¿Qué es la entrada superior? | Indeed.com

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Ciertas prácticas contables son exclusivas de las empresas que operan como empresas matrices con múltiples subsidiarias. Una de estas prácticas se conoce como entrada superior. Las entradas superiores son entradas de diario manuales no rutinarias que a veces son necesarias pero que pueden conllevar un gran riesgo. En este artículo, proporcionamos una definición de las entradas de la parte superior y exploramos por qué se usan y cómo puede garantizar la precisión de las entradas de la parte superior.

¿Qué es la entrada superior?

El asiento superior, o el asiento superior del diario, es una práctica contable en la que una empresa matriz realiza ajustes en las hojas contables de sus empresas subsidiarias. La empresa matriz normalmente realiza estos asientos superiores durante la preparación de los estados financieros consolidados. Los ajustes superiores normalmente no fluyen hacia los libros auxiliares, por lo que las empresas subsidiarias generalmente no los conocen ni participan en la realización de estos ajustes. Si bien se puede abusar de la práctica de hacer ajustes superiores, se considera ampliamente aceptable dentro de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

¿Cuáles son los tipos de ajustes de entrada en la parte superior?

Hay cinco tipos de ajustes de entrada para los que puede realizar entradas superiores. Están:

Ingresos devengados

Los ingresos acumulados son ingresos obtenidos de su producto o servicio que aún no ha recibido o procesado. Puede registrar estos ingresos cuando realiza la venta y registrarlos en su hoja de balance como efectivo que le debe el cliente. Si bien aún no ha recibido el ingreso de la venta, es posible que deba registrarlo para asegurarse de que esté incluido en el período en el que lo obtuvo. Este tipo de ajuste es más común en industrias en las que un cliente contrata trabajos que pueden demorar un período prolongado en completarse por completo.

Gastos acumulados

Un gasto acumulado es un gasto en el que ha incurrido y registrado, pero que aún no ha pagado. Este gasto puede estar basado en la estimación de un proveedor ya que en el momento en que ocurrió el gasto probablemente aún no había recibido una factura. Los ejemplos de gastos acumulados incluyen suministros pedidos a un proveedor, pagos de intereses sobre un préstamo e impuestos. Es posible que deba registrar el gasto acumulado aunque no haya recibido una notificación oficial de que el pago vence, ya que es posible que no reciba esa notificación hasta después del período contable en el que generó el gasto.

Ingresos diferidos

Los ingresos diferidos son los ingresos que ha obtenido antes de entregar el producto o prestar el servicio. Este ajuste también puede denominarse ingresos no devengados, ya que se le pagó por el trabajo que aún debe completar. Los pagos anticipados de alquiler o los servicios de suscripción son ejemplos de ingresos diferidos. Puede registrarlos como un ajuste, ya que puede suministrar los productos o servicios durante un período de tiempo prolongado.

Gastos diferidos

Un gasto diferido, o un cargo diferido, es un gasto en el que ya ha incurrido pero para el cual aún no ha recibido los bienes o servicios que solicitó. A efectos contables, los gastos diferidos se consideran activos a largo plazo, ya que generalmente recibe los bienes o servicios durante un largo período de tiempo, generalmente doce meses o más. Un ejemplo de un gasto diferido podría ser una prima de seguro que paga por adelantado para el próximo período de seguro.

Costos de depreciación

Los gastos de depreciación, o gastos que no son en efectivo, representan el valor perdido en los activos fijos durante un período contable. Un gasto de depreciación se considera un gasto que no es en efectivo porque la pérdida se debe al desgaste u obsolescencia en lugar de un gasto en efectivo. Existen diferentes formas de calcular los gastos de depreciación en función de si anticipa que la depreciación será una tasa constante durante varios años o irregular debido, por ejemplo, a una caída drástica inicial en el valor y luego a una disminución constante.

¿Por qué se utilizan los ajustes de entrada en la parte superior?

Quizás la razón principal por la que una empresa matriz podría utilizar ajustes de entrada superiores es para reflejar con precisión la actividad comercial de la empresa en su conjunto en sus estados financieros. Si, por ejemplo, los balances de las empresas subsidiarias han mostrado ingresos diferidos o gastos acumulados, estos podrían dar una visión inexacta de la situación financiera mes a mes general del negocio. La empresa matriz puede asignar sus propios costos o ingresos a las empresas subsidiarias en sus balances para reflejar mejor su verdadera actividad comercial.

Cómo garantizar entradas precisas en la parte superior

Si desea garantizar la precisión de sus entradas en la parte superior, es útil contar con pasos que mantengan la responsabilidad en torno a estos cambios manuales. Aquí hay algunas estrategias que puede usar para ayudar a administrar la integridad de sus entradas superiores:

1. Cree una lista de las entradas realizadas en la parte superior

Antes de crear sus estados financieros finales, elabore una lista de todas las entradas superiores registradas en el sistema contable. Esto puede ser útil ya que estas entradas no se registran en el libro mayor de la empresa, ni en los libros mayores de ninguna de las empresas subsidiarias. Si puede generar una lista de las entradas realizadas, un auditor puede conciliar esto con sus estados financieros.

2. Asegúrese de que las entradas temporales sean solo temporales

Si se supone que algunos o todos los ajustes de entrada de la parte superior que ha realizado son temporales, asegúrese de revertirlos cuando ya no los necesite. Por ejemplo, si realizó un ajuste debido a un gasto acumulado, una vez que haya pagado ese gasto, ya no necesitará ese ajuste. Verifique si su sistema de contabilidad le permite revertir automáticamente estas entradas después de un período de tiempo.

3. Limite el número de personas autorizadas

También puede ayudar a limitar la cantidad de personas en su empresa que están autorizadas para realizar ajustes de entrada en la parte superior. Seleccione una o dos personas de confianza y concédales los derechos de acceso necesarios en su sistema contable. Esto asegura que sepa quién podría estar haciendo ajustes de entrada en la parte superior y es menos probable que vea que se abusa del privilegio.

4. Obtenga la aprobación de la alta gerencia

Antes de publicar cualquier ajuste de entrada en la parte superior, asegúrese de contar con la aprobación de la alta gerencia para cada ajuste. Esto le da a la alta gerencia conocimiento de cada cambio y la oportunidad de hacer preguntas y aceptar o rechazar cada ajuste propuesto. Si sabe que cada ajuste de entrada superior tiene que ser aceptable para la alta gerencia, puede estar más inclinado a hacer ajustes solo cuando sea absolutamente necesario.

5. Cree políticas escritas en las entradas de la parte superior

Otra forma de alentar ajustes de entrada en la parte superior consistentes y precisos es crear políticas escritas sobre cómo se deben completar las entradas en la parte superior. Las políticas podrían ser parte de la documentación de políticas y procedimientos de la empresa que está disponible para todos los empleados para la transparencia y la rendición de cuentas. Si los empleados encargados de realizar ajustes de entrada en la parte superior siguen estos procedimientos, debería poder detectar y corregir cualquier error o inconsistencia.

6. Invitar a los auditores a revisar las entradas

También podría invitar a auditores, tanto internos como externos, para revisar los ajustes de entrada de la parte superior de la empresa. Es posible que sus auditores necesiten hacer esto de todos modos como parte de su trabajo. Al proporcionarles la documentación que tiene de todas las entradas realizadas, quién las realizó y las pruebas que respaldan por qué se realizaron, puede demostrar transparencia y fomentar la precisión tanto en la documentación como en la ejecución de sus procedimientos.

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