¿Qué es el proceso de adquisición? (Incluyendo pasos y tipos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 3 de enero de 2022

El proceso de adquisición puede ser esencial para el éxito y el crecimiento de una empresa. Ya sea que esté en una posición que obtenga los bienes o servicios, los revise o administre las finanzas, usted es parte del proceso de adquisición. Aprender más al respecto puede ayudarlo a tener éxito en su rol profesional. En este artículo, analizamos qué es el proceso de adquisición, los pasos que puede seguir, los tipos y la gestión de adquisiciones.

¿Cuál es el proceso de adquisición?

El proceso de adquisición es el conjunto de pasos y procedimientos que utilizan las empresas para obtener bienes o servicios. Los procesos de adquisición son esenciales para las empresas porque pueden tener un impacto directo en las ganancias, el gasto y el ahorro. Las empresas evalúan con frecuencia los procesos de adquisición para realizar los ajustes y cambios necesarios para el éxito en el logro de los objetivos comerciales. Un objetivo principal del proceso de adquisición es lograr la máxima eficiencia y valor al asegurar bienes y servicios para el negocio.

Pasos en el proceso de adquisición

Debido a que las empresas tienen diferentes necesidades y objetivos, el proceso de adquisición puede variar. Si bien los detalles asociados con su proceso de adquisición pueden diferir, puede haber algunos puntos en común en los pasos generales. Aquí hay una lista de los 10 pasos que una empresa puede seguir al crear su proceso de adquisición:

1. Identificar las necesidades del negocio

Las empresas pueden comenzar identificando qué bienes y servicios son esenciales para que el personal alcance sus objetivos. Pueden consultar con el personal de todos los departamentos comerciales, para que comprendan qué bienes y servicios priorizar para la adquisición con fines internos. El personal también puede identificar qué hardware o materiales son necesarios para el desarrollo continuo de bienes rentables. Un método que pueden usar es redactar un plan que incluya el costo, la rentabilidad, el valor y el tiempo que puede llevar obtener bienes y servicios específicos.

2. Prioriza las necesidades del negocio

A veces, las necesidades comerciales incluyen múltiples bienes o servicios. Si esto ocurre, las empresas pueden priorizar bienes y servicios para encontrar las opciones de compra más rentables. Por ejemplo, un determinado bien o servicio puede tener un uso para más de un departamento. También pueden incluir detalles específicos relacionados con los bienes para la compra, incluidos los números de artículos o detalles sobre lo que proporciona el servicio.

3. Presentar una solicitud de compra

Una vez que el bien o servicio específico requerido es evidente, el equipo de adquisiciones puede enviar una solicitud de compra al departamento correspondiente para su revisión y aprobación. Algunas empresas pueden tener un software para realizar sus solicitudes de compra, mientras que otras empresas pueden tener un flujo de trabajo de solicitud por escrito. Durante el proceso de revisión, el personal puede revisar la solicitud para asegurarse de que haya un presupuesto disponible para esta compra. También pueden evaluar cualquier inquietud relacionada con la compra y asegurarse de que existe la necesidad de este bien o servicio.

4. Seleccione un proveedor mediante una RFQ

Si el equipo de adquisiciones aprueba una compra, el siguiente paso es seleccionar un proveedor. El equipo de adquisiciones puede hacer esto mediante el envío de solicitudes de cotización (RFQ), a veces denominada solicitud de propuesta (RFP), que permite a los proveedores proporcionar una declaración de interés, costos estimados y qué bienes o servicios pueden proporcionar. Es fundamental realizar solicitudes lo más detalladas posible para que los posibles proveedores comprendan las necesidades del negocio. Otra opción incluye ponerse en contacto con proveedores anteriores de los que la empresa puede tener registros y donde ya existe una relación.

5. Negociar precios y condiciones de compra

Una vez que seleccionan un proveedor, el equipo de adquisiciones puede iniciar negociaciones de precios y contratos con el proveedor. Esta es una parte crítica del proceso y puede tomar una cantidad variable de tiempo, dependiendo de la cantidad de elementos que cada parte quiera negociar. También puede ayudar con la construcción de relaciones, ya sea con un nuevo proveedor o manteniendo la relación con un proveedor actual. El equipo de adquisiciones puede reunirse con otras partes interesadas y departamentos antes de aprobar y firmar un contrato.

6. Cree una solicitud de compra y una orden de compra

Una solicitud de compra (PR) es un documento interno que detalla los bienes o servicios adquiridos. Requiere la aprobación de personas específicas o de un departamento, según el negocio. Una vez que se completa el PR, el equipo puede redactar y enviar una orden de compra (PO) al proveedor. Una orden de compra es un documento que detalla los bienes o servicios específicos solicitados por la empresa, incluidos los términos y condiciones que acordaron las partes durante las negociaciones. Las órdenes de compra pueden llegar a los proveedores a través de correo electrónico, fax o correo postal.

