¿Qué es la gestión del alcance del proyecto? (Y por qué es importante)

Cuando tu proyecto de trabajo tiene un objetivo claramente definido, puedes dirigir a tu equipo y cumplir los plazos con mayor facilidad. Un plan de gestión del alcance del proyecto lo ayuda a optimizar un enfoque procesable que guiará a su equipo hacia el éxito. En este artículo, explicamos qué es la gestión del alcance del proyecto, por qué es importante y cómo puede crear su propio plan de gestión del alcance del proyecto.

Jenn, una asesora profesional de Indeed, explica los mejores estilos de liderazgo en la gestión y cómo identificar el más adecuado para usted y su equipo.

¿Qué es la gestión del alcance del proyecto?

La gestión del alcance del proyecto es el proceso de desarrollar, supervisar y dirigir el trabajo involucrado en un proyecto. Cuando crea un esquema claro, puede asegurarse de que usted y su equipo alcancen sus objetivos mientras se mantienen dentro del presupuesto y el plazo establecidos. El alcance de su proyecto también detallará el propósito del proyecto, las responsabilidades específicas de los miembros del equipo, los entregables del cliente o de las partes interesadas y una descripción de cada fase del proyecto.

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¿Por qué es importante la gestión del alcance del proyecto?

El alcance del proyecto no solo dirige el trabajo del equipo, sino que también proporciona pautas si el gerente del proyecto necesita solicitar cambios. Es más probable que un proyecto grande cambie con el tiempo, por lo que un alcance de proyecto más detallado permitirá que las revisiones necesarias se realicen más fácilmente. Un plan de alcance del proyecto también es importante si supervisa varios proyectos a la vez. Tener un plan bien definido te permitirá mantener los diferentes proyectos organizados y manejables.

Además, la gestión del alcance del proyecto logra lo siguiente:

  • Crea una visión: delinear los detalles del alcance al principio les brinda a las partes interesadas y a los miembros del equipo una visión clara del resultado final y los pasos necesarios para hacerlo realidad.

  • Evita el avance del alcance: sin un alcance definido, los proyectos pueden verse afectados por el “alcance del alcance” o cuando un proyecto supera los plazos y las restricciones presupuestarias. Esto puede generar malentendidos o la necesidad de volver a trabajar.

  • Enfoca el alcance: cuando el alcance es específico, el trabajo de cada persona puede ser enfocado y preciso. Los objetivos y las tareas se registran para una fácil referencia y una contabilidad personal del trabajo está fácilmente disponible.

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Cómo crear un plan de gestión del alcance del proyecto

Su plan de gestión del alcance del proyecto tendrá más posibilidades de éxito si sigue un proceso cuidadoso y detallado. Siga estos pasos para organizar el alcance de su próximo proyecto.

1. Definir el alcance del proyecto

Definir el alcance de un proyecto antes de comenzar le permitirá determinar cómo mantenerse dentro del presupuesto y navegar por posibles limitaciones. Para definir el alcance, primero debe considerar las necesidades del proyecto, incluidos los costos, el tiempo, las habilidades, los materiales y cualquier otro recurso crítico.

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2. Planifique una declaración de alcance

La declaración del alcance debe ser específica, concisa y accesible para todas las personas relacionadas con el proyecto. Debe comenzar con una declaración general amplia del proyecto, seguida de los entregables, los supuestos y las limitaciones. También podría incluir la motivación del proyecto.

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3. Considera los objetivos que quieres lograr

El objetivo es la razón principal del proyecto. Ya sea que su organización planee actualizar un producto o implementar nuevas políticas en toda la empresa, un objetivo sólido ayudará a garantizar que el proyecto tenga éxito.

Su declaración de objetivos debe ser lo suficientemente detallada para explicar claramente la necesidad del proyecto, pero lo suficientemente flexible para permitir posibles ajustes. Esto lo ayudará a crear un plan más adaptable y fomentará la colaboración entre los miembros del equipo.

Para ayudarlo a dividir su plan en hitos procesables, puede crear objetivos SMART para guiarlo. SMART significa específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo.

  • Específico: Sea lo más específico posible al detallar los objetivos del proyecto.

  • Medible: mantenga los objetivos del proyecto medibles.

  • Alcanzable: use sus recursos disponibles y las habilidades de su equipo como pautas para determinar qué tan rápido y fácil se puede completar el proyecto.

  • Relevante: Los objetivos más pequeños del proyecto deben ser todos relevantes para la meta principal.

  • Basado en el tiempo: Permita un marco de tiempo razonable para que se complete su proyecto. Establecer una fecha de finalización específica y concreta también lo ayudará a planificar el ritmo del proyecto.

