¿Qué es la metodología de la cadena de eventos? (Más Sus 6 Principios)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Al lanzar un proyecto, los gerentes y sus equipos a menudo entienden que no todo sale según lo planeado: pueden ocurrir eventos inesperados y afectar sus esfuerzos. La metodología de la cadena de eventos es un concepto que estos equipos pueden utilizar para identificar y comprender los eventos de riesgo y la probabilidad de que ocurran. Esta metodología permite a los miembros del equipo visualizar la posible reacción en cadena de estos eventos y desarrollar planes para navegar, mitigarlos o evitarlos por completo. En este artículo, discutimos la metodología de la cadena de eventos, su propósito y los seis principios de esta técnica utilizada en la gestión de proyectos.

¿Qué es la metodología de la cadena de eventos?

La metodología de la cadena de eventos es una técnica de modelado de incertidumbre que se utiliza a menudo en la gestión y planificación de proyectos. Esta técnica se enfoca en identificar y administrar eventos que podrían afectar los cronogramas del proyecto. También examina las interrelaciones entre eventos, conocidas como cadenas de eventos.

La metodología de cadena de eventos se considera una extensión del análisis de riesgo de proyecto cuantitativo, que los gerentes de proyecto realizan para identificar riesgos potenciales y evaluar si vale la pena continuar con un proyecto. Utilizan experiencias pasadas como entradas para determinar la probabilidad de eventos de riesgo, lo que les permite comenzar a establecer planes para prepararse para dichos riesgos y evitarlos, mitigarlos o aceptarlos durante el proyecto.

¿Cuál es el propósito de la metodología de la cadena de eventos?

Los equipos de proyecto pueden implementar la metodología de la cadena de eventos durante la etapa de planificación, utilizando software para realizar sus procesos. El uso de esta metodología tiene varios propósitos, entre ellos:

  • Reducción de sesgos: la metodología de la cadena de eventos ayuda a limitar los efectos de los sesgos cognitivos y motivacionales al crear cronogramas de proyectos porque basa las decisiones en datos y distribuciones estadísticas con respecto a los riesgos. Sin datos, los sesgos no intencionales de los gerentes de proyecto pueden conducir a cronogramas de proyecto poco realistas para que el equipo los cumpla.

  • Simplificación del análisis de riesgos: la metodología de la cadena de eventos permite a los equipos de proyectos evaluar la probabilidad de eventos de riesgo e incertidumbres y visualizarlos utilizando herramientas como diagramas de Gantt. Este método proporciona una comprensión más clara de los riesgos potenciales y permite que los equipos se preparen mejor para ellos o identifiquen formas de evitarlos.

  • Mejora de la precisión: la metodología de la cadena de eventos examina el potencial de que ocurran diferentes riesgos y las relaciones entre estos eventos, incluida la forma en que pueden afectarse entre sí y al proyecto en sí. Este análisis cuantitativo permite que el equipo del proyecto implemente decisiones y procesos más precisos en función de sus hallazgos.

6 principios de la metodología de la cadena de eventos

La metodología de la cadena de eventos basa su base en los siguientes seis principios:

1. Momento de riesgo y estado de actividad

De acuerdo con la metodología de la cadena de eventos, las actividades dentro de un proyecto no siempre son continuas o uniformes. La introducción de eventos externos, que pueden ocurrir sin previo aviso, puede afectar estas tareas y su estado. Estos eventos pueden crear efectos tanto positivos como negativos. Un evento negativo puede hacer que una tarea en curso se retrase o se cancele. Por ejemplo, un pedido de un proveedor puede entregarse en la ubicación incorrecta, lo que requiere que el equipo del proyecto comience la tarea asociada más tarde de lo planeado. Mientras tanto, un evento positivo puede hacer que una actividad en progreso se complete antes.

