¿Qué es un administrador de viajes corporativos? (Más Deberes y Habilidades)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 14 de abril de 2022

Hay muchos factores que los empleados consideran durante los viajes de negocios, desde reservas de alojamiento y transporte hasta la conciliación de gastos después de su regreso. Un administrador de viajes corporativos a menudo realiza estas tareas en nombre de un empleado según la política de viajes de la empresa. Aunque es más común en empresas más grandes, los gerentes de viajes corporativos también pueden trabajar para organizaciones de cualquier tamaño si sus empleados viajan con frecuencia. En este artículo, explicamos qué es un gerente de viajes corporativos, describimos lo que hacen y exploramos las habilidades y los requisitos necesarios para trabajar como gerente de viajes corporativos.

¿Qué es un gestor de viajes corporativos?

Un gerente de viajes corporativos es un profesional que planifica y crea una política de viajes para una empresa. Garantizan que los empleados viajen con seguridad y que todos los viajes sigan las pautas de la política de la empresa. Su trabajo a menudo puede ser acelerado, ya que tienen que responder a cualquier problema de viaje que surja. También pueden ayudar a elegir una agencia de viajes corporativa que pueda manejar las reservas y la negociación de tarifas mientras se enfocan en otras responsabilidades.

¿Qué hace un gestor de viajes corporativos?

Los gerentes de viajes corporativos están a cargo de muchas funciones relacionadas con la política de viajes de una empresa, como establecer presupuestos de viaje, ayudar a los empleados durante el viaje y monitorear los gastos de viaje. Esto puede incluir la reserva de vuelos, hoteles y coches de alquiler. Los gerentes de viajes también negocian con los proveedores para garantizar que la empresa y sus empleados reciban las mejores tarifas posibles. Si están utilizando una agencia de viajes para hacer los arreglos de viaje, pueden actuar como enlace entre la agencia y la empresa. Aquí hay algunas otras responsabilidades que los gerentes de viajes corporativos pueden tener:

  • Gestión de tarjetas de crédito de la empresa.

  • Registro de actividades de viaje

  • Ayudar a los empleados con los documentos de viaje y las leyes de viaje.

  • Permanecer actualizado sobre las regulaciones de viaje

  • Actualizar la política de viajes según sea necesario

¿Qué habilidades tienen los gerentes de viajes corporativos?

Aquí hay algunas habilidades que pueden ser útiles para los gerentes de viajes corporativos:

administración

Dependiendo del tamaño de la empresa, los gerentes de viajes corporativos pueden supervisar a otros empleados de viajes o trabajar solos. En cualquier caso, es una buena idea que tengan experiencia en gestión. Esta habilidad es importante independientemente del tamaño del departamento porque los empleados que viajan pueden buscar en el administrador de viajes su apoyo, experiencia y orientación.

Tecnología

Los gerentes de viajes corporativos pueden navegar por una variedad de software, sitios web y aplicaciones en el transcurso de su trabajo. Si no cuentan con la ayuda de una agencia de viajes, es probable que el gerente maneje todas las reservas en línea. Esto puede implicar el uso de sitios web o aplicaciones de viajes que pueden no ser siempre intuitivos. Muchas empresas también tienen sus propios portales de viajes donde los empleados pueden solicitar la aprobación de viajes o cargar recibos cuando regresan. Es fundamental que el administrador de viajes comprenda y se sienta cómodo con la tecnología porque es probable que la usen en el día a día.

