¿Qué es la gestión del conocimiento y por qué es importante?

Por el equipo editorial de Indeed

25 de agosto de 2021

La gestión del conocimiento es un sistema que le permite comunicar información vital dentro de una empresa u organización. Cuando la gestión del conocimiento es efectiva, puede ayudar a las personas a encontrar la información que necesitan más rápidamente y, por lo tanto, aumentar la productividad. En este artículo, explicamos qué es la gestión del conocimiento, por qué es importante y revisamos los beneficios de una gestión del conocimiento eficaz.

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¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento (KM) es cualquier sistema desarrollado que ayuda a las personas de una empresa u organización a crear, distribuir, acceder y actualizar el conocimiento y la información relacionados con la empresa y sus responsabilidades. Algunos tipos de sistemas de gestión del conocimiento son:

documentos escritos

Los formularios que llenan los pacientes o las enfermeras que brindan a los médicos el historial de salud del paciente, las inquietudes de atención médica, ayudan a diagnosticar a los pacientes o sirven como una forma de comunicarse con otros proveedores de atención médica y médicos son ejemplos de sistemas para compartir documentos escritos que pueden servir como medio. de comunicación.

Programas de formación y formación cruzada

Los programas que brindan experiencia de seguimiento, capacitación o relaciones de tutoría son formas de gestión del conocimiento. Este método, a menudo implementado en el sistema educativo, el campo médico y por muchos ingenieros, permite a los empleados y profesionales obtener conocimientos y experiencia empresarial al observar a otros que son expertos en su trabajo. Brinda a las personas la capacidad de construir relaciones y establecer contactos con personas de su industria.

herramientas de redes sociales

Estas herramientas permiten a las personas comunicarse y colaborar en proyectos en un espacio común. Además, sirven como un recurso para almacenar comunicaciones anteriores y acceder a ellas como referencia en un momento posterior si es necesario.

Sistemas de gestión de contenidos

Sistemas de gestión de contenidos (CMS) permiten que los grupos creen, accedan, publiquen, editen y compartan información en una red de comunicación restringida o privada, una intranet.

Sistemas de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios almacenar, compartir, etiquetar y, en ocasiones, modificar documentos en función de los permisos de acceso. Esta forma de gestión del conocimiento puede hacer que la información sea fácil de descubrir y acceder a los usuarios.

chatbots

Un chatbot es un programa informático creado para funcionar sin un operador humano y que permite la interacción entre humanos y máquinas. Los chatbots utilizan el aprendizaje automático para ofrecer a los empleados respuestas a las preguntas planteadas en lenguaje natural. Proporcionan una fuente principal de información instantánea al escanear a los empleados y aliviar el estrés de tener que buscar en un CMS o en un sistema de documentos.

trabajo en grupo

Los sistemas de trabajo en grupo facilitan la colaboración entre los empleados al permitirles compartir información en calendarios o transmitir mensajes en tiempo real.

Orígenes de la gestión del conocimiento.

El término contemporáneo de gestión del conocimiento surgió por primera vez dentro de la comunidad de gestión y luego maduró hasta convertirse en lo que vemos hoy. A fines de la década de 1980, las organizaciones de consultoría de gestión evaluaron rápidamente y se dieron cuenta del potencial de la intranet a medida que Internet ganaba popularidad y exposición. Mientras creaban herramientas y utilizaban técnicas, como tableros y otros sistemas, para administrar su propia información, reconocieron que se había creado un nuevo producto, beneficioso también para otras organizaciones. A principios de la década de 1990, la gestión del conocimiento se acuñó y se lanzó en una conferencia de Boston.

Etapas de la gestión del conocimiento

Las etapas básicas de la gestión del conocimiento son las siguientes:

1. Gestión de la información

Impulsada inicialmente por la tecnología de la información y por el reconocimiento del conocimiento y la información como capital que puede conducir al crecimiento y la mejora, la gestión del conocimiento es una base para compartir información. Era un método para aprovechar la experiencia de otros para usarla para el bien común.

2. Desarrollo de recursos humanos

Al reconocer que las personas podían aprender unas de otras y que este proceso podía tener un impacto positivo en la cultura corporativa, la gestión del conocimiento evolucionó aún más para convertirse en un medio de desarrollo profesional. Se reconoció, aprovechó e implementó el componente humano de la transferencia de conocimientos e información como parte central de la gestión de conocimientos.

3. Función organizativa

El intercambio y el comercio deliberados de información llevaron a la necesidad de acceder a ella fácilmente. El contenido debe utilizarse y analizarse para que tenga un valor real, y su organización debe estar disponible para departamentos, empresas y corporaciones completos.

4. Desarrollo integral

La etapa final en la evolución de la gestión del conocimiento es la toma de conciencia de la gestión del conocimiento como núcleo del desarrollo integral. El reconocimiento de que la información y el contenido siempre están cambiando para funcionar mejor para la organización y seguir siendo de gran valor para los miembros.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento en el lugar de trabajo?

