¿Qué es la gestión de la información? Definición y Beneficios

Por el equipo editorial de Indeed

2 de septiembre de 2021

La gestión de la información es un aspecto vital de las empresas basadas en datos que les permite tomar mejores decisiones y alcanzar objetivos. Comprender el propósito de la gestión de la información puede ayudar a su empresa a mejorar el uso, la protección y el almacenamiento de la información para operar de manera más eficaz.

En este artículo explicamos qué es la gestión de la información, en qué se diferencia de la gestión de datos, su importancia en el lugar de trabajo y cómo puedes crear un sistema de gestión de la información para tu empresa.

¿Qué es la gestión de la información?

La gestión de la información es la recopilación, el almacenamiento, la gestión y el mantenimiento de datos y otros tipos de información. Implica la recopilación, difusión, archivo y destrucción de información en todas sus formas. La gestión de la información cubre los procedimientos y directrices que adoptan las organizaciones para gestionar y comunicar información entre diferentes personas, departamentos y partes interesadas.

La gestión de la información se centra en el nivel de control que tiene una organización sobre la información que produce. Requiere edificio dedicado sistemas de gestión de la información diseñado para ayudar a la empresa a utilizar sus recursos para apoyar los procesos de negocio.

La gestión de la información también se ocupa de cómo la organización comparte y entrega información a diversos destinatarios. Esto incluye el formato, como información digital y física, y el medio, incluidas computadoras, servidores, sitios web, redes sociales, dispositivos móviles y aplicaciones.

Relacionado: Cómo convertirse en gerente de sistemas de información (con deberes laborales y expectativas salariales)

Gestión de información frente a gestión de datos

La gestión de la información comienza con la creación y recopilación de datos que se procesan y analizan en información. El siguiente paso es almacenar, compartir y archivar cuando haya más datos disponibles. Este proceso finaliza con la destrucción de la información por diferentes motivos, entre ellos la seguridad, la confidencialidad, el costo y las restricciones de almacenamiento.

La gestión de datos es un subconjunto de la gestión de la información y se relaciona con las políticas, planes y programas que protegen y controlan los datos y los activos de información a través de su ciclos de vida. La gestión de datos brinda a las organizaciones control sobre sus datos comerciales, lo que puede minimizar las violaciones de seguridad y otros riesgos cuando se realiza correctamente.

Relacionado: ¿Qué es la gestión de datos?

La gestión de la información y su papel en el lugar de trabajo

La gestión de la información permite a una organización alcanzar varios objetivos. Mejora el cumplimiento, reduce el riesgo y controla el acceso a información comercial vital.

He aquí por qué la gestión de la información es importante en el lugar de trabajo:

1. Controla la creación de registros

Un sistema de gestión de la información eficaz puede ayudar a una organización a controlar la creación y el crecimiento de los registros. Sin una estrategia definida para crear y registrar información, el lugar de trabajo puede producir registros en papel y sin papel en exceso.

Esto puede aumentar el tiempo de recuperación de registros y aumentar los costos de gestión de los recursos de información. Para evitar esto, los protocolos de gestión de la información establecen límites a la creación y destrucción de información para mejorar la productividad y la eficiencia.

Relacionado: Cómo hacer la transición a una oficina sin papeles

2. Garantiza el cumplimiento normativo

Muchas organizaciones tienen que trabajar dentro de las regulaciones con respecto a cómo manejan los datos comerciales y de los clientes. Un sistema de gestión de la información eficaz proporciona directrices que exigen el cumplimiento de las leyes y los reglamentos, lo que permite a la empresa evitar sanciones legales y financieras que podrían derivarse de infracciones accidentales.

3. Reduce los costos operativos

Los lugares de trabajo necesitan un sistema de gestión de la información eficiente para reducir el costo del mantenimiento de registros. La recopilación de datos, el análisis, el almacenamiento de información, el intercambio y la destrucción son actividades intensivas en capital, especialmente para las grandes organizaciones. La gestión de la información prioriza los registros más importantes, reduciendo gastos a lo largo del ciclo de vida de la información.

4. Adopta nuevas tecnologías

La gestión de la información proporciona la capacidad de adoptar tecnologías más nuevas y eficientes para gestionar la información. Puede ser automatización, soluciones empresariales, inteligencia artificial o cualquier producto o servicio tecnológico que ayude a la empresa a obtener más beneficios de su información.

