¿Qué es la comunicación virtual? (Más consejos y herramientas)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

A pesar de que muchos lugares de trabajo hacen la transición para que algunos o todos los empleados trabajen virtualmente, la comunicación sigue siendo un factor importante para la productividad y la colaboración en el lugar de trabajo. Aunque es posible que no todos los miembros del personal puedan reunirse en persona para reuniones importantes, capacitaciones o actualizaciones de estado sobre proyectos compartidos, la comunicación virtual aún puede ayudar al equipo a tener éxito. Muchas organizaciones utilizan herramientas para facilitar la comunicación entre empleados remotos. En este artículo, definimos la comunicación virtual y enumeramos sus beneficios, compartimos consejos para mejorarla en el lugar de trabajo y brindamos una lista de herramientas que puede usar.

¿Qué es la comunicación virtual?

La comunicación virtual es el proceso de trabajar juntos e interactuar con otras personas con las que trabajas, incluso si no estás en la misma habitación. La comunicación virtual permite que los empleadores contraten candidatos que viven lejos de la oficina central de la empresa y aun así permiten reuniones productivas y otros esfuerzos de colaboración. A través de la comunicación virtual, los empleados pueden continuar trabajando en estrecha colaboración, conocerse y terminar proyectos en equipo, todo mientras trabajan desde el lugar que elijan.

Beneficios de la comunicación virtual

Hay varios beneficios de emplear esfuerzos de comunicación virtual en el lugar de trabajo. Éstos son algunos de ellos:

  • Alta productividad: debido a que los empleados pueden trabajar fuera de la oficina, es posible que puedan alinear mejor sus horas de trabajo con las de otros miembros de su equipo. Los esfuerzos de colaboración que resultan de las habilidades de comunicación virtual pueden significar que el equipo puede completar más proyectos y generar ideas de manera efectiva durante las reuniones.

  • Mayor satisfacción laboral: es más probable que los empleados experimenten satisfacción laboral porque pueden trabajar desde casa o desde otro lugar de su elección. Tener un empleador que apoye el trabajo remoto a través de sus plataformas de comunicación virtual puede contribuir al equilibrio positivo entre la vida laboral y personal de un empleado.

  • Mejor comunicación con clientes y clientes: la comunicación virtual también significa que puede brindar soporte a clientes y clientes durante más horas del día. Si su horario comercial sigue siendo el mismo, entonces las herramientas de comunicación virtual pueden facilitar que los clientes reciban actualizaciones de estado cuando las necesiten o al menos enviar una consulta para que alguien la reciba y responda tan pronto como la oficina esté abierta.

  • Más colaboración: la colaboración puede conducir a una mayor creatividad, una mayor moral del equipo y una mayor motivación entre los miembros del equipo. La comunicación virtual permite a los empleados de ubicaciones remotas hacer preguntas y solicitar orientación y no tener que esperar un período prolongado para recibir una respuesta.

  • Ahorro de costos: para muchas organizaciones, la comunicación virtual es rentable porque reduce el costo de los gastos generales para tener a todos los empleados en una sola oficina. Además, muchas herramientas virtuales son de uso gratuito o tienen un bajo costo si usa otro producto o servicio de la misma compañía.

Consejos para mejorar la comunicación virtual

La comunicación virtual es muy importante para una fuerza laboral productiva y exitosa. Aquí hay algunos consejos que puede seguir para mejorar la comunicación virtual donde trabaja:

Construir la cultura de la empresa en torno al trabajo virtual

Hacer que la comunicación virtual sea parte de la cultura de la empresa puede establecer las expectativas de los candidatos que solicitan un puesto en la organización. Si son conscientes de que una gran parte de la cultura de la empresa es continuar creando un entorno de equipo, incluso virtualmente, entonces pueden tener una mejor idea de cómo funciona el lugar de trabajo para que puedan determinar si es el lugar de trabajo adecuado para ellos.

Además, un pilar de la cultura que es la comunicación virtual significa que aquellos que trabajan en la organización pueden aceptar y adoptar tecnologías que respalden esto. Es posible que puedan entablar mejores relaciones con compañeros de trabajo remotos y encontrar formas de colaborar a menudo con otras personas con las que normalmente no tendrían la oportunidad de trabajar.

ser accesible

La accesibilidad es importante cuando no se encuentra en un entorno de oficina tradicional donde los compañeros de trabajo y los gerentes pueden acercarse a usted en su escritorio. Si alguien con quien trabaja tiene una pregunta para usted o necesita su consejo sobre un proyecto, es beneficioso para ambos estar disponible para ellos. Considere mantener su estado como activo en las plataformas de comunicación virtual a menos que esté en una reunión o pase algún tiempo enfocándose en un proyecto importante y no pueda aceptar distracciones. Al estar disponible la mayoría de las veces, puede mostrarle a su equipo que está comprometido con una relación de colaboración.

