¿Qué es la mejora continua? (Con 13 Ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 2 de abril de 2022

Las empresas y organizaciones pueden identificar regularmente áreas de mejora para garantizar que sus operaciones sean efectivas y eficientes. Una estrategia utilizada para generar soluciones para estas áreas es la mejora continua, que permite a las empresas identificar formas de agilizar los procesos. Si es un profesional, puede beneficiarse al conocer el proceso de mejora continua y cómo puede ayudar a su organización. En este artículo, definimos este proceso, revisamos los dos tipos y brindamos 13 ejemplos de mejora continua para guiarlo.

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es una estrategia empresarial que involucra la evaluación y revisión de procesos, métodos y prácticas dentro de su organización. El objetivo de la mejora continua es realizar cambios periódicos para aumentar la eficiencia, la precisión y la eficacia de las operaciones comerciales. Puede comenzar a implementar la mejora continua identificando un problema, planificando soluciones con un equipo, probando ideas y monitoreando los cambios.

Tipos de mejora continua

Hay dos tipos principales de mejora continua que puede implementar en su organización: la mejora incremental y la mejora radical. Lo mejor es tener una combinación de cada tipo para garantizar que sus procesos de mejora sean efectivos. Aquí hay información sobre cada tipo:

Mejora continua incremental

La mejora continua incremental se refiere al proceso de hacer ajustes menores a las operaciones, métodos o prácticas dentro de su organización. A medida que surgen problemas, puede identificar la causa e implementar una solución inmediata. Por lo general, puede tomar decisiones sobre mejoras incrementales por sí mismo sin consultar a un equipo. Los cambios incrementales pueden mejorar el flujo general y la precisión de un proceso empresarial. Aunque puede realizar estos cambios individualmente, puede informar a su equipo sobre ciertas mejoras para que comprendan mejor el proceso. Hacer pequeños cambios de forma incremental puede ahorrar tiempo, ya que estos cambios no requieren una revisión de todo el proceso o la operación.

Mejora continua innovadora

Por el contrario, la mejora continua innovadora se refiere al proceso de realizar grandes cambios en un proceso, método o práctica comercial. Para este tipo de mejoras, es mejor revisar el proceso con un equipo de empleados. Luego, el equipo puede tomar decisiones como grupo sobre la mejor manera de mejorar el proceso. Por lo general, las mejoras innovadoras toman más tiempo, pero tienen resultados más impactantes. Puede implementar mejoras continuas innovadoras cuando su equipo se dé cuenta de que un proceso u operación requiere cambios significativos. Estos grandes ajustes pueden tener un impacto significativo en la productividad, la producción y las ganancias de una organización.

13 ejemplos de mejora continua

Hay una variedad de casos en los que la mejora continua puede aumentar la productividad y crear un entorno de trabajo holístico. Aquí hay 13 ejemplos de mejora continua en el lugar de trabajo:

1. Optimización de un proceso

Aquí hay un ejemplo de una organización que eliminó pasos innecesarios dentro de un proceso para optimizarlo para los empleados:

Un equipo de marketing tiene un proceso estructurado para comunicarse con un nuevo cliente. Uno de los pasos consiste en hacer una serie de preguntas para comprender mejor las necesidades del cliente. Sin embargo, hay momentos durante esta parte del proceso en que los clientes brindan respuestas vagas o tardan varios días en responder a los correos electrónicos. Luego de notar esto, el director de marketing implementó un nuevo proceso de envío de una encuesta a cada cliente donde pueden responder fácilmente a todas las preguntas necesarias. Esto aumentó las tasas de respuesta de los clientes potenciales y le dio al equipo respuestas completas.

2. Implementar la lluvia de ideas

Un proceso útil de mejora continua es facilitar las sesiones de intercambio de ideas. Esto puede ayudar a su equipo a identificar los problemas antes de que surjan. Aquí hay un ejemplo:

Los jefes de equipo del departamento de ventas deciden organizar sesiones de lluvia de ideas trimestrales. Estas sesiones ocurren con los líderes del equipo, luego los líderes tienen sesiones separadas de intercambio de ideas con sus propios equipos. Esto ayuda al departamento de ventas a identificar áreas de mejora y reconocer procesos que funcionan de manera efectiva.

3. Editando el trabajo de tu equipo

La mejora incremental puede tomar la forma de editar el trabajo de su equipo cuando nota pequeños errores. Aquí hay un ejemplo:

Un asociado de desarrollo de una organización sin fines de lucro estaba preparando un contrato para un nuevo donante. Por lo general, el equipo de desarrollo usa una plantilla para los contratos de los donantes y cambia los detalles relevantes antes de enviarlos. Sin embargo, al agregar la información de contacto, el asociado notó un error ortográfico. En lugar de alertar a un líder de equipo, el asociado tomó la iniciativa de editar la plantilla original.

4. Revisar el desempeño de los empleados

Otro proceso de mejora continua consiste en revisar el desempeño de los empleados. Aquí hay un ejemplo:

Un gerente de departamento realiza revisiones anuales para evaluar el desempeño de sus empleados. Después de que se llevan a cabo las revisiones, el gerente usa estas revisiones para identificar áreas en las que el equipo necesita más capacitación. El gerente también usa estas revisiones para recompensar a los empleados de alto rendimiento. Este proceso ayuda al departamento a mejorar con el transcurso del tiempo, ya que los empleados pueden crecer profesionalmente a través de capacitación y desarrollo regulares.