Relacionado: Una guía completa para la automatización de procesos comerciales

5. Mejora la productividad y la eficiencia

Un gran sistema de gestión de la información puede mejorar la forma en que los empleados almacenan y recuperan la información requerida durante sus actividades diarias. También puede facilitar la difusión de información a diversos destinatarios a través de múltiples canales, lo que permite que los equipos colaboren y se comuniquen fácilmente entre zonas horarias y ubicaciones. Un sistema eficaz de gestión de la información puede ayudar a la organización a extraer información procesable de sus registros para guiar la toma de decisiones.

6. Reduce riesgos

Una función importante de la gestión de la información es reducir el riesgo de sanciones legales y financieras contra la organización. Lo logra con un protocolo bien definido para registrar, almacenar, difundir y destruir datos. Esto reduce la posibilidad de infracciones y mejora el cumplimiento de las normas.

7. Protege la información propietaria y preserva la memoria corporativa

Las organizaciones necesitan un proceso para salvaguardar su información vital de competidores y accesos no autorizados. La gestión de la información proporciona un sistema para proteger la información patentada de intrusos, fallas del sistema y desastres naturales. Ayuda a proteger la confidencialidad y la integridad de los activos de información vital, lo que permite al propietario obtener los máximos beneficios de sus secretos comerciales.

La gestión de la información también ayuda a una organización a crear una memoria institucional confiable que puede usar para planificar y tomar decisiones estratégicas importantes.

Relacionado: Guía completa para establecer metas estratégicas (con ejemplos)

Cómo crear un sistema de gestión de la información

Utilice estos ocho pasos para crear un sistema de gestión de la información:

1. Identificar los requisitos de información

El primer paso al crear un sistema de gestión de la información es identificar los requisitos de información. Esto puede ser en forma de un estudio interno o una encuesta de toda la empresa para determinar el alcance del sistema en relación con el negocio, sus operaciones, las partes interesadas y los requisitos reglamentarios. Una forma sencilla de lograr este paso es preguntar a los empleados y a la gerencia la cantidad y el tipo de información que necesitan para realizar sus funciones.

Relacionado: Plantillas de encuestas y cómo usarlas de manera efectiva

2. Esquema de objetivos

Para que el sistema tenga éxito, la organización necesita definir sus objetivos en forma de pautas o protocolos que guiarán la implementación. Tenga en cuenta los principios generales de gestión que servirán como manual de usuario cuando el sistema entre en funcionamiento.

3. Determinar las fuentes de información

Las organizaciones pueden recopilar información de diversas fuentes, incluidos los empleados, los departamentos internos, la investigación de la competencia, la inteligencia de mercado y las agencias reguladoras. Los objetivos del sistema a menudo determinan las fuentes de información.

Relacionado: Cómo realizar una investigación de la competencia

4. Determinar los métodos de recolección y clasificación

Una vez que haya determinado las fuentes de información, el siguiente paso es identificar los métodos para recopilar y clasificar la información. Esto implica delinear la cantidad de información recopilada y la frecuencia, la ubicación y el tiempo. Para la clasificación, determine qué información es cuantitativa, cualitativa, técnica, demográfica, financiera, legal y otras categorías. Este paso también implica el almacenamiento de la información actual y el archivo cuando se vuelve obsoleta.

5. Determinar el método de difusión

A continuación, identificará los destinatarios de la información, el formato y los canales de distribución. También decidirá cuándo proporcionar acceso a los datos y otras medidas de control para evitar infracciones.

6. Realice un análisis de costo-beneficio

El costo de un sistema de gestión de la información incluirá los gastos de establecimiento de la infraestructura, capacitación del personal, operaciones diarias y mantenimiento. Un sistema eficaz de gestión de la información generará beneficios que superan los costos.

Lee mas: Análisis Costo-Beneficio: Definición y Ventajas

7. Implementar y evaluar

Si el análisis de costo-beneficio es positivo, comenzará a configurar el sistema y brindará capacitación y pautas operativas. Quiere empleados que usen el sistema para mejorar su productividad y eficiencia en el trabajo.

Debe evaluar el rendimiento del sistema después de algunos meses para determinar cómo cumplió con los objetivos, incluida la garantía de que los beneficios continúan superando los costos. Períodos más cortos para registrar y recuperar información y un mayor uso de datos para la toma de decisiones también son señales de que el sistema está funcionando.

Si hay fallas en la estrategia de gestión de la información de la empresa, una evaluación puede ayudar a identificar formas de mejorar el sistema para lograr una mayor eficacia.

8. Mantener y mejorar

Una evaluación mostrará cómo mejorar la eficacia del sistema y también brindará la oportunidad de mejorar la infraestructura y capacitar al personal. Las mejoras continuas pueden contribuir positivamente a la capacidad de la empresa para lograr objetivos a corto y largo plazo.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *