¿Por qué es importante un calendario de comunicación?

Los calendarios de comunicación son importantes porque permiten a los profesionales de este campo planificar campañas con antelación, desarrollar una estrategia eficaz y crear una representación visual detallada de su flujo de trabajo. A partir de aquí, los calendarios de comunicación pueden ayudar a estos profesionales a mantener un alto nivel de organización, delegar tareas adecuadamente, generar responsabilidad entre los equipos colaborativos y garantizar que puedan cumplir los objetivos de campañas particulares. Además, los calendarios de comunicación a menudo permiten el seguimiento cercano de las campañas y su implementación, brindando a los profesionales la oportunidad de evaluar su progreso y hacer turnos cuando sea necesario.

Tipos de calendarios de comunicación

Hay dos tipos principales de calendarios de comunicación:

Comunicaciones internas

Estas comunicaciones son aquellas que una organización comparte con sus partes interesadas internas, como empleados, líderes y ejecutivos. Las organizaciones con una gran cantidad de partes interesadas internas utilizan este tipo de comunicación para mantener a todas las partes al día sobre los desarrollos recientes y para mantener el compromiso con la cultura de su lugar de trabajo. Al igual que otras estrategias de comunicación, la comunicación interna requiere mensajes consistentes, programación regular y una voz uniforme. Por lo tanto, los profesionales que encabezan estas campañas pueden desarrollar un calendario para mantener su flujo de trabajo de comunicación funcionando sin problemas y garantizar que cumplan con los objetivos de involucrar a las partes interesadas internas. Dichos calendarios pueden incluir:

  • Resumen del contenido de las redes sociales para las plataformas orientadas a los empleados

  • Planes para enviar boletines periódicos a las partes interesadas internas

  • Fechas importantes para anuncios organizacionales, eventos y oportunidades

  • Actualizaciones de noticias sobre la industria específica de la organización

  • Pautas para la distribución de contenido interno

Comunicaciones externas

Las comunicaciones externas son aquellas que las organizaciones inician con audiencias fuera de su estructura interna, como los clientes o el público en general. Este tipo de estrategias de comunicación suelen ser muy complejas y multifacéticas, lo que requiere que varios profesionales realicen un seguimiento de los días y horarios específicos en los que se compartirá el contenido, qué canales utilizar y qué miembro del equipo es responsable de ejecutar dichas tareas. Algunas organizaciones combinan sus calendarios de comunicaciones externas, que se centran principalmente en la distribución de contenidos, con calendarios editoriales, que se centran en el proceso de creación de contenidos. Con esto, los calendarios de comunicaciones externas podrían incluir:

  • La fecha y hora en que los profesionales planean crear y publicar contenido.

  • Qué canales planea utilizar el equipo para la publicación

  • Contenido preempaquetado de fácil acceso separado por plataforma

  • Calendario de eventos en vivo, como seminarios web y adquisiciones de invitados

  • Esquema de quién es responsable de cada tarea de distribución

Cómo hacer un calendario de comunicación eficaz

Aquí hay una guía paso a paso para crear un calendario de comunicación que puede ayudarlo a satisfacer las necesidades de su organización:

1. Determina tus objetivos

Antes de crear tu calendario, es importante que determines los objetivos de tu plan de comunicación. Considere si hay objetivos específicos que su equipo quiera lograr a través de su plan y qué caminos ha identificado para hacerlo. Haz un resumen de todas las diversas tácticas que piensas usar para ejecutar tu estrategia y cómo planeas distribuirlas a lo largo de tu cronograma de producción.

2. Define tu cronograma de producción

Con claridad en cuanto a los objetivos de tu plan de comunicación, puedes definir el cronograma de producción y distribución de tu contenido. Considere cuánto tiempo tiene su equipo para lograr sus objetivos, qué puntos de referencia desea alcanzar y cuándo planea hacerlo. Muchas organizaciones crean calendarios de comunicación que abarcan períodos de varios meses o trimestres únicos, en lugar de planes anuales, ya que a menudo son más fáciles de rastrear, administrar y actualizar según sea necesario.

3. Aprende sobre tu audiencia

A medida que se acerque a sus objetivos y cronograma, asegúrese de tomarse el tiempo para aprender sobre su audiencia. Saber con qué tipo de contenido es probable que interactúe su audiencia y cómo puede llegar a ellos de manera más efectiva puede beneficiarlo a medida que crea su calendario de comunicación. Incluso puede ser útil realizar una investigación sobre su compromiso anterior con las partes interesadas a las que espera llegar a través de su plan para evaluar qué métodos fueron más exitosos y determinar qué herramientas puede usar para avanzar.

4. Identificar oportunidades de comunicación

Con una mayor comprensión de su audiencia, sus preferencias y el tipo de contenido que planea ofrecerles, puede comenzar a identificar oportunidades de comunicación. Piense en los diversos canales que puede aprovechar para llegar a su audiencia; por ejemplo, es posible que pueda usar las redes sociales o el correo electrónico de manera más efectiva si su audiencia suele frecuentar esos canales. Tenga en cuenta que la mayoría de los calendarios de comunicación incluyen un enfoque de varios niveles a través del cual los equipos distribuyen contenido en varias plataformas simultáneamente.

5. Finaliza tu mensaje

Antes de crear su calendario, es importante finalizar su mensaje y asegurarse de que su plan de comunicación esté diseñado para ayudar a su equipo a alcanzar sus objetivos. Considere cuidadosamente lo que planea decir y cómo planea decirlo. Puede ser útil discutir estos detalles en un entorno colaborativo para que usted y su equipo puedan alinearse con respecto al tono y el propósito de su mensaje.

6. Cree un cronograma de contenido e ingréselo en un formato de calendario

Después de tomar decisiones con respecto a sus objetivos, cronograma, audiencia, oportunidades y mensajes, puede comenzar a crear su programa de contenido, que suele ser el núcleo de un calendario de comunicación. Un cronograma de contenido generalmente incluye planes para crear, revisar y distribuir contenido en ciertas fechas o para eventos particulares que aseguren un compromiso constante sin interrupciones en la comunicación. Además, puede utilizar este horario para delegar tareas, administrar el flujo de trabajo de su equipo y mantenerlos responsables de sus responsabilidades. Desde aquí, puede ingresar toda esta información en un formato de calendario antes de la ejecución de su plan.

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