5. Simplificar los métodos de compra

Aquí hay un ejemplo de una organización que simplifica sus métodos de compra:

Una organización de comercio electrónico quiere aumentar sus ventas. Durante una reunión de visión, un vendedor identifica que solo se acepta un método de pago en el sitio web de la empresa. Al agregar varios métodos para aceptar pagos, la empresa aumentó las ventas en un 15 % en seis semanas.

6. Mantenimiento de la salud y la seguridad

Los procesos de salud y seguridad requieren mejoras periódicas para garantizar que se mantengan actualizados. Por ejemplo:

Después de notar que muchos empleados se sentían cansados, un hospital instituye evaluaciones periódicas de salud mental para los miembros de su personal. Esta evaluación garantiza que el personal médico pueda realizar su trabajo lo mejor que pueda. Estas evaluaciones ayudaron a reducir el riesgo de que el personal se lastime a sí mismo oa otros.

7. Gestión del riesgo potencial

Aquí hay un ejemplo de una organización que implementa un nuevo proceso para administrar el riesgo potencial:

Un banco de inversión recibe pagos electrónicos de los clientes. Sin embargo, el director ejecutivo identifica el riesgo potencial con la ciberseguridad cuando un cliente realiza un pago inicial. Luego de una sesión de lluvia de ideas, el ejecutivo decide implementar un proceso de aprobaciones, verificaciones de crédito y confirmación bancaria antes de aceptar el pago inicial de un nuevo cliente. Este nuevo proceso desarrolla una mayor confianza entre los clientes y el banco como resultado de la seguridad adicional.

8. Reconocer causa y efecto

Es necesario que las organizaciones identifiquen qué causa que surjan ciertos problemas. Aquí hay un ejemplo:

Un equipo de ventas nota que no ha alcanzado su cuota para el trimestre. Muchos vendedores del equipo lucharon por mantener interesados ​​a los clientes potenciales. El gerente de este equipo le pide a cada empleado que explique su método de venta, lo que revela varias áreas de mejora. Para conducir a una mejora radical, el gerente decide volver a capacitar al equipo de ventas para implementar nuevos métodos para hablar con los clientes. En el próximo trimestre, el equipo de ventas supera su cuota en un 10%.

9. Resaltar problemas menores

A veces, es necesario resaltar problemas menores en lugar de resolverlos usted mismo. Por ejemplo:

Un asociado nota que varios enlaces en el sitio web de la empresa no conducen a la página correcta. Dado que este asociado no tiene la capacidad de editar el sitio web de la empresa, envía un correo electrónico al gerente de comunicaciones internas, explicando el problema. Al reconocer este problema menor, el asociado puede equipar a otro departamento para realizar una mejora gradual.

10. Capacitación refrescante del personal

Algunas mejoras importantes ocurren regularmente, como actualizar el plan de estudios para la capacitación del personal. Aquí hay un ejemplo:

El departamento de recursos humanos de una corporación lleva a cabo reuniones semestrales para revisar y revisar la capacitación del personal. Esto incluye leer el plan de estudios, resaltar la información para eliminar y lo que debe permanecer. Este proceso ayuda a mantener actualizados a los empleados y garantiza que el departamento de recursos humanos incluya todos los cambios relevantes.

11. Actualización de fotos del personal

Si bien se producen algunos cambios incrementales cuando surgen problemas, una empresa también puede planificar un cambio incremental. Aquí hay un ejemplo:

Una gran organización con más de 100 empleados valora la transparencia cuando trabaja con clientes. Como resultado, deciden implementar el proceso incremental de actualización de las fotos del personal. Si bien puede tomar tiempo capturar estas fotos, la organización planea ejecutar este proceso regularmente para adherirse a los valores de la empresa.

12. Auditoría del tiempo de la empresa

Otro proceso de mejora continua se relaciona con la auditoría del tiempo de la empresa. Aquí hay un ejemplo:

Una empresa decide realizar una auditoría de tiempo como resultado de la disminución de la productividad. Esto implica examinar procesos y operaciones para comprender dónde pierde tiempo la organización. Después de esta auditoría, los líderes tienen una mejor comprensión de por qué la productividad fue baja. Como resultado, pueden implementar nuevas estrategias u operaciones para tratar de optimizar el tiempo como recurso.

13. Alentar a los empleados con regularidad

Aquí hay un ejemplo de cómo mejorar un equipo a través de un proceso de estímulo:

Un líder de equipo reconoce que los miembros del equipo no interactúan entre sí con regularidad. Si bien el desempeño del equipo es satisfactorio, el líder quiere implementar un proceso de estímulo para tratar de mejorar la cultura del equipo. Este proceso implica pedir a los miembros del equipo que destaquen el éxito de otro empleado durante su reunión semanal. Después de implementar esto, el desempeño del equipo mejoró en un 35% en dos meses.

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