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4. Definir las necesidades del proyecto

Al igual que con la declaración del alcance, es mejor ser muy específico con respecto a las necesidades del proyecto. Si las partes interesadas necesitan más almacenamiento para sus productos, por ejemplo, el alcance necesita más información que “construir un almacén”. Debe conocer la ubicación, el tamaño, el diseño y por qué es importante construir un nuevo almacén en lugar de alquilar uno.

5. Delinea tu plan

Al desarrollar un plan de gestión de proyectos, es útil crear un esquema que detalle todos los pasos que su equipo deberá seguir antes de terminar el proyecto. Si bien muchos esquemas diferirán según la organización y los objetivos del proyecto, la mayoría tendrá un objetivo, una lista de entregables, un cronograma, un plan para posibles cambios en el alcance del proyecto y un proceso para utilizar los recursos disponibles para finalizar el proyecto.

6. Identifique cualquier restricción

Con recursos limitados y una fecha límite específica, el alcance de un proyecto debe comunicar claramente sus pautas a los clientes o partes interesadas. Esto asegura que todos los involucrados en el proyecto tengan la misma comprensión de lo que se espera del proyecto.

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7. Crea una estructura de desglose del trabajo

Para algunos, una representación visual de las partes del proyecto puede ser útil al momento de asignar tareas. Una estructura de desglose del trabajo suele ser un gráfico en forma de árbol con cuadros que contienen entregables.

Por ejemplo, si el proyecto es trasladar la oficina a otra ubicación, los entregables pueden ser los departamentos que deben trasladarse, con un subgrupo que enumera cada cubículo del departamento. Este tipo de gráfico de alto nivel ayuda a las personas a ver cada parte que forma el todo.

8. Revisa el alcance del proyecto con tu equipo

Antes de comenzar el proyecto, su equipo se beneficiará al revisar el alcance del proyecto con usted. Esto le dará la oportunidad de escuchar sugerencias, responder preguntas y asegurarse de que todos los que trabajan en el proyecto se sientan cómodos con el plan que ha creado.

Sugerencias para crear su plan de gestión del alcance del proyecto

Considere los siguientes consejos al planificar su próximo proyecto:

  • Dedicar unos días al desarrollo del alcance del proyecto. Si bien el proyecto en sí ocupará la mayor parte de su tiempo, usted y su equipo se beneficiarán al reservar unos días para revisar las necesidades del proyecto, el presupuesto disponible y las metas que planea alcanzar.

  • Mantener una comunicación constante. Asegure un sistema regular de comunicación entre su equipo y sus clientes. Si descubre que necesita realizar cambios en el alcance del proyecto, comunicar estas actualizaciones lo más rápido posible lo ayudará a reagrupar y priorizar la carga de trabajo de manera más eficiente para cumplir con los plazos.

Ejemplo de enunciado del alcance de un proyecto

Gallery Software Company ha contratado a un equipo de administración de instalaciones para ayudarlos a encontrar un espacio y adaptarlo a sus objetivos.

Objetivo/necesidades:

Nuestra empresa ha superado su espacio de oficina actual. Estamos abiertos a ocupar varios pisos de un edificio. Queremos arrendar, no comprar ni construir, y necesitamos poder actualizar el espacio según nuestras especificaciones. Además, requerimos lo siguiente:

  • Duplicar nuestros pies cuadrados actuales

  • Quedarse dentro del mismo municipio, si es posible

  • Cada departamento necesita suficiente espacio para crecer

  • Separación clara entre departamentos.

  • Una gran sala de descanso con máquinas expendedoras.

  • Una cocina y espacio para comidas de catering para eventos de empresa

  • Suficientes espacios de estacionamiento para todos los empleados.

Declaración del alcance:

Este proyecto consiste en ubicar un nuevo espacio de trabajo para Gallery Software Company. Tendrá al menos el doble de los pies cuadrados actuales de 7,000 y puede cubrir varios pisos del mismo edificio, junto con estacionamiento adecuado, cocina y baños. Una vez que se ubique un edificio, el proyecto incluirá la negociación del contrato de arrendamiento y la organización de las actualizaciones necesarias. Existen planos de remodelación e interiorismo, permisos y costos de construcción fuera del alcance actual, de acuerdo a ubicar el espacio adecuado.

Una vez finalizada la construcción, el proyecto incluye el traslado de todo el mobiliario y equipo de oficina. La mudanza de computadoras, artículos personales de los empleados y la decoración de la oficina están actualmente fuera del alcance, pero pueden negociarse más adelante.

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