7. Revisar bienes o servicios

La empresa tiene la opción de aceptar los bienes o servicios adquiridos, dependiendo de si cumplen con los detalles del contrato. Si hay algún problema con los bienes o servicios, pueden hacer un seguimiento con el proveedor para resolverlo de manera oportuna. Después de recibir los bienes o servicios, el equipo de adquisiciones puede revisar la calidad de lo siguiente:

  • Los artículos llegaron en buenas condiciones.

  • Los artículos estaban completos sin que faltaran piezas.

  • El proveedor cumplió con el cronograma de entrega.

  • Los servicios cumplieron con las obligaciones contraídas

8. Revisa y compara la factura

El proveedor puede enviar la factura al equipo de compras o a otro departamento específico. Este equipo puede revisar la factura mediante un método llamado conciliación triple, que compara la factura, la orden de compra y una lista detallada del proveedor. También pueden inspeccionar los bienes y servicios para confirmar que todo llegó en buenas condiciones.

9. Realizar el pago al proveedor

Si todo coincide después de revisar la factura, la orden de compra y el recibo, entonces el equipo de compras puede comenzar el proceso de pago. Este proceso y el momento del pago pueden variar según el negocio. Luego, el departamento financiero procesa el pago y lo envía al proveedor según el formato establecido en el contrato.

10. Mantenga todos los registros importantes

Es importante mantener registros de toda la documentación del proceso de adquisición por las siguientes razones:

  • Auditorias empresariales

  • Propósitos fiscales

  • Construcción de relaciones con proveedores.

  • Futuras compras con el mismo proveedor

  • Mejor precio con compras futuras

  • Observar a los proveedores que trabajaron bien

  • Seguimiento de dónde pueden haber ocurrido problemas

  • Modelos para futuros procesos de contratación

Tipos de adquisiciones

Aquí hay cuatro tipos de adquisición:

1. Contratación directa

La adquisición directa es la obtención de bienes, materiales o servicios que una empresa puede utilizar para generar ganancias mediante la producción de un producto final o la reventa. Los artículos de adquisición directa pueden incluir equipos, hardware, materias primas o artículos de reventa. Los objetivos de obtener estos artículos incluyen el desarrollo de relaciones continuas con otros negocios y proveedores y el crecimiento continuo de las ganancias.

2. Contratación indirecta

La adquisición indirecta es la obtención de bienes, materiales o servicios utilizados internamente para apoyar las operaciones diarias. Pueden ayudar a los miembros del equipo con el desempeño laboral, los viajes y la administración de las instalaciones. Los artículos de adquisición indirecta pueden incluir subcontratación, suministros de oficina, artículos perecederos, muebles o vehículos de transporte. Los objetivos de obtener estos elementos incluyen crear un entorno de trabajo operativo y optimizar el apoyo al personal.

3. Contratación de servicios

La contratación de servicios es la obtención de servicios basados ​​en las personas. Por ejemplo, una empresa puede querer un servicio de marketing externo para manejar las comunicaciones, los materiales promocionales y la divulgación. Los objetivos de obtener estos servicios externos pueden incluir llenar los vacíos de servicio y dar tiempo al personal de tiempo completo para otras responsabilidades relacionadas con los objetivos comerciales. Las empresas pueden obtener servicios externos de soporte de TI, servicios de seguridad, atención al cliente, contratistas o bufetes de abogados.

4. Adquisición de bienes

La adquisición de bienes es la obtención de artículos físicos que los profesionales pueden utilizar para servicios o reventa. Por ejemplo, una empresa puede obtener suscripciones de software para uso de oficina. También pueden obtener muebles que los empleados pueden usar temporalmente y luego reutilizar como artículo de reventa. Los elementos de adquisición de bienes pueden ser adquisiciones directas o indirectas, según su uso y valor para el negocio.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de adquisiciones supervisa todos los pasos relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Dependiendo del negocio, esto puede hacerlo una persona, un equipo de personas o miembros de varios departamentos. Sus responsabilidades pueden incluir comunicarse con proveedores externos, establecer relaciones a corto o largo plazo con los proveedores y comparar los costos con las ganancias de los bienes y servicios para asegurarse de que la empresa reciba el máximo valor. Dependiendo del tipo de negocio, los profesionales pueden usar la gestión de adquisiciones de manera intercambiable con la gestión de compras o la gestión de fuentes.

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