Comunicación

Los gerentes de viajes corporativos suelen actuar como enlaces entre muchos grupos de personas, incluidos ejecutivos de empresas, empleados, agencias de viajes corporativos y proveedores de viajes. Esto requiere amplias habilidades de comunicación verbal y oral para asegurarse de que todos entiendan la información que proporciona el gerente. Los gerentes de viajes corporativos también crean y hacen cumplir la política de viajes de la empresa, por lo que es importante que puedan comunicar claramente la política a todos los empleados.

interpersonales

Parte del trabajo de un gerente de viajes corporativos es construir relaciones con los proveedores de viajes. Las relaciones sólidas con los proveedores pueden conducir a mejores ofertas en tarifas y pueden permitir que un administrador de viajes obtenga información sobre cómo operan los proveedores. También puede proporcionar nuevos recursos a un administrador de viajes, ya que es más probable que los proveedores con los que han establecido una relación ayuden a resolver un problema o les den consejos. Es esencial que un gerente de viajes tenga buenas habilidades interpersonales para que pueda navegar y mantener estas relaciones con los proveedores.

Financiero

Una de las responsabilidades clave de un gerente de viajes corporativos es administrar el presupuesto de viaje de un empleado. Deben considerar una amplia variedad de factores, como lo que la empresa podría reembolsar, cuáles son los límites de reembolso, a dónde viajan los empleados y cuánto necesitan los empleados para comida y alojamiento. Las circunstancias especiales y las normas de viaje también pueden afectar el presupuesto. Es importante que un gerente de viajes corporativos tenga experiencia y habilidades financieras para poder equilibrar todos estos factores y tomar decisiones informadas sobre el presupuesto de viaje.

resolución de problemas

Viajar puede implicar muchos desafíos, como retrasos o cancelaciones de vuelos, problemas con hoteles o emergencias inesperadas. Es extremadamente útil para los gerentes de viajes corporativos tener buenas habilidades de resolución de problemas para que sepan cómo manejar estos problemas cuando ocurren. Su capacidad para ser flexible y manejar los desafíos puede garantizar que los empleados tengan experiencias de viaje seguras y productivas.

Requisitos para convertirse en un gerente de viajes corporativos

Los requisitos para convertirse en un administrador de viajes corporativos pueden cambiar según la empresa. Aquí hay explicaciones de algunas expectativas estándar que las empresas tienen para los gerentes de viajes corporativos:

Educación

Aunque algunas empresas solo requieren un diploma de escuela secundaria, muchos gerentes de viajes corporativos tienen una licenciatura. Los campos comunes incluyen turismo, viajes y hospitalidad. Los gerentes de viajes corporativos no siempre necesitan tener títulos de posgrado, pero aún pueden ser útiles y pueden ayudarlo a ampliar sus opciones de trabajo y oportunidades de crecimiento profesional.

Experiencia

Muchas empresas prefieren que sus gestores de viajes corporativos tengan experiencia en los campos de los viajes, el turismo o la hostelería. Esta experiencia puede brindarle información adicional sobre cómo opera la industria de viajes y facilita muchas partes del trabajo, como decidir presupuestos y reservar boletos y alojamiento. Trabajar como agente de viajes puede ser una buena experiencia antes de convertirse en gerente de viajes corporativos. Otras experiencias útiles que puede buscar incluyen trabajos que involucran regulaciones de viajes internacionales, monedas internacionales e informes de viajes y gastos.

Certificación

Las certificaciones requeridas dependen principalmente de la empresa y, por lo general, no son requeridas por el estado, pero es importante consultar las regulaciones locales para conocer los posibles requisitos. Incluso cuando no son obligatorios, las certificaciones pueden convertirlo en un empleado más valioso y pueden aumentar sus perspectivas laborales. Estas son algunas de las certificaciones más comunes obtenidas por los gerentes de viajes corporativos:

  • Profesional de Viajes y Turismo (TTP): El certificado TTP proporciona competencia de nivel de entrada en la industria de viajes y turismo.

  • Asociado Certificado en Viajes (CTA): El certificación CTA es principalmente para agentes de viajes e indica un alto nivel de comprensión de los temas de viaje.

  • Certificado en ejecución de viajes corporativos (CCTE): este certificado es para cualquier persona que trabaje en viajes corporativos y proporciona una comprensión de temas de viaje como finanzas, riesgos, cuestiones legales y recursos humanos.

Tenga en cuenta que ninguna de las empresas mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.

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