Elige la tecnología adecuada

La tecnología que utiliza en el lugar de trabajo es crucial, ya que las herramientas de alto rendimiento pueden ayudar a respaldar un entorno virtual. Al seleccionar herramientas virtuales, realice una evaluación de los diversos programas y software que están disponibles para cosas como la gestión de proyectos, la organización de tareas y la mensajería en línea. Considere ponerse en contacto con las empresas para ver si puede usar su herramienta en una prueba y asegurarse de que sea una buena opción para sus colegas y las necesidades únicas de su equipo. Busque tecnología que esté actualizada, incorpore las mejores prácticas en comunicación virtual, sea confiable y permita que los miembros de su equipo trabajen sin problemas entre sí.

Usar herramientas de organización

La naturaleza de la comunicación virtual es tal que puede haber un momento en que una persona del equipo necesite información y no haya nadie en línea en ese momento para brindar orientación. Anticipar esta posibilidad e incorporar herramientas de organización puede ayudar a todos a encontrar los archivos, procedimientos y actualizaciones que necesitan para continuar con su trabajo sin demora. Considere los servicios basados ​​en la nube donde puede cargar archivos importantes a los que sus compañeros de trabajo pueden acceder durante su jornada laboral y asegúrese de que todos los documentos que cargue estén organizados, como con códigos de colores o etiquetas.

Llevar a cabo reuniones informales

Las reuniones informales permiten que los miembros del equipo se reúnan en línea sin una agenda. Esto puede ayudar a formar relaciones importantes en el lugar de trabajo a medida que los empleados se conocen. Al tener reuniones informales que les permitan a los compañeros de trabajo discutir sus pasatiempos, intereses, fortalezas y más, pueden sentirse más cómodos entre sí, lo que puede conducir a una colaboración más productiva y la capacidad de intercambiar ideas de manera más efectiva. Las reuniones informales también pueden brindar a todos la oportunidad de aprender más sobre lo que cada uno hace por la organización, de modo que estén más conscientes de a quién acudir para obtener ayuda con una tarea en particular.

Conozca las diferencias en las zonas horarias

Al saber cuándo trabajan sus colegas según su zona horaria, puede priorizar mejor su trabajo. Por ejemplo, si el compañero de equipo con el que se está asociando para un proyecto de cliente vive en una zona horaria dos horas detrás de usted, considere trabajar en otras responsabilidades hasta que esté en línea. También puede mirar el reloj y asegurarse de abordar cualquier cosa que necesite antes de que un compañero de trabajo complete su jornada laboral si está trabajando más tarde debido a su propia zona horaria.

Herramientas para la comunicación virtual

Aquí hay una lista de herramientas que puede considerar para una comunicación virtual exitosa con sus colegas y gerente:

  • Correo electrónico: puede usar el correo electrónico con compañeros de equipo, hacia y desde empleados en otro departamento o incluso con clientes y clientes. El correo electrónico le permite comunicarse de manera efectiva, programar reuniones con otras personas y mantener un registro de las conversaciones que puede necesitar consultar más adelante.

  • Plataformas de reuniones virtuales: en lugar de usar solo el correo electrónico para comunicarse, las plataformas de reuniones virtuales le permiten organizar una reunión o unirse a una en una sesión para que pueda hablar con otros. Esto no solo puede reducir el tiempo que lleva llegar a una conclusión sobre un asunto, sino que también puede fomentar la creación de relaciones, ya que los empleados pueden verse y escucharse entre sí.

  • Llamadas por Internet: puede llamar a otros a través de su computadora, que a veces es un método de comunicación más económico y efectivo, especialmente si trabaja con otras personas en todo el mundo.

  • Videollamada: la videollamada es una llamada telefónica con un componente de video para que pueda ver a la otra persona con la que está hablando. Esta puede ser una herramienta efectiva para que los compañeros de equipo se conecten y discutan temas de trabajo relevantes con facilidad.

  • Mensajería instantánea: la mensajería instantánea es una herramienta importante porque le permite comunicarse rápidamente con aquellos con quienes trabaja. Algunas plataformas también le brindan la posibilidad de invitar a sus clientes como invitados para que pueda comunicarse de la misma manera.

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