Los equipos pueden encontrar eventos locales que afectan tareas o recursos específicos o eventos globales que afectan todas las tareas y recursos del proyecto. A menudo utilizan la distribución estadística para definir la probabilidad de que ocurra un evento o riesgo en particular. Al identificar los riesgos y administrar la probabilidad de que sucedan y el tiempo potencial, el equipo puede prepararse mejor para evitarlos o sortearlos. El tiempo también se relaciona con el estado de actividad, y ciertos eventos solo pueden ocurrir durante ciertos estados. El estado inicial, llamado estado fundamental, representa la actividad de acuerdo con su plan original. Los estados excitados representan cuando la actividad cambia.

2. Cadenas de eventos

De acuerdo con la metodología de la cadena de eventos, los eventos pueden relacionarse o causar otros eventos. Cuando un evento desencadena otro evento y así sucesivamente, este concepto se denomina cadena de eventos. La introducción de cadenas de eventos puede causar impactos significativos en un proyecto y sus actividades o procesos. Al examinar las cadenas de eventos, los equipos pueden identificar el evento “emisor”, es decir, el evento que inicia la cadena. Un evento de remitente puede causar uno o más eventos, que pueden afectar una tarea de proyecto específica o varias. Los eventos resultantes se denominan eventos “receptores” y algunos eventos receptores pueden actuar como “remitentes”.

Por ejemplo, un miembro del equipo puede ser responsable de recopilar y analizar datos, y otro miembro del equipo creará gráficos basados ​​en estos datos para presentarlos a las partes interesadas. Si la primera tarea se retrasa, la segunda tarea también se retrasa porque la persona no tiene datos con los que trabajar, lo que provoca una reacción en cadena negativa. Cuando los equipos planifican eventos de riesgo, un evento también puede desencadenar sus planes de respuesta al riesgo. Si identifican que se está produciendo uno de sus riesgos predefinidos, indica que el equipo debe tomar medidas predeterminadas para resolver o mitigar la situación.

3. La simulación de Montecarlo

Una simulación de Monte Carlo es un algoritmo utilizado para medir y comprender la incertidumbre y el riesgo, incluidos sus impactos. Estas simulaciones ayudan a los equipos a modelar numerosas probabilidades de resultados, dándoles una idea de lo que podría suceder y su probabilidad. Pueden utilizar este concepto para diversos fines de previsión, incluida la gestión de proyectos.

De acuerdo con la metodología de la cadena de eventos, los equipos realizan la simulación de Monte Carlo después de definir los eventos del proyecto y las cadenas de eventos. Sirve como una forma de análisis cuantitativo, lo que permite a los equipos cuantificar los efectos de los eventos. Los equipos utilizan las probabilidades de los riesgos definidos y los impactos potenciales como datos de entrada para la simulación Monte Carlo del cronograma del proyecto. Los resultados pueden incluir distribuciones estadísticas relacionadas con la duración, el costo, el rendimiento, la calidad y otros objetivos del proyecto.

4. Cadenas de eventos críticos

Una vez que un equipo de proyecto realiza la simulación de Monte Carlo, puede identificar eventos o cadenas individuales mediante el análisis de las correlaciones entre los parámetros principales del proyecto. Estos parámetros pueden incluir su duración, costo y cadenas de eventos. Los eventos o cadenas que presentan el potencial más significativo para impactar un proyecto se denominan “críticos”.

Los equipos de proyecto generalmente intentan identificar eventos críticos durante la etapa de planificación, lo que permite a los miembros crear planes de respuesta para ayudar a disminuir sus impactos potencialmente negativos. Evalúan y planifican tanto los riesgos relacionados con el cronograma del proyecto como los no relacionados con el cronograma. Hay cinco tipos de estrategias de mitigación de riesgos que los equipos pueden usar:

  • Aceptar: en una estrategia de aceptación, el equipo del proyecto analiza las posibles consecuencias o impactos de los riesgos identificados y decide si está dispuesto a aceptarlos. Después de aceptar los riesgos, el equipo a menudo los monitorea cuidadosamente para ayudar a mantener el proyecto dentro de sus objetivos.