La gestión del conocimiento es importante porque admite el intercambio constante de datos entre todos los usuarios dentro de una empresa u organización y enfatiza la importancia del aprendizaje. Compartir datos o información se convierte en un enfoque principal y permite la innovación o el cambio de cultura empresarial cuando sea necesario. El conocimiento y la experiencia que tiene la gerencia son de fácil acceso para los empleados y crean un ambiente de trabajo positivo y propicio. La gestión eficaz del conocimiento apoya la creación, difusión y utilización del conocimiento para ayudar a lograr los objetivos y metas de una organización. La gestión del conocimiento es importante en el lugar de trabajo por las siguientes razones:

Proporciona información a la gerencia.

Los datos pueden proporcionar al liderazgo información para ayudar a tomar importantes decisiones estructurales y de procedimiento. La gestión del conocimiento facilita la toma de decisiones informadas e incluso puede ayudar a los líderes de diferentes secciones dentro de la misma empresa a compartir información o experiencia para aprender unos de otros y revelar las fortalezas de la organización.

Permite el proceso de evaluación orgánica

La facilidad para compartir información crea un ambiente de trabajo centrado en el conocimiento, el aprendizaje y el proceso de autoevaluación. Permite a los trabajadores concentrarse en mejorar el desempeño individual para mejorar el éxito de la empresa o el negocio. La gestión del conocimiento hace hincapié en el aprendizaje de la experiencia al apoyar el intercambio de información y crear una manera fácil de acceder a los empleados experimentados y hacer referencia a su conocimiento. Se sienten reconocidos y motivados para guiar a otros compartiendo sus experiencias. Esto permite una transferencia orgánica de datos y ofrece oportunidades de desarrollo profesional para los empleados a un costo mínimo o nulo para la empresa. Además, la gestión del conocimiento capitaliza las fortalezas individuales y únicas al proporcionar a los empleados la información que necesitan para realizar su trabajo de manera satisfactoria.

Fomenta y permite el trabajo en equipo.

Dado que la información y el conocimiento se comparten activamente a través de los sistemas de gestión del conocimiento, se fomenta la innovación. Las personas pueden participar en diálogos relevantes sobre sus trabajos, compartir experiencias, reflexionar sobre su aprendizaje y, en última instancia, producir ideas para ayudar a estimular el cambio cultural y mejorar el lugar de trabajo.

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Beneficios de una gestión eficaz del conocimiento

Las ventajas de la gestión del conocimiento para usted y su empresa pueden ser de gran alcance. Algunos de los beneficios fundamentales de la gestión eficaz del conocimiento incluyen:

Mejora la eficiencia organizativa

A través del intercambio efectivo de información crucial, las organizaciones pueden ayudar a aumentar la productividad de los empleados, aumentando así la productividad general de la empresa.

Crea una resolución de problemas efectiva.

Al centrarse en la transmisión de información, los empleados se concentran más en trabajar hacia los objetivos y metas generales de la empresa y utilizan el tiempo de manera más efectiva buscando soluciones o completando tareas en lugar de buscar información y herramientas para ser efectivos.

Se centra en el desarrollo de los empleados.

Centrarse en proporcionar a los empleados la información que necesitan les demuestra que valora su aportación y su tiempo. Son valorados por sus contribuciones y se les brindan oportunidades para mejorar sus habilidades mediante el intercambio de información.

Comparte experiencia

A los empleados experimentados se les da voz para ayudar a los demás y, por lo tanto, tienen un interés personal en el éxito de la empresa. Al ser considerados expertos en su industria, desarrollan relaciones, tutorías y comparten el conocimiento que han adquirido de una manera significativa que valora y refuerza su importancia para la empresa u organización.

Aumentar la moral de los empleados

Reconocer las contribuciones de los empleados al éxito general de la empresa motiva a los empleados a compartir y reutilizar el conocimiento que tienen. Alinea los objetivos profesionales individuales con los objetivos de la empresa y crea una cultura corporativa donde el conocimiento se comparte libremente entre los empleados y la gerencia por igual.

Objetivos de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento tiene como objetivo la facilidad para compartir, difundir y localizar información valiosa para usarla de manera efectiva y eficiente. Sus objetivos son:

  • Comunicación abierta: dentro de una empresa u organización, la gestión del conocimiento crea un sistema donde se almacena, comparte, comunica y crea información valiosa entre los miembros. Esta comunicación abierta ayuda a impulsar a la organización al proporcionar valiosos activos de conocimiento a los miembros.

  • Facilidad para la toma de decisiones: el uso abierto de la información ayuda a tomar mejores decisiones al equipar a los empleados y al liderazgo con las herramientas y la capacitación necesarias para establecer una conciencia situacional.

  • Recopilar y conectar: ​​la gestión del conocimiento captura la experiencia dentro de una empresa y conecta a las personas para compartir el conocimiento y utilizarlo mejor.

Ejemplos de gestión del conocimiento

Estos son algunos ejemplos básicos de gestión del conocimiento:

  • Base de datos de comentarios: este tipo de base de datos permite que los clientes o empleados dejen comentarios para los departamentos de investigación y desarrollo para ayudar a interpretar la información compartida.

  • Archivos de investigación: particularmente útiles en el desarrollo de un nuevo producto, estos archivos se crean con investigaciones cruciales sobre los competidores y aportes de grupos de enfoque sobre las necesidades de una base de clientes.

  • Archivos de proyecto compartidos: esto permite que todos los miembros de un equipo trabajen en un documento compartido y vean y realicen cambios, incluso desde diferentes ubicaciones. Se le conoce comúnmente como un documento vivo que permite la colaboración en un proyecto.

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