  • Evitar: en una estrategia de evitación, los equipos de proyecto determinan formas de evitar los riesgos identificados por completo. Por si acaso, los miembros del equipo también pueden discutir planes sobre cómo responder si los riesgos aún ocurren.

  • Transferencia: En una estrategia de transferencia, el equipo del proyecto transfiere la responsabilidad del riesgo y sus impactos a otra parte. Por ejemplo, podría transferir los riesgos presupuestarios asignando la responsabilidad al equipo de finanzas de la organización para monitorear los costos del proyecto en lugar de a los miembros del equipo del proyecto.

  • Control: en una estrategia de control, el equipo del proyecto desarrolla formas de controlar los impactos del riesgo porque no pueden evitarlo por completo. Estos planes de acción generalmente apuntan a disminuir o eliminar efectos particulares.

  • Monitorear: Una estrategia de monitoreo implica vigilar e identificar eventos que puedan afectar los impactos de los riesgos predefinidos. Por ejemplo, pueden monitorear los costos, la programación, el rendimiento y la productividad del proyecto para evaluar y responder a los riesgos a medida que ocurren y cambian.

5. Control de proyectos con eventos y cadenas de eventos

Si bien los equipos de proyecto pueden definir los riesgos potenciales al comienzo de un proyecto, pueden ocurrir cambios que afecten estos riesgos y sus impactos. También pueden surgir imprevistos que impacten en el proyecto. De acuerdo con la metodología de la cadena de eventos, es esencial que los administradores de proyectos supervisen las tareas del proyecto y su progreso continuamente. El gerente del proyecto puede usar estos detalles para crear entradas de datos precisas y actualizadas para las simulaciones de Monte Carlo a lo largo del proyecto.

Al continuar con las simulaciones, el equipo puede volver a calcular la probabilidad de diferentes riesgos y su tiempo para desarrollar estrategias de mitigación y respuesta según sea necesario. A menudo, la probabilidad y el impacto de los riesgos disminuyen a medida que el proyecto se acerca a su fin. Realizar simulaciones de Monte Carlo utilizando datos actualizados también puede ayudar a un equipo de proyecto a evaluar su progreso. Por ejemplo, podría volver a calcular esta simulación a medida que se producen cambios para determinar la probabilidad de cumplir con su fecha límite.

6. Diagramas de cadena de eventos

De acuerdo con la metodología de la cadena de eventos, los equipos pueden usar diagramas para visualizar las relaciones entre eventos y tareas durante un proyecto, incluida la forma en que se afectan entre sí. Esta herramienta de visualización puede ayudar a simplificar el modelado y el análisis de los riesgos e incertidumbres del proyecto. En la gestión de proyectos, los equipos suelen utilizar diagramas de Gantt para mostrar un cronograma del proyecto. Un gráfico de Gantt se parece a un gráfico de barras y contiene detalles, incluidas las tareas del proyecto, las fechas de inicio y finalización de las tareas, los hitos del proyecto, las dependencias de las tareas y los recursos. El eje vertical a menudo enumera las tareas, mientras que el eje horizontal proporciona una representación gráfica de la duración de las tareas.

Los equipos de proyectos a menudo usan flechas en los diagramas de Gantt para representar cadenas de eventos asociadas con tareas específicas o intervalos de tiempo. También pueden usar diferentes colores para representar diferentes eventos y cadenas de eventos y crear distinciones entre eventos locales y globales. Hay varias otras reglas de visualización a seguir para este gráfico, que incluyen:

  • Las flechas que apuntan hacia abajo representan amenazas, mientras que las flechas que apuntan hacia arriba representan oportunidades.

  • Los colores indican el impacto calculado de un riesgo, con impactos más altos en tonos rojos u oscuros e impactos más bajos en tonos verdes o más claros.

  • El tamaño de la flecha representa su probabilidad.

  • Una flecha roja/oscura dentro de un círculo representa un problema.

  • Las flechas blancas con líneas discontinuas representan riesgos cerrados o transferidos.

  • Un problema cerrado aparece en un círculo con un borde de línea discontinua.

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